Avec l’essor du télétravail, la visioconférence, « visio » pour les intimes, est devenue incontournable dans le quotidien professionnel. Pour autant, toutes les entreprises, TPE ou indépendants, ne ressentent pas le besoin d’investir dans un logiciel payant. Bonne nouvelle, de très bons systèmes de visioconférence gratuits existent, simples à utiliser, et qui ne demandent pas une intégration complexe. On fait le tour des solutions de visioconférence gratuites, et les bonnes pratiques à adopter pour limiter l’impact environnemental de cette pratique numérique.
La visioconférence, pivot des relations de travail à distance
Parce qu’il est essentiel, pour mieux se comprendre, de se voir, de se sourire, de décrypter les expressions de ses interlocuteurs, la visioconférence a pris depuis la crise sanitaire une importance centrale dans l’organisation du travail. Rares sont désormais les réunions qui se déroulent en 100 % présentiel : il y a souvent au moins une voire plusieurs personnes à distance.
Même constat à propos des rendez-vous clients et des recrutements. Un entretien d’embauche peut très bien se tenir à distance en vidéo conférence, contribuant ainsi à élargir le bassin de recrutement et à simplifier l’organisation des rendez-vous, en réservant les rencontres physiques aux dernières étapes du processus. Autre atout non négligeable des services de conférence en ligne : la dématérialisation contribue à réduire considérablement les frais de déplacements de collaborateurs pour l’entreprise.
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De la vidéo conférence, ok, mais pour quoi faire ?
Allez-vous plutôt utiliser votre solution de visioconférence pour des réunions d’équipes ou pour des webinars / conférences avec différents intervenants ? Selon votre usage principal, vous prioriserez sans doute l’une de ces solutions de visioconférence, ou en mixerez plusieurs pour répondre à vos différents besoins.
Si vous prévoyez de l’utiliser essentiellement pour des réunions en ligne, toutes ces solutions peuvent répondre à votre usage. Si vous programmez des webinars (ou vidéoconférences) animés par un ou deux intervenants, et réunissant de nombreux participants, vos besoins sont alors plus spécifiques.
Notre sélection de logiciels de visioconférence gratuits
Beaucoup de logiciels proposent des solutions gratuites de web-conférence déjà bien complètes pour les TPE, PME et indépendants. Elles intègrent les fonctions et outils collaboratifs essentiels pour mener des meetings à distance avec plusieurs participants, mais toujours gratuitement.
Jitsi Meet, un outil en open source pour une visioconférence gratuite et illimitée
Cet outil performant de visioconférence gratuite, sécurisée et illimitée a tout pour séduire les professionnels. Pas besoin de créer de compte : vous vous connectez sur Jitsi Meet, renseignez un nom, et votre salle de réunion sécurisée se crée automatiquement. Il ne vous reste qu’à choisir un mot de passe et envoyer le lien à vos invité.e.s, qui vous rejoignent d’un simple clic. Rien à télécharger ni à installer, pas de compte à créer pour démarrer une conversation : simple et efficace. Vous voulez diffuser votre réunion en streaming sur Youtube ? Jitsi Meet propose une option de diffusion en direct.
Jitsi Meet intègre toutes les options utiles à une visioconférence réussie : floutage de votre arrière-plan, partage d’écran, enregistrement de la réunion (en connectant votre compte Dropbox), gestion du micro des participants, chat, etc.
Les ➕ :
- Solution compatible avec n’importe quel navigateur ou appli mobile (PC, Mac, smartphone Android ou iOS)
- Interopérabilité avec le téléphone : Jitsi Meet propose un numéro pour rejoindre la réunion même sans accès à Internet
- Jusqu’à 75 participants
- Durée illimitée
Les ➖: On n’en voit pas vraiment.
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Skype, la référence de la visioconférence gratuite
On ne présente plus l’un des plus anciens logiciels de visioconférence, qui a prouvé sa robustesse et son sérieux. Ce que l’on sait moins, c’est que Skype permet d’organiser des visioconférences gratuites réunissant jusqu’à 50 participants, dans la limite de 100 heures par mois, 10 heures par jour et de 4 heures par appel vidéo. Ce qui laisse de la marge ! Pour se connecter dans votre salle de conférence, vos invité.e.s doivent avoir installé l’application Skype.
