Mettez vos réunions sur de bons rails dès le départ ! Alors qu’ils assistent en moyenne à dix réunions par semaine, plus d’un salarié sur deux les trouvent inutiles. Sans feuille de route fixant des objectifs clairs, ces rendez-vous risquent en effet d’être une perte de temps. En tant qu’employeur, manager ou animateur de réunion, comment organiser une réunion, établir un ordre du jour de réunion efficace, le partager aux participants, et comment s’y tenir ? Suivez le guide.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?
Un ordre du jour de réunion est une liste des thèmes à aborder dans un ordre précis au cours d’une réunion. Utile pour toutes les réunions professionnelles (réunion commerciale, réunion interne, réunion de formation, d’information, réunion de projet, etc.), il indique :
- Les membres de l’équipe présents, de préférence uniquement ceux indispensables à l’avancée du sujet ;
- La durée prévue (45 minutes max) ;
- Les points à aborder ou les actions à réaliser ensemble ;
- Les objectifs fixés aux participants, autrement dit, le but de cette réunion !
Cela semble évident, dit comme ça, mais à combien de réunions avez-vous assisté où ces cases étaient toutes cochées ? Le temps nécessaire à la rédaction d’un ordre du jour vaut largement celui économisé en évitant les digressions chronophages et les questions hors sujet le jour J.
Pour être efficace, l’ordre du jour doit être envoyé au moins 24 heures avant la réunion pour préparer les participants. Envoyer l’ordre du jour en avance permet aussi d’engager les participants en leur demandant s’ils ont des compléments ou des précisions à apporter en amont. Ainsi, le travail de chacun est facilité.
Vous pouvez par exemple faire une mise à jour dans l’invitation agenda de la réunion et y ajouter ces informations. Au début de la réunion, rappeler cet ordre du jour permet de cadrer d’emblée les échanges.
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Pourquoi rédiger un ordre du jour de réunion ?
Ce document met tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’ondes, et fixe des objectifs communs clairs. Chacun peut ainsi préparer la réunion, s’assurer qu’il a avancé suffisamment sur ses sujets, et ne venir que si sa présence est vraiment nécessaire. (Rappelons que plus le sujet à traiter est complexe / technique, et plus il est préférable de limiter le nombre de participants pour apporter des réponses simples et efficaces.)
En bref, ce support d’information permet de se préparer à la réunion, de cadrer son déroulement, et d’avancer concrètement pendant les échanges. Au sein de l’entreprise, il garantit une meilleure coordination entre les participants, et in fine, une réunion de travail plus efficace.
Exemples d’ordre du jour de réunion
Un ordre du jour doit être bien structuré et facilement réplicable au niveau de l’entreprise pour faciliter son élaboration et se concentrer sur son contenu plutôt que le contenant. L’idéal est de prévoir un modèle utilisé chaque fois qu’une réunion est organisée.
1 – Titre et objectif de la réunion
Cette partie de l’ordre du jour résume pourquoi l’on se réunit, et avec quel objectif dans le temps imparti. Par exemple : « Organisation du séminaire de fin d’année – Validation des budgets des prestataires ». Toute autre question relative au séminaire sera donc à bannir de votre réunion. S’il y a aussi des questions sur le thème de la soirée, ou sur les transports des salariés pour le séminaire, cela pourra faire l’objet d’une autre réunion, avec d’autres participants.
2 – Durée impartie
Préciser l’heure de début et l’heure de fin (idéalement, pas plus de 45 minutes) oblige chacun à s’organiser et à aller droit au but. Là encore, on gagne en efficacité et en ponctualité lorsque l’on sait que le temps dédié au meeting est limité.
3 – Liste des participants
Donner de la visibilité dès l’ordre du jour de réunion sur les intervenants invite chacun à préparer ses questions en amont, voire à les poser à la personne concernée avant la réunion pour la débuter avec les idées claires.
4 – Liste des questions à résoudre et le temps imparti
Nous voici dans le cœur du sujet ! Lister les différents thèmes donne une vision d’ensemble du contenu de la réunion, et permet de s’assurer de ne laisser aucun angle mort. L’ordre du jour sert aussi à préciser les actions à mener pendant la réunion et les prises de décision attendues.
