Elle s’installait en douceur dans le paysage des outils professionnels depuis une petite décennie, mais depuis 2020, la plateforme collaborative s’impose comme un must have pour les entreprises désireuses de maintenir le lien quoiqu’il arrive, assurer la continuité d’activité en travail à distance, et favoriser la collaboration et l’efficience dans les échanges internes et externes. Comment s’y retrouver dans les nombreuses offres ? Philippe Pinault, CEO de Talkspirit et membre Wojo de la première heure, nous donne les bonnes questions à se poser pour faire le bon choix.
Philippe Pinault, avant toutes choses, expliquez-nous ce qu’est une plateforme collaborative.
Une plateforme collaborative, ou digital workplace, est une plateforme digitale qui a pour vocation de simplifier et faciliter le travail des équipes au sein de l’organisation. Elle réunit des collaborateurs, mais aussi des tiers comme des partenaires ou des freelances sur un même support, en ligne. Elle a vocation à faciliter et simplifier le travail d’équipes qui sont dans des modes de travail à distance et ceci, à l’échelle de toute l’organisation. C’est essentiel qu’une plateforme collaborative adresse toute l’organisation, et pas une ou quelques équipes, pour remplir pleinement son rôle. Elle joue en effet un rôle central dans l’expérience collaborateur, une notion de plus en plus importante au sein des entreprises qui souhaitent attirer et fidéliser des talents, au même titre que des espaces de travail attractifs ou des solutions favorisant la flexibilité dans l’organisation.
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Certains associent encore la digital workplace à un outil plutôt récréatif. Est-ce une réalité ?
Une digital workplace est une plateforme conçue principalement autour de la notion de travail, contrairement à un réseau social d’entreprise, qui reste encore associé à des échanges plus informels. Elle rend le travail plus simple, à un moment où chaque entreprise recherche des solutions pour travailler mieux ensemble à distance.
Justement, est-elle utile uniquement pour les entreprises et les organisations qui mettent en place le télétravail de manière régulière ?
La digital workplace est devenue un support indispensable non seulement pour la mise en place et la pérennisation du télétravail, mais d’une façon plus générale pour répondre aux enjeux de partage et de collaboration qui définissent le travail moderne. Dans un immeuble où les collaborateurs sont répartis sur plusieurs étages, vous êtes déjà dans une forme de travail à distance. Travailler à distance ne veut pas forcément dire être en dehors de l’entreprise, mais ne pas être à proximité de son équipe, autour de la même table. Le digital facilite la transmission d’information et la communication, en recréant un contexte de travail simple.
Quelle est la différence entre une plateforme collaborative et des outils collaboratifs connus depuis longtemps, comme Trello ou Slack ?
Entre 2010 et 2020, on a vu naître de nombreuses applications digitales qui adressaient des verticales très spécifiques (la gestion de tâches, la gestion de projet, le partage de documents, etc.), faute de plateforme capable d’embrasser l’ensemble du périmètre fonctionnel. Ces outils se sont invités dans les entreprises grâce au freemium, en répondant à un besoin spécifique avec une solution bien meilleure que ce qui existait auparavant. Cela a été le cas pour des applications comme Dropbox, Trello, Whatsapp ou plus récemment Slack qui sont entrés progressivement dans les usages.
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La multitude d’outils déployés dans l’entreprise de cette façon pose néanmoins d’importants problèmes de sécurité, contribue à recréer des silos d’information (les applications n’étant pas toujours bien reliées entre elles), et amène de la confusion sur les outils à utiliser au sein de l’organisation.
L’avantage principal d’une plateforme collaborative est de rassembler tous ces usages sur un même support. Elle fédère des briques applicatives et offre une meilleure expérience globale en adressant tous les métiers dans des conditions de sécurité qui répondent aux exigences de l’entreprise.
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Quand on réfléchit à adopter une plateforme collaborative, vaut-il mieux choisir celle qui propose le plus de fonctionnalités, au cas où, ou celle qui cible le mieux nos besoins métiers ?
Sur le marché des outils collaboratifs, la décennie qui vient de s’achever a été riche en innovations. On a pu observer que l’utilisateur final avait des besoins simples, et qu’il utilisait rarement 100% du périmètre fonctionnel qui lui était offert. Le principal enseignement a été que l’expérience utilisateur est clef, et que les utilisateurs veulent avant tout de la simplicité. Mieux vaut donc se concentrer sur les 30% de fonctions utilisées massivement par 80% des utilisateurs, pour leur apporter des outils simples, utiles et performants. La décennie qui s’ouvre va permettre de rationaliser les outils, d’enrichir leurs fonctionnalités et surtout, de les organiser de manière toujours plus intuitive.
Une digital workplace peut-elle remplacer un outil métier ?
Une plateforme collaborative ne remplacera jamais une application métier, qui vient généralement avec un ensemble de fonctionnalités bien spécifiques. Par exemple, elle ne remplacera jamais un CRM métier, mais pourra venir en intégration. La digital workplace permet d’agréger à un seul endroit les informations issues de ces logiciels métiers, dans l’objectif de les partager avec davantage de collaborateurs, y compris ceux qui n’ont pas de licence d’accès à ces outils. La veille est d’ailleurs un cas d’usage très utilisé par nos clients : Talkspirit permet d’intégrer des fil RSS de blogs ou médias spécialisés pour automatiser la publication d’informations partagées dans un groupe. Cette intégration rend l’information visible à l’ensemble de l’organisation.