Skype intègre aussi les principales options nécessaires à une visioconférence réussie : partage d’écran, enregistrement de la réunion, floutage d’arrière-plan, et fonctionne sur tous types de terminaux. Le partage de fichiers est possible dans le chat lié à la réunion virtuelle.
Les ➕ :
- Compatibilité avec tous les appareils
- Connexion possible dans la salle de visioconférence en tant qu’invité.e si l’on ne dispose pas de compte Skype
- Appels gratuits même pour un grand nombre de participants
- Interopérabilité avec le téléphone
Les ➖ :
- Obligation d’installer le logiciel pour participer à une réunion
- Création de compte obligatoire pour organiser une réunion.
Zoom, nouvelle star de la visioconférence
Relativement confidentiel avant 2020, Zoom est devenu célèbre depuis la crise sanitaire. Après les fameux « zoomapéros », le logiciel s’est installé dans les usages professionnels et parmi les leaders du marché. Dans sa version gratuite, ce logiciel fonctionnant sur le principe du freemium (une offre de base gratuite, et des options payantes) permet d’organiser des points en tête à tête sans limite de durée, et d’inviter jusqu’à 100 personnes pour 40 minutes maximum. Zoom intègre aussi un tableau blanc qui favorise le travail d’équipe.
Zoom fonctionne sur ordinateur, tablette et smartphone, depuis une application ou directement dans votre navigateur. La création d’un compte est obligatoire pour organiser une réunion, pas pour y participer. Les participants se connectent via un lien exécutable dans l’invitation. Le chiffrement des échanges est garanti de bout en bout, et l’accès peut se faire par mot de passe si vous le décidez. Zoom propose aussi une messagerie instantanée, en parallèle des discussions, pratique pour échanger des informations complémentaires lors d’une réunion. Et bien sûr intègre les fonctionnalités classiques, comme ses petits camarades : partage d’écran, modification de l’arrière-plan, gestion du micro des participants, etc. Vous pouvez aussi assurer la sécurité de votre meeting en demandant un mot de passe pour entrer dans votre salle de conférence.
Les ➕ :
- Enregistrement possible de la réunion virtuelle dans votre espace de stockage
- Programmation en avance possible avec un lien d’invitation
- Solution très simple à utiliser pour les invité.e.s
- Filtre « beauté » activable dans les paramètres vidéo pour se trouver beau dans la webcam
- Interopérabilité avec le téléphone
Les ➖ :
- Durée limitée à 40 minutes dès que l’on est plus de deux personnes.
FreeConferenceCall.com, l’allié des grandes conférences et webinar
FreeConferenceCall base son business model sur les frais d’interconnexion lorsque vous utilisez votre téléphone sur son réseau. L’entreprise propose aussi un service de visioconférence gratuit, qui vient ouvertement marcher sur les plate-bande de Zoom en version gratuite. Chaque réunion peut accueillir jusqu’à 1 000 participants, sans limite de temps. Autre atout : vous pouvez enregistrer les réunions localement, et obtenir un rapport d’utilisateurs, une option réservée aux offres payantes chez Zoom.
Les ➕ :
- Jusqu’à 1 000 participants
- Pas de limite de temps
- Inscription simple et rapide
Les ➖ :
- Limité à un flux vidéo enregistré
Microsoft Teams, incontournable en entreprise
Si Skype existe toujours, Microsoft intègre aussi une version gratuite de Teams dans son abonnement payant Microsoft 365. Si vous ne disposez pas de Microsoft 365, vous pouvez télécharger Teams et vous inscrire sur la version gratuite à l’aide d’une adresse mail personnelle. Chaque visioconférence peut alors réunir jusqu’à 300 participants, pour une durée de 24 heures maximum, ce qui laisse de la marge ! La solution permet de passer des appels vidéos, de partager des fichiers, et la collaboration sur des documents à partir des versions en ligne de Word, Excel et autres logiciels du géant américain.
