Vous partez (enfin !) en vacances, vous profitez d’un jour de RTT bien mérité, vous êtes en formation ? Vous tenez là une occasion unique de marquer les esprits sans être au bureau en envoyant une notification d’absence. Comment ? En travaillant votre message d’absence du bureau, qui vous permet d’envoyer une réponse même quand vous n’y êtes pas. Découvrez nos idées et modèles de messages formels, humoristiques, artistiques ou farfelus pour écrire une réponse automatique, et utilisez toutes vos ressources pour rendre vos e-mails mémorables !
Les bonnes pratiques pour rédiger un message d’absence du bureau
Avant de nous intéresser à la forme, voici un bref rappel à propos du fond. Que ce soit pour indiquer une indisponibilité pour vacances, réunion, fermeture, etc., les règles pour créer un message sont les mêmes. Votre mail de réponse instantanée doit indiquer en un coup d’œil à vos correspondants par mail toutes les informations essentielles :
- La date de début de votre absence et celle de votre retour ;
- Le fait que vous n’avez pas accès à votre messagerie pendant ce laps de temps. Même si ce n’est pas vrai, cela vous autorise à décider de n’y avoir accès que si vous le décidez. On ne le redira jamais assez, la déconnexion, c’est essentiel. On évite donc les « avec un accès limité à mes mails » alors que vous êtes en vacances ;
- Un contact qui prend le relais sur vos dossiers pendant votre absence ; Éventuellement, le numéro de téléphone de ce contact s’il y a un risque de réelle urgence.
- Encore plus éventuellement, si votre métier consiste à sauver des vies ou à aider la terre à tourner, si vous restez joignable pour les urgences vitales.
Vous envoyez ainsi une notification de votre absence, et évitez que vos contacts aient l’impression d’envoyer un message sans retour.
La bonne idée : prévenir vos contacts de votre prochaine absence en intégrant l’information dans votre signature de mail une semaine avant votre départ.
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Les pièges à éviter dans votre message d’absence
Dans vos messages d’absence, surtout vis-à-vis de l’externe, évitez toute familiarité excessive. Comme dans toute correspondance professionnelle, la vulgarité est proscrite aussi. Demandez-vous si le message répond aux principales questions de vos correspondants :
- Combien de temps dure votre absence ?
- Qui prend le relais sur les urgences ?
- Gardez-vous un œil sur vos mails malgré vos vacances ? (Rappelez-vous, on a dit que non !)
Pour vos contacts externes, mieux vaut s’en tenir aux informations professionnelles. En cas d’absence pour cause d’événement personnel justifiant votre indisponibilité, vous pouvez, si vous le souhaitez, intégrer la mention « Absent.e pour raisons personnelles ». Elle est susceptible d’augmenter le niveau de compréhension de vos contacts.
Si vous travaillez dans une entreprise ou une organisation internationale, prévoyez une traduction en anglais de votre message d’absence, à la suite de la version française.
Mode d’emploi pour configurer un e-mail de réponse automatique
Par définition, un email d’absence doit pouvoir partir… même quand vous n’êtes pas au bureau. Comment activer ces réponses automatisées ? Avant votre départ, configurez dans les paramètres de votre boîte mail une règle de réponse automatisée qui enverra votre message d’absence à vos correspondants. N’oubliez pas de désactiver ce message de réponse automatique à votre retour, afin qu’il soit envoyé uniquement pendant votre congé.
Sur Gmail, en allant dans « Tous les paramètres », activez une réponse automatique envoyée à vos contacts pendant la durée de votre absence.
Si votre logiciel de messagerie est Microsoft Outlook ou Exchange, vous pouvez différencier les contacts internes et les messages reçus de l’externe. Cliquez sur « Informations » puis sur « Réponses automatiques », et enfin cochez sur « Envoyez des réponses automatiques ». Vous restez le seul expéditeur, avec la possibilité de créer deux messages de réponse différents selon vos destinataires.
