Dans un quotidien professionnel où les sollicitations s’enchaînent et où les to-do lists semblent ne jamais se vider, savoir hiérarchiser ses tâches devient une compétence clé. La priorisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le stress et de concentrer ses efforts là où l’impact est le plus fort.
Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet : définitions, méthodes concrètes (matrice d’Eisenhower, ABCDE, MoSCoW…), outils numériques, exemples pratiques et conseils adaptés à différents profils (managers, freelances, dirigeants). Avec en fil rouge une question centrale : comment faire de la priorisation un levier durable de performance ?
Pourquoi la priorisation des tâches est-elle cruciale ?
La priorisation des tâches consiste à classer ses activités en fonction de leur importance et de leur urgence, dans le but d’allouer son temps et ses ressources de manière plus stratégique. Il ne s’agit pas simplement de faire les choses vite, mais de faire d’abord ce qui compte le plus.
Des enjeux bien réels
Ne pas prioriser, c’est risquer la surcharge mentale, la perte de concentration et, à terme, l’épuisement. En entreprise, cela se traduit souvent par un sentiment de dispersion, des délais non tenus, ou des projets-clés repoussés indéfiniment. Selon une étude Asana (2023), les salariés passent en moyenne 58 % de leur temps sur des activités de « work about work », c’est-à-dire des tâches liées à la coordination du travail plutôt qu’au travail qualifié pour lequel ils ont été embauchés.
Un défi transversal
Que l’on soit manager, freelance, chef de projet ou responsable RH, la capacité à identifier ses priorités impacte directement la performance individuelle et collective. La complexité vient du fait que l’urgence n’est pas toujours visible. Certaines tâches essentielles n’ont pas de deadline… mais un fort impact à long terme.
Le rôle de l’environnement de travail
La manière dont nous organisons notre journée dépend aussi du cadre dans lequel nous travaillons. Un espace de coworking flexible comme ceux proposés par Wojo permet de mieux s’adapter : possibilité de s’isoler pour se concentrer, de réserver une salle pour faire le point sur les priorités d’équipe, ou d’échanger avec d’autres professionnels pour prendre du recul. Moins de distractions, plus de clarté.
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Les fondements de la priorisation : concepts et bonnes pratiques
La priorisation repose sur des principes simples mais puissants. Avant même d’appliquer une méthode formelle, il est essentiel de comprendre quelques grands repères mentaux qui permettent de mieux organiser ses journées. Voici trois fondements à maîtriser.
1) Identifier l’urgent vs l’important
Eh non, ce ne sont pas des synonymes, même si dans le tourbillon du quotidien, on l’oublie souvent. C’est le principe cardinal de toute bonne priorisation. La confusion entre urgence et importance est fréquente : on répond d’abord à ce qui « crie le plus fort » (emails, demandes de dernière minute) sans prendre le temps de traiter ce qui compte vraiment.
- L’urgent : ce qui demande une attention immédiate, souvent lié à une deadline ou à la pression externe.
- L’important : ce qui contribue à vos objectifs à moyen ou long terme, avec un réel impact stratégique.
💡 Erreur fréquente : céder à l’illusion de productivité en accomplissant de nombreuses petites tâches urgentes… Tout en laissant de côté les actions majeures, moins visibles, mais déterminantes.
2) Planifier et évaluer régulièrement
Même la meilleure des méthodes échoue sans révision régulière. La gestion des priorités n’est pas figée. Elle évolue avec les imprévus, les contraintes, et les nouvelles informations.
- To-do list mise à jour : écrire ses tâches, les classer, les relire.
- Routines hebdomadaires : un temps dédié en début ou en fin de semaine pour faire le point, déplacer ce qui n’a pas été fait, replanifier, supprimer l’inutile.
- Check-ins d’équipe (si applicable) : pour s’assurer que tout le monde partage la même vision des priorités.
Une bonne planification permet aussi de répartir la charge mentale, et d’anticiper les périodes critiques.