On peut faire de même avec des applicatifs métiers : une fois le lien créé, l’information est partagée automatiquement et facilement à tous les membres des groupes concernés.
Peut-on dire qu’une digital workplace est aujourd’hui une brique essentielle dans la transformation digitale d’une entreprise ou d’une organisation ?
Elle constitue en effet un maillon important car elle engage toute l’organisation dans une dimension collaborative, en permettant d’emblée un mode de travail centré sur le partage. Nos modes de travail, jusqu’à présent, étaient centrés sur des outils personnels et confidentiels par défaut : notre boîte mail, des documents enregistrés sur notre ordinateur ou un serveur. Le contenu restait propriétaire au travers d’outils privés.
La digital workplace amène une ouverture en fournissant un accès aux autres, et le contenu partagé redevient la propriété de l’organisation. Elle constitue ainsi un levier central de cette mise en collaboration des équipes et de la transformation des modes de travail d’une manière générale. À mon sens, c’est le seul outil qui permet de le faire à l’échelle de toute l’organisation, contrairement à Trello ou encore Slack qui ont été pensés à l’échelle d’une équipe. Une plateforme collaborative permet d’embarquer toute l’entreprise, et c’est l’une des conditions d’une transformation digitale réussie.
Est-ce pertinent de comparer une plateforme collaborative à des solutions plus verticales ?
Les organisations mettent parfois au même niveau une plateforme collaborative complète et des solutions comme Slack ou Drive, par exemple. C’est une erreur, car ces outils adressent juste une partie des besoins d’une équipe : la communication pour Slack (mais sans la gestion des documents), l’organisation et le partage de fichiers sur Drive (mais sans la dimension de communication facile autour).
La digital workplace, elle, permet d’adresser tous ces sujets : agenda partagé, organisation de fichiers pour organiser la gestion documentaire de l’entreprise, communication synchrone et asynchrone, etc.
Une plateforme collaborative vient-elle soutenir une stratégie de communication interne ?
Complètement. La communication d’entreprise aujourd’hui suppose une approche asynchrone, des formats éditoriaux, rédigés, que l’on trouve dans un format Intranet, mais sans cette dimension de communication. La plateforme collaborative répond à toutes ces dimensions, en les connectant les unes aux autres avec une suite d’outils.
La question de l’hébergement est-elle à prendre en compte dans le choix de sa digital workplace ?
La sécurité des données est un sujet majeur dans les organisations, tout comme la maîtrise de leur hébergement. Talkspirit s’appuie sur un partenariat de plus de 10 ans avec OVHcloud, un hébergeur français. Dans un contexte où les pratiques des acteurs américains sont de plus en plus décriées, cette dimension européenne devient un critère différenciant par rapport aux autres poids lourds du marché.
Déployer une digital workplace nécessite-t-il un plan d’action au niveau de l’entreprise ?
Oui, je dirai même que c’est essentiel. Il faut prévoir un accompagnement autour des usages pour réussir à positionner la solution choisie sur des cas d’usages concrets dans l’entreprise, et mener des actions de pédagogie autour de ce nouvel outil qui vient modifier les habitudes.
Lorsqu’on réfléchit au choix de sa plateforme collaborative, l’accompagnement proposé par les équipes peut constituer un critère de décision, afin de faciliter l’adoption en interne. Chez Talkspirit, nous proposons un onboarding pendant les trois premiers mois, complété d’un accès direct à nos équipes par tchat ou téléphone pour répondre à toutes les questions.
Nous développons en outre un écosystème de cabinets de conseils partenaires, qui aident également nos clients à implémenter notre solution dans les meilleures conditions, en les guidant dans leur réflexion sur l’architecture à mettre en place : groupes, cas d’usage, règles de fonctionnement, etc.
Y a-t-il un département plus légitime qu’un autre pour porter ce sujet ?
Tout dépend de la taille de l’organisation. Dans les PME, la direction générale et la direction des systèmes d’information sont en général en lead, car le changement des modes de travail doit être impulsé au plus haut niveau de l’organisation. Au sein d’organisations importantes, le moteur sera plutôt la communication interne, dans une volonté de moderniser le partage d’information, et de remplacer l’approche descendante par une approche collaborative. Dans tous les cas, il est essentiel d’impliquer plusieurs équipes afin de s’assurer que tous les besoins métiers remontent et soient pris en compte dans la réflexion.
Merci à
Philippe Pinault
CEO de Talkspirit, cet entrepreneur français de 44 ans a cofondé en 2001 avec Olivier Ricard le groupe Mandarina (qui comprend Talkspirit et Holaspirit). Philippe est un acteur et observateur privilégié de la mutation des entreprises sous l’impulsion du digital : évolution des modes de travail, des modèles d’organisation et des formes de management. Philippe et Olivier ont créé successivement Blogspirit en 2004, Talkspirit en 2009 et Holaspirit en 2015. Le développement de ces trois entreprises a été réalisé en autofinancement, depuis leurs débuts.
Créée en 2008, Talkspirit est une plateforme de communication interne et de collaboration pour les entreprises. Elle offre sur une même solution, hébergée en France, le meilleur du réseau social d’entreprise et des applications de travail collaboratif (tchat, visio, etc). Vendu en SaaS (software as a service) et disponible dans 8 langues (français, anglais, espagnol, allemand, italien, portugais, hollandais et polonais), Talkspirit adresse les entreprises (PME et ETI), les associations et les administrations. Plus de 500 organisations, dans tous secteurs, et 150.000 utilisateurs utilisent régulièrement Talkspirit.