En interne, vous pouvez vous autoriser plus de liberté de ton. En externe, un message d’absence spécifique au ton formel sera plus adapté, sauf si votre entreprise revendique un positionnement très créatif. Les premiers exemples ci-dessous s’adressent plutôt à une cible interne à votre organisation… Enfin, c’est vous qui décidez.
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Modèles de messages d’absence humoristiques
Rien de tel pour égayer la journée de vos collègues qu’une légère dose d’humour. Vive les jeux de mots et les blagues bien placées pour susciter des sourires avec votre message d’absence pour vacances. Vous cherchez un modèle de réponse amusante ? En voici quelques exemples :
1 – Version île déserte – Objet : La grande évasion
Cher.è collègue,
J’ai décidé de m’échapper vers une île où le sable est doux et tout courrier professionnel interdit. Sauf si je décide de m’y installer définitivement, je serai de retour le XX/XX. En attendant, j’ai confié les clés de mon bureau à XXXX, je vous invite à ne le.la solliciter qu’en cas d’urgence pour préserver son énergie.
Bien à vous,
2 – Version confiance en soi – Objet : Même sans moi, le bureau survivra
Cher.ère collègue,
Je vous informe par la présente que le bureau devra (hélas, je sais) se passer de moi jusqu’au XX/XX. Pendant cette période, vous pouvez compter sur YYYY pour prendre le relais avec brio.
Je vous rejoins bientôt pour poursuivre notre belle dynamique (en comptant sur votre délicatesse pour ne pas trop me faire sentir que finalement, je ne vous ai pas vraiment manqué).
A très bientôt !
3 – Version techno – Objet : Mode « Absence » activé pour rechargement total
Cher.ère collègue,
J’ai enclenché le mode « Absence » jusqu’au XX/XX, date estimée pour atteindre un rechargement total. Pendant cette période et seulement en cas d’urgence (pensez à sa batterie à lui/elle aussi), YYYY saura répondre à vos questions.
On se retrouve après ma réinitialisation,
Modèles de messages d’absence utilisant des GIF et mèmes
Les images animées ont le pouvoir de communiquer instantanément des émotions. Intégrez des GIF et des mèmes dans votre mail d’absence pour congés et apportez une touche d’humour visuel. Voici quelques exemples.
4 – Version dancing queen / king : OBJET : Danse de la joie
Absent.e jusqu’au XX/XX, voici à quoi j’occupe mes journées en voyant que vous vous débrouillez très bien sans moi.
Si vraiment vous avez une urgence, vous pouvez contacter YYYY. Sinon, veuillez attendre ma sortie du dancefloor et nous en disctuerons ensemble.
Bonne journée !
5 – Version wahou effect : OBJET : Franchement, vous m’impressionnez
Absent.e jusqu’au XX/XX, voici ma réaction en voyant que vous vous débrouillez très bien sans moi !
En cas de (vraie) urgence, vous pouvez contacter YYYY. Sinon, je vous invite à attendre mon retour pour en discuter ensemble.
Bonne journée !
Modèles de d’absence basés sur des anecdotes communes
Une autre façon de rendre votre message d’indisponibilité mémorable est de partager une anecdote amusante, inventée ou réelle. Racontez une histoire en lien avec votre absence. Par exemple, comment vous avez renversé une tasse de café sur votre ordinateur, et été obligé.e de prendre des congés le temps qu’il soit réparé. Vous pouvez aussi utiliser des anecdotes de bureau insolites, qui résonneront auprès de vos collègues comme des moments de vie partagée.
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6 – Version enquêteur – Objet : Absence temporaire suite à une mission spéciale à la recherche des stylos disparus
Cher.ère collègue,Je tenais à vous informer que je serai absent(e) du bureau jusqu’au XX/XX pour mener l’enquête, afin de retrouver les stylos mystérieusement disparus de notre département. Il semblerait qu’ils aient pris la poudre d’escampette et qu’ils se cachent quelque part dans un endroit calme et ensoleillé.