Afficher le temps imparti à chaque question garantit une bonne priorisation dans la discussion, afin de concentrer l’énergie sur les sujets qui vous rapprochent de l’objectif final. N’oubliez pas que l’attention des participants décroit rapidement : mieux vaut commencer par les sujets les plus complexes ou importants !
Selon les sujets à discuter, le déroulé peut être différent. Prévoyez aussi un temps réservé aux questions diverses en fin de meeting.
Exemple de modèle d’ordre du jour pour une réunion d’information
Voici par exemple une présentation d’ordre du jour pour une réunion du comité de direction autour de la nouvelle stratégie digitale.
- Benchmark de la concurrence et des bonnes pratiques inspirantes – Alexandre – 10’
- Points d’avancement sur le déploiement de la nouvelle stratégie digitale
Mélanie – Refonte du SI – 10’
Noureddin – Campagne media & influence, choix des partenaires – 10’
Sébastien – Développement de l’appli – 10’ - Questions / Réponses – 5’
Exemple de modèle d’ordre du jour pour une réunion dédiée à la discussion
Voici par exemple un ordre jour pour une réunion de l’équipe marketing autour du lancement d’un nouveau produit. Si la discussion est suivie d’un vote, c’est important de l’indiquer dans l’ordre du jour, cela indique aux salariés que leur avis sera pris en compte à cette occasion.
- Présentation du produit par le chef de produit – 5’
- Benchmark de la concurrence – Aïssata – 5’
- Séances de génération d’idées animée par Yoann – 20’
- Vote pour les idées retenues – 5’
- Prochaines étapes et kifékoi – 5’
Exemple de modèle d’ordre du jour pour une réunion débouchant sur un vote
Voici par exemple un ordre jour pour une réunion des équipes Finances et Evènementiel destinée à valider des budgets.
- Rappel du budget global attribué pour le séminaire – Sophie – 5’
- Présentation des devis prestataires reçus en réponse aux appels d’offre – 25’
Sandro : traiteur déjeuner & dîner
Naïma : décoration de la salle de banquet
Laëtitia : hébergement
Cyrille : animation intervenant RSE + matériel nécessaire - Validation des devis / Questions à remonter aux prestataires – 10’
- Prochaines étapes et kifékoi – 5’
5 – Définir la répartition du temps de parole dans l’ordre du jour de la réunion
L’un des défis lors d’une réunion est de réussir à engager tous les participants, sans laisser les plus bavards cannibaliser le temps de parole. L’ordre du jour est un outil précieux pour cela ! Afficher les responsables de chacun des sujets abordés valorise leur implication vis-à-vis du reste du groupe, et leur permet de préparer leur intervention dans les meilleures conditions. L’organisateur de la réunion joue le rôle important du time keeper : il rappelle aux intervenants le temps qu’il leur reste pour s’exprimer.
6 – Conclure efficacement une réunion
Des réunions efficaces doivent aboutir à l’atteinte des objectifs, à l’élaboration d’un plan d’action, et fixer les objectifs à atteindre avant les suivantes. Si ce n’est pas le cas, le groupe peut analyser les raisons de cet échec, et identifier les points nécessitant de se revoir en effectif plus réduit avant le prochain échange collectif.
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7 – Envoyer un compte rendu de la réunion
Afin de garder les participants concentrés du début à la fin, mieux vaut désigner une personne chargée d’établir un compte rendu de réunion. Elle prend des notes et les partage à tout le groupe en reformulant et synthétisant les échanges. Le compte rendu s’accompagne d’une liste de tâches à accomplir par chacun avant la prochaine réunion ou échéance, le fameux « kifékoi ». Ces comptes rendus donnent une vision globale du projet aux collaborateurs qui n’ont pas pu assister à toutes les réunions, et facilitent l’onboarding de nouveaux intervenants en cours de route. Une fois le compte-rendu validé par tous les participants, il suffit de l’archiver en format PDF pour préserver son intégrité.
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En bref
Un organisateur de réunion averti en vaut au moins 10 ! En appliquant ces bonnes pratiques pour établir votre ordre du jour de réunion, vous aurez la satisfaction de voir vos sujets avancer de manière bien plus efficace. Ce support renforce la coordination, la communication et l’autonomie de chaque participant : en clair, c’est un must do.
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