Quelles seront exactement les enseignements du Covid-19 ? Il est trop tôt pour le savoir. Mais à J+10 après l’ordre de confinement, alors que les premières urgences sont gérées, nombreux sont les entrepreneurs qui s’interrogent sur la manière d’organiser la relance. Et si vous planchiez sur votre Plan de continuité d’activité, ou Plan de continuité des affaires (PCA) ?
Le contexte :
Face à l’ampleur de la crise que nous traversons, il ne fait aucun doute que les entreprises, quelle que soit leur taille, chercheront à l’avenir à mieux se préparer à ce type de circonstances, d’autant plus que de nombreux experts annoncent déjà qu’elles seront amenées à se reproduire. Comment faire ? Si personne n’a de boule de cristal à sa disposition, il existe un outil, déjà connu des grandes entreprises, qui prend tout son sens aujourd’hui.
Le Plan de continuité d’activité, ou Plan de continuité des affaires (PCA), aide d’une part à se préparer aux éventuelles crises et d’autre part, à rebondir ensuite et faire preuve de résilience… Si vous avez un peu de temps libre, c’est le moment de vous y consacrer et préparer ainsi des conditions de reprise aussi optimales que possible !
1 – Qu’est-ce qu’un Plan de continuité d’activité ?
Le PCA, plus connu sous le nom de Business Continuity Planning (BCP) outre-Atlantique, ou plus exactement Business Continuity and Resiliency Planning, est un processus mettant en place des systèmes de prévention, d’organisation et de reprise de l’activité en cas de crise majeure.
Ces crises peuvent être internes (grève, panne informatique, cyberattaque, démission, incendie) mais surtout, externes (catastrophe naturelle, intempérie, attentat, crise financière, et… pandémie).
Le PCA sert à anticiper les moyens qui garantiront une poursuite des activités essentielles à l’entreprise avant, pendant et après une période de crise. Puis permettront sa résilience ou « capacité à retrouver un état d’équilibre après un évènement exceptionnel » (définition Le Robert). Pour cela, il conviendra de :
- déterminer les risques auxquels est soumise l’activité, ainsi que les scénarii de crises possibles ou probables.
- détailler les stratégies à suivre afin de maintenir temporairement et partiellement les prestations et tâches opérationnelles essentielles à la survie et/ou continuité de service de l’entreprise.
- organiser une reprise planifiée (et progressive, le cas échéant) des activités : c’est aussi ce que l’on appelle le Plan de reprise d’activité (PRA).
Nous voyons bien aujourd’hui que les entreprises peuvent être séparées en deux catégories, mais que selon le type de crise, on peut être amené à changer de catégorie :
- il y a celles dont le maintien de l’activité est d’intérêt général : le PCA aura pour priorité de rendre possible la continuité du service pendant la crise ;
- il y a celles dont l’activité n’est pas vitale pendant la crise : le PCA sera alors orienté vers la bonne organisation de l’interruption de l’activité et la résilience de l’entreprise pour lui permettre de survivre à la crise, car son devoir est alors de protéger ses emplois afin de contribuer à la relance de l’économie en temps voulu.
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2 – Qui est concerné par le Plan de continuité d’activité ?
Le PAC n’est obligatoire que dans certains secteurs : le secteur bancaire en Europe, certains services publics, et pour les sociétés cotées au NYSE. Il est parfois imposé aux assureurs ou exigé par certains commanditaires à leurs fournisseurs ou sous-traitants (notamment parce que leur propre Plan le prévoit). Il peut également être imposé par les actionnaires*. Autrement dit, aucune obligation légale ne contraint la plupart des entreprises à mettre en place un PCA.
De l’art d’improviser sans PCA
Que l’on soit commerçant, start-up ou PME, dans le tourisme, le transport ou l’éducation, nous sommes aujourd’hui tous impactés et confrontés à des problématiques inédites qui nous contraignent à improviser.