Pendant mon absence, n’hésitez pas à garder un œil vigilant et à signaler toute activité suspecte à ZZZ, qui garde un œil sur mes dossiers.
Cordialement,
Cette version fonctionne aussi avec les agrafeuses, les dossiers égarés, les e-mails cachés dans les dossiers spams… laissez parler votre imagination.
7 – Version MacGyver – Objet : En congés bien mérités après avoir dompté la machine à café
Cher.ère collègue,
Après des semaines de bataille acharnée, je suis heureux(se) de vous annoncer que j’ai enfin réussi à dompter notre machine à café.
Pour célébrer cette victoire, je prends quelques jours de congés mérités pour me ressourcer. À mon retour le XX/XX, nous continuerons à savourer des moments caféinés parfaits. D’ici là, si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser à YYYY, en lui apportant un café pour la mettre dans de bonnes dispositions.
Caféinement vôtre,
Cette version fonctionne aussi avec la clim capricieuse, l’imprimante, le wifi, bref, tous les irritants de la vie de bureau.
Modèles de messages d’absence du bureau fantaisistes
Même si être parti.e après avoir sauvé la machine à café constitue déjà un exploit non négligeable, vous pouvez pousser le curseur encore un peu plus loin en mettant en avant votre univers, ou un hobby connu de vos collègues, comme le kitesurf ou les constructions en allumettes.
Vous avez une passion pour le chant, ou vous êtes notoirement une Castafiore ? Vous êtes acccro aux jeux vidéo ? Au cinéma ? À la musique classique ? Jouez l’autodérision et racontez une histoire qui fera parler de vous, même lorsque vous n’êtes pas là.
8 – Version Céline Dion – Objet : Absent(e) pour cause de tournée mondiale
Cher.ère collègue,
J’ai enfin été repéré(e) pour ma voix exceptionnelle, et suis parti(e) en tournée. Si l’agent de Rihanna me propose un contrat, pas sûr(e) que je revienne. Sinon, je vous raconte mes aventures à mon retour le XX/XX.
Pendant que je suis au maquillage, comptez sur ZZZ pour répondre à vos questions les plus urgentes.
Bons karaokés à vous d’ici là.
9 – Version Super héros – Objet : Absent(e) pour cause de sauvetage du monde
Cher.ère collègue,
Je suis parti(e) tourner le dernier Marvel dans un endroit secret pour éviter que la presse ne s’invite sur le tournage. Si je ne suis pas coupé(e) au montage, j’espère vous inviter à l’avant-première après mon retour prévu le XX/XX.
Profitez bien des salles obscures en mon absence. Je vous invite à contacter ZZZ si vous avez des questions ne concernant pas le cinéma.
Bons films à vous !
Modèles de messages d’absence pour celles et ceux qui « ont la ref »
Utiliser des références culturelles constitue un puissant moyen de créer des connexions avec vos collègues et de susciter leur curiosité. Votre message d’absence peut ainsi faire référence à des films, séries ou livres populaires, intégrant des citations connues. Films, chansons, discours célèbres… Vous avez l’embarras du choix pour trouver référence à votre pied ! Gare toutefois à choisir des références qui parlent à toutes les générations. « Tu bluffes, Martoni ! » ou « Quoicoubeh » ne toucheront pas les mêmes publics…
Des messages Out Of Office qui créent des interactions
Quoi de mieux qu’un message de vacances qui invite à interagir et lance un défi à vos collègues ? Vous pouvez proposer un jeu en ligne, un quiz QCM avec un lien intégré, ou tout simplement, dans le corps de votre mail :
- Une énigme, comme « En étant cassé je suis plus utile que quand je ne le suis pas, qui suis-je ? » (on vous laisse chercher, réponse en bas de l’article)
- Un défi mathématique de haut vol, comme « Un coureur qui dépasse le second dans une course, à quelle place se trouve-t-il ? » (idem)
Vous pouvez enrober ces petits défis dans un texte du style :
10 – Version énigme – Objet : Un peu de grain à moudre en mon absence ?