3) Identifier les interdépendances
Certaines tâches sont liées entre elles : impossible d’en démarrer une sans avoir terminé l’autre. Vous voyez le chantier d’une maison où le plombier dit qu’il ne peut pas venir tant que l’électricien n’est pas passé et le peintre qu’il ne viendra qu’à la fin quand tout le monde aura tout terminé et que paf, deux mois de retard dans la livraison de votre appartement ? Pareil au bureau ! Ces dépendances freineront un projet si elles ne sont pas identifiées en amont.
🧩 Exemple : dans un lancement produit, le design doit être validé avant de produire les supports marketing.
📌 Outils utiles : le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique) ou un bon vieux rétroplanning permettent de visualiser ces liens et de prioriser en conséquence.
Ce regard « en réseau » aide à éviter les blocages, et à fluidifier les enchaînements d’actions dans les projets complexes.
© Asana
Zoom sur les principales méthodes de priorisation
Il existe de nombreuses approches pour structurer vos priorités. Certaines sont particulièrement populaires car elles combinent simplicité, efficacité et adaptabilité à différents contextes de travail. Voici un tour d’horizon des principales méthodes, avec pour chacune un exemple concret d’application.
La matrice d’Eisenhower
Inspirée de l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, cette matrice propose de classer les tâches selon deux axes : l’importance et l’urgence. Résultat : quatre cadrans pour agir avec discernement.
| Critères | Important | Non important |
| Urgent | À faire immédiatement | À déléguer si possible |
| Non urgent | À planifier | À éliminer |
👤 Exemple : un entrepreneur peut utiliser cette grille pour distinguer entre finaliser une présentation pour un rendez-vous demain (urgent + important), et trier ses e-mails promotionnels (ni urgent, ni important).
Cette méthode est idéale pour prendre du recul et éviter de subir son agenda.
La méthode ABC/ABCDE
Ici, les tâches sont classées selon leur niveau d’importance :
- A : tâches majeures, à faire en priorité absolue.
- B : importantes, mais moins critiques.
- C : utiles, mais non urgentes ni essentielles.
- (D et E dans la version étendue : à déléguer / à supprimer).
Cette méthode est particulièrement utile pour les profils qui jonglent avec beaucoup de micro-tâches, comme les assistants de direction, chefs de projet ou équipes support.
👥 Elle peut être combinée avec la méthode Eat the Frog (voir plus bas) pour traiter d’abord les « A » les plus contraignantes.
La méthode MoSCoW
Couramment utilisée en gestion de projet agile, elle répartit les tâches en quatre catégories :
- Must have (indispensable)
- Should have (important mais non vital)
- Could have (agréable, optionnel)
- Won’t have for now (hors du périmètre immédiat)
Elle permet de prioriser dans des projets évolutifs, en particulier lorsqu’il faut arbitrer rapidement ou faire des compromis. Sa clarté est appréciée dans les startups, les équipes produits ou les projets transverses.
La méthode « Eat the Frog »
Popularisée par Brian Tracy, cette méthode repose sur une métaphore simple. Si vous commencez la journée par « manger une grenouille », le reste vous semblera plus facile. En clair : commencez par la tâche la plus importante ou la plus difficile.
Elle constitue un bon levier contre la procrastination, surtout pour les tâches à fort enjeu ou à forte inertie mentale (appel client compliqué, rapport à rédiger, etc.).
📌 À retenir
- La matrice d’Eisenhower est parfaite pour poser un diagnostic rapide sur ses priorités.
- ABC/ABCDE aide à structurer les micro-tâches au quotidien.
- MoSCoW est incontournable en gestion de projet, quand il faut arbitrer.
- Eat the Frog agit comme un déclencheur de motivation.
On vous a préparé un petit tableau récap pour vous aider à y voir plus clair.