Et force est de constater qu’un PCA aurait été fort utile à de nombreuses petites et moyennes entreprises dans le cas du Covid-19. Le recours au travail à distance dans un délai très court, la réorganisation des tâches, l’arbitrage entre les missions devant être maintenues et dans quelles proportions, la communication interne et externe, les procédures de mise en chômage partiel ou en congés : tout ceci aurait trouvé sa place dans un PCA.
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Finalement, à la question « qui est concerné par le Plan de continuité des affaires ? », nous sommes tentés de répondre : tout le monde. Et ce d’autant plus que certaines primes d’assurance diminuent si l’audit de l’assureur estime que le PCA de l’entreprise est correct*.
3 – Comment réaliser un PCA ?
Vous l’aurez compris, un PCA n’est pas à faire sur le coin d’une table. Il réclame une réelle réflexion stratégique et core business, des ressources internes ainsi qu’une adaptabilité dans le temps. Des outils normalisés (ISO notamment) peuvent aider à son amélioration continue, mais ni son contenu ni la méthode ne sont normés ou clairement définis à ce jour. Le Guide pour réaliser un Plan de Continuité d’Activité explicite néanmoins les nombreuses étapes qui doivent présider à son élaboration.
Voici les quelques réflexions indispensables pour concevoir un PCA efficace :
- Les Business Impact Analysis : cartographie des systèmes, des processus, des ressources sensibles et indispensables à la survie de l’activité.
- Les stratégies de reprise ou PRA : identification des actions et de leur stratégie de réalisation afin de rétablir rapidement les fonctions et systèmes critiques.
- L’organisation : mise en place d’un comité de crise chargé de superviser la mise en place et le suivi du PCA.
- L’entraînement : ce comité devra régulièrement être soumis à des simulations et des exercices afin de garantir sa mise en œuvre rapide et confirmer la faisabilité des process prévus.
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4 – Quelques exemples de mesures concrètes
S’il est difficile d’appréhender a priori les risques auxquels notre entreprise pourrait être confrontée, voici quelques exemples récents qui pourraient nourrir votre réflexion :
Une dépendance trop forte à un fournisseur, surtout étranger.
La mise à l’arrêt du tissu industriel chinois pendant plusieurs semaines a placé de nombreuses petites et grandes entreprises en difficulté de production.
Un Plan de Continuité des Affaires permet de prévoir un plan de repli vers un tissu industriel similaire proche, garantissant la poursuite de l’activité, quitte à rogner temporairement sur une partie de sa marge brute.
Une exposition forte au risque de la perte des données informatiques.
À l’heure du digital, notre base de travail est bien souvent constituée de données stockées sur des serveurs externes. Que se passe-t-il en cas de défaillance, même provisoire, de ces serveurs ?
Il convient alors de mesurer l’importance et la sensibilité des données stockées, et d’assurer une sauvegarde sécurisée de données clefs nécessaires au maintien des fonctions essentielles de l’entreprise.
La question de la mobilité des salariés.
Que ce soit en période de grève nationale, de catastrophe naturelle/ intempérie ou autre, certains sites d’activité se retrouvent parfois difficiles voire impossibles d’accès pour les salariés.
Le PCA peut recenser les sites de repli proches des domiciles des salariés qui leur permettent de continuer à se réunir et à travailler dans des lieux de travail prévus à cet effet. Durant la dernière grève, des entreprises se sont ainsi rapprochées de Wojo pour permettre à leurs équipes de travailler dans des espaces adaptés.
Vous l’aurez compris, si le Plan de continuité d’activité n’est pas (encore) une obligation légale pour la majorité des entreprises, il constitue un dispositif à ne pas négliger dans le cadre de la pérennisation de votre activité.
À une époque où notre planète se prévaut d’être un village monde, les imprévus sont légion : à nous de nous protéger en amont des crises possibles afin de protéger notre activité, nos collaborateurs et notre entourage.
À noter que depuis 2012, une certification ISO 22301 est attribuable aux entreprises ayant prévu un Plan de Continuité des Affaires : on peut supposer qu’elle sera un argument commercial et financier d’importance à l’avenir.
*Source Wikipédia
