Notre organisation du travail a été révolutionnée en quelques mois par l’impératif du confinement. Le télétravail est devenu la norme : vous vous demandez si vos bureaux, qui pèsent si lourd dans le budget de votre entreprise, sont encore utiles. Et si oui, comment en choisir de nouveaux, alors que vous manquez peut-être de visibilité. Nous avons interrogé Nicolas Giuliani, Business Development Manager (Middle and Major account) chez Wojo pour nous guider et évoquer avec lui ce qu’est un bureau flexible.
Avant de parler de bureau flexible : faut-il toujours louer un bureau ?
Oui, à condition de revoir sa façon d’appréhender le bureau ! Avec la crise, l’immobilier tertiaire a dû se réinventer pour répondre aux nouvelles attentes : il faut en profiter.
Concernant le choix de garder ou non un bureau… Je répondrais qu’il ne fait aucun doute qu’une entreprise aura toujours besoin d’espaces où réunir ses équipes. Si les Français ont effectivement plébiscité le télétravail, ça n’a pas été le cas du home office à plein temps ! 74% d’entre eux estimaient que ce dernier isole de l’entreprise… au bout de un mois de confinement seulement (Odoxa, avril 2020).
De plus le 100% home office poserait à terme des problèmes de management mais aussi de sentiment d’appartenance et de culture d’entreprise… C’est pourquoi même les entreprises qui passent en full remote nous contactent pour trouver un lieu où réunir régulièrement les collaborateurs en présentiel pour préserver le lien.
En effet, même si on parvient à faire beaucoup de choses à distance, travailler en mode projet reste difficile en full remote. Je pense que nous nous dirigerons vers des organisations hybrides, avec parfois jusqu’à 3 jours/semaine à distance, mais au moins deux jours en présentiel.
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Comment faire des économies sur le loyer de son bureau ?
Les entreprises ont plusieurs solutions. Ce qui pèse le plus dans le coût d’un loyer est dû à la pression immobilière du quartier visé. Il n’y a donc pas de recette miracle… car en général, si l’on s’implante à un endroit, c’est pour une bonne raison !
S’éloigner ou alterner
On peut alors essayer de réduire les couts :
– soit en louant d’autres bureaux privatifs un peu plus loin, dans un quartier plus abordable, en veillant à ce que les deux adresses soient reliées par une ligne de transports en commun directe afin de faciliter le contact ;
– soit en plaçant ses équipes en télétravail partiel et en organisant une rotation des effectifs. C’est ce qu’on appelle le flex office. Concernant l’organisation des temps de travail à distance, on peut opter pour le home office, mais qui a un coût puisqu’il faut aménager le poste de travail du collaborateur. Il existe aussi des abonnements de coworking à petit prix, pour permettre aux collaborateurs de travailler dans un espace strictement professionnel plutôt qu’à la maison.
Bien sûr, on peut cumuler ces deux options : nous avons le cas chez Wojo.
Optimiser ses frais annexes au loyer
Ensuite il est utile de se pencher sur ce qui est inclus dans son loyer actuel : charges, services, taxes… pour optimiser l’ensemble. La consommation d’énergie est-elle bien régulée, les services qui gèrent la maintenance sont-ils régulièrement remis en concurrence ? Paie-t-on pour une salle de sport peu fréquentée par les collaborateurs, alors qu’ils souhaiteraient avoir un coin cuisine ?
Cet exercice permet d’affiner ses besoins et ceux de ses équipes, mais vous n’aurez pas tellement de marge de manœuvre là-dessus.
S’intéresser aux espaces de coworking
On aura donc intérêt à privilégier les bureaux proposés au sein des espaces de coworking, qui rassemblent sous un même toit plusieurs entreprises logées selon leurs besoins : bureaux privatifs ou espaces de travail partagés.
De nombreux postes de dépenses y sont mutualisés : ménages, énergie, maintenance, mais aussi les parties communes dédiées à la convivialité (salons, terrasses, bar…). Cela permet de bénéficier d’une surface bien plus vaste, mais aussi d’avoir accès à plusieurs adresses différentes : un énorme atout quand on cherche à réduire ses temps de trajet.
Attention, toujours en raison de la pression immobilière, votre loyer ne sera pas forcément moins cher que dans un immeuble classique, mais le niveau de prestation, lui, sera supérieur.