Tableau comparatif des méthodes de priorisation
| Méthode | Principe de base | Avantages | Inconvénients | Contexte d’usage |
| Matrice d’Eisenhower | Classer les tâches selon urgence et importance | Vision claire, aide à prendre du recul, adaptable à tous | Peut manquer de nuance, difficile à appliquer à des projets complexes | Individuel ou équipe, planification journalière ou hedbo |
| Méthode ABC/ABCDE | Attribuer une lettre selon l’importance (A = prioritaire, E = éliminer) | Simple à mettre en place, efficace sur les micro-tâches | Moins pertinent pour les tâches stratégiques à long terme | Individuel, gestion de tâches quotidiennes nombreuses |
| Méthode MoSCow | Classer les tâches en Must, Should, Could, Won’t | Idéal pour les projets évolutifs et agiles | Peut être subjectif sans critères clairs | Équipe, projets agiles, roadmap produit, arbitrages |
| Eat the Frog | Commencer la journée par la tâche la plus difficile / stratégique | Renforce la motivation, lutte contre la procrastination | Ne structure par une journée entière, applicable ponctuellement | Individuel : démarrage de journée, tâches repoussées |
👉 Choisir une méthode, c’est surtout trouver celle qui correspond à votre fonctionnement, à votre équipe, ou à la nature de vos projets. Elles peuvent aussi être combinées selon les situations.
Quels outils pour mettre en œuvre ces méthodes ?
Avoir une bonne méthode de priorisation, c’est essentiel. Mais pour l’ancrer dans votre quotidien, il faut des outils concrets et adaptés à votre façon de travailler. Voici un panorama des solutions les plus efficaces pour passer de la théorie à la pratique.
Applications de gestion de tâches
Les outils numériques permettent de centraliser ses priorités, de les visualiser et de les partager. Voici quelques références incontournables :
- Trello : basé sur la méthode Kanban, il permet de créer des tableaux, colonnes et cartes. Idéal pour appliquer une matrice (Eisenhower, MoSCoW) de manière visuelle.
- Asana : plus orienté projet, avec des listes de tâches, des échéances, des responsables. Convient bien aux équipes.
- Notion : flexible et modulaire, il combine prise de notes, base de données, calendrier et gestion de tâches.
- Monday.com : très complet pour les projets complexes, avec des automatisations et des vues multiples (Gantt, calendrier…).
💡 Ces outils permettent de classer les tâches, de les relier à des projets, et de suivre leur avancement en temps réel.
Calendriers et agendas partagés
Pour planifier vos tâches selon leur priorité, les agendas numériques sont vos amis :
- Google Calendar, Outlook ou Calendly offrent une vue claire de votre semaine.
- Bloquer des créneaux dédiés à des tâches importantes (méthode « time blocking ») est un excellent moyen d’éviter de se laisser happer par les urgences du jour.
Astuce : associer chaque tâche à une couleur selon sa priorité (rouge = A, orange = B, vert = C) permet de visualiser rapidement l’équilibre de votre emploi du temps.
Notifications intelligentes (à utiliser avec discernement)
Les rappels, checklists et alertes peuvent être utiles pour ne pas oublier une tâche importante… à condition de ne pas en abuser.
L’objectif est d’aider la concentration, pas de générer de la distraction. Mieux vaut désactiver les notifications non essentielles pour garder le contrôle de sa journée.
Un cadre propice à la priorisation
Un environnement de travail flexible peut grandement faciliter la mise en œuvre de vos méthodes de priorisation :
- Besoin de concentration ? Un bureau fermé ou un espace calme s’impose.
- Besoin de clarifier les priorités d’un projet ? Une salle de réunion réservée en quelques clics fait gagner du temps.
- Envie de feedback ou de prise de recul ? Le coworking facilite les échanges informels et les sessions de brainstorming spontanées.
Chez Wojo, la modularité des espaces, les services à la carte et la communauté professionnelle sont autant de leviers pour structurer efficacement votre journée.
Mise en pratique : exemples et conseils pour différents profils
Chaque métier, chaque rôle, chaque organisation a ses propres contraintes. Pourtant, les principes de priorisation s’adaptent à tous les contextes. Voici comment les appliquer selon les profils professionnels, avec des conseils concrets et des illustrations du quotidien.
