Et si les réunions ne se résumaient plus à deux heures de blabla interminables où la moitié des participants bayeraient aux corneilles ? Et si les collaborateurs n’avaient plus l’impression de perdre leur temps dans des réunions qui s’accumulent les unes aux autres ? Et si c’était enfin efficace, de faire des réunions ? C’est pour casser le rythme de ces rassemblements chronophages que les stand-up meeting, appelés aussi réunions debout, sont nés. Alors, une vraie solution ? On se pose la question.
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De l’agilité inconfortable ?
Rester debout pendant une réunion rend tout de suite la chose plus inconfortable. Exit les chaises de bureaux molletonnées sur roulettes, oust les fauteuils moelleux, adieux ces canapés comme à la maison qui donnent envie de s’installer bien confortablement dans un coin, les doigts de pieds en éventail. Avec la réunion debout, le confort n’est clairement pas au rendez-vous, et c’est tout l’objectif : faire en sorte que personne ne somnole pas tranquillement dans son fauteuil, pendant que d’autres évoquent les derniers chiffres clé de la boîte. Dès lors, c’est l’attention des participants qui est visée et c’est aussi le temps de ces réunions qui du coup, tend à se réduire considérablement. La preuve, pour un stand-up meeting, nul besoin de prévoir une heure ou deux dans votre agenda. Seules 5 à 15 minutes sont normalement prévues. Grâce à cette nouvelle posture où toutes et tous se retrouvent debout en cercle, face à face, l’objectif, c’est l’efficacité. On rentre directement dans le vif du sujet et on fait le point.
Comme beaucoup de tendances de management, cette nouvelle pratique qui s’installe depuis quelques années déjà en entreprise, vient de la méthode agile. Avec elle, on rentre dans l’itératif des processus, afin de s’adapter en fonction des besoins en développement. Et on retrouve ce même besoin de répétition avec les stand-up meetings. En effet, si l’objectif est d’aller droit au but et de faire un bilan rapide des différentes étapes, on se doute bien qu’en 15 minutes, il n’est pas non plus possible de faire le point sur tous les sujets. Aussi, si ces réunions ont tendance à être moins longues, elles sont toutefois plus régulières.
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Tout le monde se lève (et participe) ?
En plus du gain de temps, c’est donc l’éveil, la participation et la collaboration qui est recherchée avec ces stand-up meetings. Selon une étude menée à l’université de Washington, Saint-Louis et comme le souligne Andrew Knight, l’un des responsables de l’étude : « un espace de travail qui encourage les collaborateurs à rester debout pendant les réunions va mener à des résultats plus collaboratifs et plus créatifs ». Pas question pour un manager de garder la parole, bien au contraire, donc. L’idée est que chacun puisse prendre la main au cours de la réunion, partager son avancée, ses écueils et demander l’assistance et le point de vue des autres si besoin.
Petit hic tout de même. Dans la meilleure des réunions debout, il faudrait que tout le monde ait la même taille, que les femmes enceintes puissent bénéficier d’un siège rehaussé, que les personnes en situation de handicap ou avec des problèmes de mobilité ne se retrouvent pas incommodées. Enfin il faudrait aussi que les femmes portent des talons de 15 à 20 cm pour compenser la différence de taille encore souvent présente entre hommes et femmes. Oui, il faudrait tout cela. Du coup, pas si facile de mettre tout le monde sur un pied d’égalité lors de ces stand-up, surtout quand l’idée première est justement de ne pas faire de ces réunions des réunions de territoire, quand l’idée est de faire en sorte que tout le monde se sente sur un pied d’égalité.
Qui va piano va sano ?
Finalement, stand-up ou pas stand-up ? Si la réponse était simple, cela perdrait un peu de piquant. La réponse, selon nous, c’est stand-up, mais pas pour tout et pas pour tous. Le but de ces réunions est surtout de lancer la journée, de faire un récapitulatif rapide de ce qui a été fait la veille, de ce qu’il y a à faire aujourd’hui et de pointer les points bloquants éventuels, pour tenter de trouver des solutions grâce à l’intelligence collective du groupe. Le principe est aussi et surtout d’apporter de la communication au sein d’une équipe de travail, afin de faire en sorte que chacun partage, participe et explique son avancée aux autres. Le stand-up meeting ne doit ainsi pas devenir le one man show du manager ou Scrum master.
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Bien sûr, comme beaucoup de tendances, elle peut être utile à certains, mais totalement inutile pour d’autres qui parviennent déjà à échanger en direct, tout au long de la journée. C’est à chaque équipe et/ou chaque entreprise de trouver son mode de fonctionnement. Au-delà de cela, la bonne vieille réunion ou encore le brainstorming sont toujours d’actualité et de bons formats pour faire émerger des idées, réfléchir en profondeur et prendre le temps de se poser en détail sur les sujets. C’est qu’il faut aussi savoir parfois prendre le temps de penser, stopper la course et entrer dans le slow.
Vidéo de conclusion du TedX sur le Slow.
