Optimiser son loyer entreprise en changeant de bureau

Revoir son loyer entreprise à la baisse, ou : « de l’art de bien choisir son nouveau bureau » !

De nombreuses entreprises, fortes du retour positif sur l’expérience de télétravail imposée par le confinement, regardent d’un œil nouveau le coût de leur loyer entreprise : en ligne de mire, la compensation des pertes occasionnées par presque 3 mois d’interruption et la mise en place d’usages moins couteux.
Les planètes sont-elles alignées en faveur de l’optimisation de l’hébergement de votre entreprise ? Dans ce cas, par où commencer et que prioriser ?
Nous avons demandé à Augustin Emptaz, commercial chez Wojo, de nous aider à affuter nos critères.

Avant la crise du Covid-19, quelles demandes primaient chez les clients qui se tournaient vers des opérateurs de coworking comme Wojo ?

Sans surprise c’était bien sûr le budget maximal prévu pour le loyer entreprise, le nombre de collaborateurs à héberger (qui influe sur la surface à louer) et enfin, la localisation (qui elle-même influe sur le prix du poste ou du mètre carré).

Est-ce que finalement, ce sont ces critères-là qui pesaient réellement dans la décision finale ?

Oui, dans le sens où il y avait jusqu’alors peu de marge de manœuvre sur ces trois critères : budget, effectifs, localisation. Il s’agissait d’éléments difficilement négociables.

Cependant, une fois ces trois filtres posés, le client réalise qu’il a oublié, par exemple, le niveau de standing du bâtiment souhaité (outre le design, je pense au nombre de m² carrés alloués à chaque collaborateur), n’a pas intégré le coût des places de parking…
Le « feeling » après la visite des lieux proprement dite est souvent déterminant chez Wojo : l’ambiance, la convivialité et bien entendu les services annexes conduisent très souvent le client à nuancer ses critères initiaux et réfléchir différemment à ce que doit inclure un loyer entreprise.

Qu’est-ce qui va changer selon toi à la suite du confinement ?

À la question « Si cela vous permet de faire plus de télétravail, accepteriez-vous de ne pas avoir de bureau attribué au sein de votre entreprise (flex-desk) ? » 79% des Français répondent : oui ⁽¹⁾ !

Par conséquent, si le sujet du budget du loyer entreprise reste immuable et sera peut-être plus prégnant encore qu’avant, le nombre de collaborateurs à héberger pourra désormais être appréhendé différemment. Cela va tout changer, car nous pourrons alors proposer des solutions combinées à nos clients :  mixer bureaux privatifs, tiers lieux et coworking pour réduire le coût du loyer entreprise.

Que te demandent les entreprises qui se renseignent depuis le déconfinement ?

Elles cherchent comme prévu à trouver des économies en déménageant et en réduisant au passage le nombre de postes nécessaire.
Mais les préoccupations ne s’arrêtent pas là. La question de la réduction des temps de trajet se fait jour et donc celle du home office aussi. Cependant, les entreprises ont conscience des limites de cette solution et hésitent : pendant le confinement,  43% des Français⁽¹⁾ affirmaient que l’émulation collective du bureau leur manquait…

Pour le coup chez Wojo nous avons une solution intermédiaire à proposer : à partir du moment où un collaborateur est en mesure de télétravailler, pourquoi ne pas lui permettre de le faire au plus près de chez lui, tout en se rendant dans un espace stimulant et dédié au travail ?
Il devient alors possible de louer des bureaux privatifs par exemple pour deux tiers de ses effectifs et placer le dernier tiers en remote working. Avec des alternatives de tiers-lieux à proximité des domiciliations.

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Superficie, coût du m², réseau, localisation géographique ou services : à quoi faut-il être vigilant selon toi ?

La localisation géographique

Il faut penser à l’emplacement mais aussi à l’accessibilité et l’attractivité quartier où se situera son camp de base : ce lieu dans lequel le client louera un nombre donné de postes en flex office.
Si l’on souhaite instaurer le télétravail en coworking : quelle est l’offre adossée aux bureaux privatifs, étudier la force du réseau d’espaces disponibles, où trouvent-ils et quelles sont leurs conditions d’accès.

La qualité de l’immeuble

Ensuite le standing attendu : souhaite-t-on soigner son image de marque, se servir de ses espaces comme d’un outil de recrutement, y recevoir ses clients ? Aimerait-on bénéficier d’un salon à son étage, ou d’un jardin (à disposition des différentes entreprises locataires ou avoir une terrasse privative) ?

Quels ont les services inclus

Se dirige-t-on vers une solution servicielle ou traditionnelle ? De quels services a-t-on besoin : salles de réunion, restauration sur place, parking… Souhaite-t-on se voir proposer des évènements business auxquels inviter ses clients ? Des possibilités de formation ou coaching pour renforcer l’employabilité de ses collaborateurs ? Des offres détente pour ses équipes pendant leur pause-déjeuner ?

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La nature du contrat de location

Quel type d’abonnement est-on prêt à souscrire ?

En bail 3-6-9, vous devrez attendre la fin de votre contrat de bail pour le résilier. On vous demandera également une garantie bancaire équivalente le plus souvent à 9 mois de loyer, sans oublier la taxe (annuelle) immobilière…
En solution flexible, le préavis varie de 1 à 3 mois selon les opérateurs. Le dépôt de garantie exigé est en général de 3 mois (2 mois chez Wojo) et pour le reste… tout est inclus dans le prix/poste.

Le prix de l’offre

Attention à payer le juste prix ! S’il est très difficile de comparer un loyer entreprise en 3-6-9 avec un abonnement en espace de coworking, il est tout de même possible de confronter les tarifs par poste. D’un espace de coworking à l’autre, un opérateur prévoira par exemple 2,5 m²/poste (donc par collaborateur…) tandis que d’autres comme Wojo vont jusqu’à 4 m² dans certains de leurs sites.
Cette information est rarement diffusée : posez la question au commercial qui vous renseigne.

Pour finir je dirais que le plus simple est certainement de se faire conseiller, plutôt que de se perdre sur internet à essayer de comparer les offres : les renseignements et devis sont gratuits. Les visites des espaces aussi !

1 – Deskeo – 14/04/2020