Managers et RH
Les managers sont souvent tiraillés entre le pilotage de projets, les urgences opérationnelles et le management d’équipe. Prioriser, c’est d’abord savoir déléguer.
- Distinguer tâches stratégiques et actions opérationnelles.
- Utiliser des checklists partagées pour s’assurer que chacun connaît ses priorités.
- Organiser des réunions courtes mais régulières (daily stand-up, bilans hebdos) pour réaligner les équipes.
- Privilégier des outils collaboratifs comme Asana ou Notion, intégrant la visibilité sur les échéances.
🔁 En RH, la priorisation est clé notamment pour traiter les urgences tout en menant des projets de fond (ex. : recrutement vs refonte des process internes).
Freelances et indépendants
En solo, difficile de tout faire en même temps. La clé est de s’autodiscipliner et de ne pas confondre productivité et activité.
- Commencer chaque semaine par une revue des objectifs client et perso.
- Identifier 1 à 2 tâches critiques par jour (souvent les « grenouilles » 🐸 du matin).
- Utiliser un tableau Trello ou une page Notion structurée par priorités.
- Intégrer des moments d’échange (coworking, calls, groupes pro) pour rompre l’isolement et s’ajuster.
👁🗨 Travailler en espace de coworking est un excellent levier. Cela structure les journées, stimule la concentration et permet d’échanger sur les bonnes pratiques.
Entrepreneurs et dirigeants
La tentation est forte de répondre aux urgences du quotidien en négligeant les enjeux long terme (vision, stratégie, innovation). Il est donc vital de poser un cadre de priorisation clair.
- Définir trois priorités hebdomadaires alignées sur la stratégie globale.
- Instaurer des rituels : revue du lundi, point du vendredi, tableau de suivi mensuel.
- Déléguer ce qui peut l’être sans perte de valeur (administratif, communication, etc.).
- S’appuyer sur un outil de type dashboard pour garder une vue d’ensemble.
🧩 Astuce : appliquer la matrice d’Eisenhower à l’échelle des objectifs trimestriels (et pas juste aux tâches quotidiennes).
Quelques exemples concrets
Voici des illustrations pratiques d’organisation quotidienne selon les méthodes vues plus tôt :
- To-do list ABC :
A – Finaliser le rapport client
B – Appeler le fournisseur
C – Ranger les documents internes - Matrice Eisenhower dans Notion (avec 4 colonnes) :
- Urgent / Important → Appel SAV urgent
- Important / Non urgent → Préparer le webinaire
- Urgent / Non important → Répondre à un e-mail interne
- Ni urgent ni important → Lire les dernières actus du secteur
- Planning hebdo type pour freelance :
Lundi matin = priorités clients / Mardi = tâches créatives / Mercredi = suivi administratif / Jeudi = réseautage / Vendredi = bilan et planification
Conseils pratiques pour une priorisation efficace au quotidien
- Commencez petit : inutile d’appliquer toutes les méthodes d’un coup. Testez-en une sur une journée ou une semaine.
- Planifiez la veille pour le lendemain : cela réduit le stress matinal et permet d’attaquer la journée avec clarté.
- Limitez votre top 3 : identifiez chaque matin les trois tâches qui auront le plus d’impact sur vos objectifs.
- Évitez la surcharge des to-do lists : une liste trop longue est contre-productive. Priorisez, puis déléguez, différez ou éliminez.
- Regroupez les tâches similaires : appels, e-mails, tâches administratives… les traiter par “blocs” optimise le temps et l’énergie.
- Acceptez l’imprévu : gardez 10 à 20 % de marge dans votre emploi du temps pour gérer les urgences sans désorganiser toute votre journée.
Les erreurs fréquentes en matière de priorisation… et comment les éviter !
Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs courantes freinent la mise en œuvre d’une priorisation efficace. En prendre conscience permet d’ajuster ses pratiques pour une organisation plus fluide et durable.