Les ➕ :
- Inscription facile
- Jusqu’à 300 participants
- Fonctionnalités avancées en plus de la visioconférence
- Durée de réunion jusqu’à 24 heures
Les ➖ :
- Logiciel à télécharger et à installer
- Nécessité d’utiliser une adresse personnelle pour utiliser la version gratuite
Cisco Webex, un cador de la vidéoconférence version freemium
Bien connu pour ses solutions payantes, Cisco propose aussi une version freemium qui répond en partie aux besoins des petites et moyennes structures. La solution gratuite permet de réunir jusqu’à 100 participants pendant 40 minutes. Le logiciel intègre le partage d’écran, l’enregistrement de la réunion et des tableaux blancs interactifs pour faciliter le travail collaboratif. Autre option bien pratique : le réducteur de bruit, qui détecte les bruits parasites et invite les participants à couper leur micro s’ils viennent de chez eux. Les participants cliquent sur un lien exécutable pour rejoindre la réunion, sécurisée par un mot de passe. Il est possible de se connecter par téléphone si l’on ne dispose pas de connexion Internet.
Les ➕ :
- Cisco Webex version gratuite fonctionne sur ordinateur, tablette et téléphone… et même depuis une Apple Watch !
- Bonne qualité audio et vidéo.
Les ➖ :
- Nombre limité de participants
- Obligation de créer un compte pour organiser une réunion.
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Google Meet, simple comme Gmail
L’écosystème Google intègre un outil gratuit de visioconférence, Google Meet, qui peut s’utiliser seul ou en complément de la messagerie instantanée Google Hangout. Google Meet permet d’envoyer des invitations depuis son calendrier Gmail en intégrant un lien de connexion. À partir de trois participants et jusqu’à 100, la durée de l’appel est limitée à une heure. En-deçà, la réunion virtuelle peut être illimitée. La solution intègre les fonctions classiques : floutage du fond d’écran, chat simultané, enregistrement de la visioconférence, gestion des animateurs de la réunion, etc.
Les ➕ :
- Prise en main ergonomique
- Intégré au calendrier Google
- Jusqu’à 100 participants pendant une heure
Les ➖ :
- Fonctionnalités très basiques sur la version gratuite
Comparatif des avantages et inconvénients en un clin d’œil
On vous récapitule ici les points forts des différentes solutions de visioconférence gratuite pour vous aider à choisir celle qui vous conviendrait le mieux.
Alors, pour vous ce sera lequel, ou peut-être lesquels ? Une petite équipe n’aura pas de difficultés à basculer sur un nouveau lien une fois les 40 premières minutes écoulées, en revanche cette durée peut être rédhibitoire pour des rendez-vous clients ou des présentations d’envergure.
Gare à l’empreinte carbone des visioconférences
Voici donc pour un aperçu (non exhaustif) des produits disponibles. À vous d’essayer ces différentes solutions et de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Néanmoins, s’il est agréable de voir les visages lors d’un échange, il est important de prendre le réflexe de couper sa caméra afin de limiter les émissions de gaz à effet de serre liées à ces échanges virtuels. Comment ça, du CO2 alors qu’on ne se déplace pas ?
Eh oui, selon une étude publiée par des chercheurs américains en janvier 2021, une heure d’appel vidéo génère entre 150 et 1 000 grammes de CO², selon la résolution d’image choisie par les participants… soit l’équivalent d’un trajet de 9 kilomètres en voiture à essence.
Le réflexe à prendre ? Rappelez les bons usages en début de réunion : une fois les présentations faites, recommandez de couper sa caméra pour ne la rallumer que pour poser des questions ou présenter un sujet.
Pour aller plus loin : saviez-vous que dans les paramètres de votre logiciel de visioconférence gratuite, vous pouviez choisir une résolution faible ou moyenne afin de réduire le flux de données ? (Pendant que vous y êtes, faites de même sur vos applications de VOD comme Netflix ou Amazon Prime. Passer de la HD à la résolution standard réduit de 86 % les émissions liées à ce flux vidéo.)
Vive le virtuel… et le présentiel aussi
Entre deux visioconférences, pensez à réunir vos parties prenantes en présentiel de manière régulière afin d’entretenir le lien et de renforcer l’esprit d’équipe. Vous cherchez une salle de réunion ou un espace événementiel pour rassembler vos collaborateurs ou vos clients ? Le réseau de 300 espaces Wojo met à votre disposition des espaces partout en France, mixant salles de réunion réservables en ligne, bureaux privatifs et postes de travail en coworking. Les équipes Wojo sont expertes en bien-être au travail et sauront vous aider à rendre mémorables et conviviaux ces moments de partage. On s’en parle ? (en visio si vous voulez 😊)
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