Autre avantage non négligeable : avec un bail traditionnel, les aménagements et travaux de mises aux normes sanitaires, par exemple, incombent au locataire, ce qui représentent de l’argent et des ressources mobilisées. Les espaces de travail partagés assurent une la prise en charge totale et optimisée de toutes ces charges. Tout est géré, vous vous concentrez sur votre activité.
À quoi faut-il être vigilent dans son futur contrat ?
Il faut évidemment savoir sur combien de temps on s’engage et quelles sont les conditions de sortie. Tout le monde a bien compris aujourd’hui les risques du bail 3/6/9, qui était le plus courant jusqu’à présent.
Là encore, la solution des espaces de coworking qui fonctionnent avec des contrats de prestation de service flexibles et non des baux, attire de plus en plus d’entreprises.
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Ces opérateurs raisonnent en bureau flexible : vous avez la liberté d’augmenter ou réduire le nombre de postes de travail loués, à la demande et sans frais. C’est particulièrement important quand on teste le flex office et que l’on a du mal à savoir de combien de postes de travail on aura besoin, mais aussi en cas de difficulté (ou de croissance rapide !). Ainsi votre loyer s’adapte à vos contraintes en temps réel et ne vous met pas en danger.
Qu’est-ce qu’un bureau flexible exactement ?
La flexibilité capacitaire
Comme indiqué plus haut, c’est d’abord la possibilité de moduler le nombre de postes.
La flexibilité géographique
Je parle de la variété des emplacements géographiques que votre opérateur de bureau peut vous proposer : vous devez vous simplifier la vie ! Quelle que soit la configuration que vous envisagez, plusieurs adresses en bureaux privatifs ou un mix bureau et coworking, essayez de n’avoir qu’un seul interlocuteur.
Aujourd’hui des marques comme Wojo sont capables de vous trouver un ou plusieurs bureaux (ou un espace de coworking) dans n’importe quelle ville de France, quelle que soit sa taille. Vous devez aussi garantir à vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail de toujours disposer d’un lieu de qualité où travailler, où qu’ils se trouvent. L’importance du réseau d’espaces à votre disposition fera la différence.
Aujourd’hui plus rien n’empêche une entreprise d’avoir un siège social plus petit dans un quartier prisé, et de proposer à ses collaborateurs un espace de travail au plus près de chez eux.
La flexibilité de l’offre
Enfin, un bureau flexible doit répondre à vos besoins. Je pense à la richesse de la typologie des espaces de travail à votre disposition. Aujourd’hui vous envisagez peut-être le flex office avec une alternance bureau privatif et home office ? Mais si demain vous souhaitiez privilégier le lien social et demandiez à vos collaborateurs de se réunir soit par équipes, soit par affinité, soit par zone géographique pour travailler ensemble et non plus isolés ? Ou encore, si vos équipes au siège demandent à « changer d’air » elles aussi, alors que vous avez besoin de les garder près de vous ?
Certaines entreprises ont ainsi dans un même site les bureaux privatifs et des postes de travail en coworking auxquels les équipes ont accès quand elles souhaitent changer de cadre. Le bureau flexible, c’est aussi la capacité de répondre à toutes les attentes.
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La flexibilité horaire
Alors qu’il devient de plus en plus difficile de refuser à un collaborateur de décaler ses horaires (dans la limite du raisonnable bien sûr !), elle constitue aussi un atout. Il y a des lève-tôt, des employés qui veulent éviter les pics d’affluence dans les transports… Disposer d’un bureau flexible pour lequel les collaborateurs ont un badge et sont donc autonomes peut s’avérer pratique.
Quels conseils donnerais-tu à une entreprise qui veut passer au flex office dans un espace de coworking ?
Un seul car tout le reste en découle : choisir un opérateur de bureau qui se positionne comme un partenaire et non pas un simple bailleur. Le flex office requiert une certaine organisation, et parfois des ajustements car il est par essence un mode de travail en mouvement !
Cela commence dès la relation commerciale : savons-nous vous écouter, pouvons-nous adapter nos solutions à vos besoins, disposons-nous de tous les services utiles (type appli de booking pour réserver son poste de travail), etc. Quelles sont les valeurs portées par la marque ? Bien souvent, venir visiter un espace ou demander à tester une journée de coworking permet de bien appréhender ces questions.