Confondre activité et productivité
Cocher de nombreuses petites tâches donne l’illusion d’avancer… mais détourne de l’essentiel.
✅ Astuce : en début de journée, identifiez une à trois actions qui auront un vrai impact sur vos objectifs hebdomadaires.
Ne jamais réévaluer ses priorités
Une tâche planifiée il y a une semaine n’est peut-être plus pertinente aujourd’hui.
✅ Bonne pratique : intégrer une revue hebdomadaire ou quotidienne pour ajuster la liste en fonction des urgences, imprévus ou nouveaux objectifs.
Laisser les imprévus dicter l’agenda
Répondre en temps réel à chaque sollicitation, c’est risquer l’épuisement et la dispersion.
✅ Réflexe utile : bloquer chaque jour un créneau de « flexibilité » dans votre agenda pour absorber les aléas sans désorganiser le reste.
Trop segmenter ou trop charger sa to-do list
Une liste de vingt tâches décourage. Une liste trop vague n’est pas activable. À vous de trouver le juste milieu pour avoir la satisfaction d’avoir accompli vos objectifs en fin de journée.
✅ Solution : limitez vos entrées à ce qui est réellement actionnable dans la journée. Structurez votre liste (par priorités, thématiques ou durée).
À lire aussi : Savoir dire non, ou comment travailler moins et vivre mieux
Comment les espaces de travail peuvent aider à la priorisation des tâches ?
La manière dont nous organisons notre temps dépend aussi, et de plus en plus, de l’organisation des lieux dans lesquels nous travaillons. Open space, télétravail, coworking, bureau fermé… Chaque environnement influe sur notre concentration, notre capacité à hiérarchiser et à exécuter les tâches importantes. Bien choisir son espace de travail, c’est donc aussi soutenir une bonne gestion des priorités.
Un environnement propice à la concentration
Certaines tâches exigent du calme, du recul, voire un vrai « tunnel » de productivité. Disposer d’un espace isolé ou d’un bureau fermé permet d’éliminer les distractions, de se couper des notifications sociales ou des interruptions, et de se focaliser sur les actions à fort impact.
👉 C’est là qu’interviennent les espaces de travail modulables : pouvoir s’isoler ponctuellement est un levier décisif pour traiter les tâches de type A ou les « grenouilles » du matin.
Une flexibilité pour s’adapter au rythme des priorités
À l’inverse, certaines priorités demandent des échanges rapides, des points d’équipe ou du brainstorming. Dans ce cas, avoir accès à des salles de réunion réservables, à des espaces collaboratifs ou à une communauté réactive est un atout.
👉 L’environnement idéal est donc flexible, capable d’alterner travail solo et interactions ciblées, selon la nature des tâches.
Un soutien logistique qui allège la charge mentale
Ne pas avoir à se soucier des détails logistiques (connexion Wi-Fi, café, réservation de salle, impression…) libère du temps et de l’énergie pour se concentrer sur l’essentiel : ses priorités.
Certaines structures, comme Wojo, vont encore plus loin en proposant des services additionnels : conciergerie, accueil client, accompagnement événementiel, etc.
Prioriser, un levier d’autonomie et de clarté dans un monde en mouvement
La priorisation des tâches n’est pas une solution miracle, ni une discipline figée. C’est une compétence évolutive, qui se renforce avec le temps, l’expérimentation, et l’écoute de son propre rythme. Elle ne vise pas à faire toujours plus, mais à faire mieux, avec intention.
Dans un contexte professionnel où la multiplication des canaux et des notifications est devenue la norme, apprendre à faire des choix clairs et assumés est un avantage concurrentiel… mais aussi un outil de bien-être. Qu’il s’agisse d’adopter une nouvelle méthode, d’explorer des outils adaptés ou de repenser son environnement de travail, l’essentiel est de passer à l’action et de créer un cadre favorable à la clarté. Commencez petit : testez une méthode cette semaine !
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