Cher.ère collègue,
Je sais que le temps va vous paraître long jusqu’à mon retour de congés le XX/XX. Voici donc de quoi vous occuper l’esprit en attendant de me livrer la réponse autour d’un café. J’offre ma tournée à celles et ceux qui auront trouvé la bonne réponse !
N’essayez pas de soudoyer ZZZ, qui prend le relais en mon absence. Il.Elle a pour consigne de ne répondre qu’aux questions concernant nos dossiers en cours.
Bonnes réflexions !
Exemples de messages d’absence formels pour vos correspondants externes
Vous cherchez des modèles de messages d’absence simples et sérieux, qui n’omettent aucune information importante ? En voici quelques propositions, qui mettent l’accent uniquement sur l’essentiel : notifier à vos correspondants votre non-réponse à leur message avant une date donnée. L’important, en activant la fonction « Répondre automatiquement », est de ne jamais donner l’impression de laisser un message sans réaction. Ces modèles fonctionnent aussi bien pour des vacances, une RTT, un congé maladie, un congé maternité, etc.
11 – Version jeune parent – Objet : Absence du bureau [votre prénom] – Congé maternité / paternité
Bonjour et merci pour votre message.
Je suis en congé maternité/paternité et hors du bureau jusqu’au XX/XX.
Durant cette période, je n’aurai pas accès à mes emails.
Jusqu’à mon retour, je vous invite à contacter YYY + adresse mail et/ou numéro de YYY.
Bien cordialement,
12 – Version « moins j’en dis mieux je me porte » – Objet : Indisponibilité temporaire – Retour le XX/XX
Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis indisponible jusqu’au XX/XX. Étant hors du bureau, ne pourrai pas consulter ma messagerie, ni répondre à vos emails pendant cette période.
Pour toute question nécessitant une réponse rapide, veuillez contacter YYY + adresse mail et/ou numéro de YYY. Sinon, je vous répondrai à mon retour.
Bien à vous,
Exemples de messages d’absence pour fermeture, réunion ou séminaire
Vous aimeriez bien être en congé, mais la cause de votre indisponibilité est autre. Mentionnez-le dans votre message d’absence afin que vos contacts comprennent votre peu de réactivité.
13 – Version « on serait bien venus travailler, mais… » – Objet : Absence pour cause de fermeture
Bonjour,
Merci pour votre message.
Notre entreprise est fermée pour cause de séminaire / inventaire / congés exceptionnels.
Je n’ai pas accès à mes mails, vos messages recevront une réponse à mon retour le XX/XX.
Bien à vous,
14 – Version studieuse – Objet : En séminaire / En formation jusqu’au XX/XX – Absent du bureau
Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis en séminaire / formation jusqu’au XX/XX.
Sans accès à ma messagerie, je pourrai traiter votre demande à mon retour.
Merci de votre compréhension,
15 – Version réunionnite – Objet : Absence pour réunion
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis en réunion à l’extérieur entre [heure de début] et [heure de fin], avec un accès limité à ma messagerie et sans accès à Internet. Je pourrai traiter votre message à mon retour au bureau.
En cas d’urgence, je vous invite à contacter YYY + adresse mail et/ou numéro de YYY, ou à m’envoyer un SMS au + votre numéro.
Merci de votre compréhension.
Le mot de la fin ?
Une fois votre message d’OOO rédigé, iI nous reste à vous souhaiter de bonnes vacances… et pas trop de réponses à envoyer à votre retour ! Malgré vos bonnes résolutions de déconnexion, vous pourriez avoir besoin de télétravailler quelques heures un pour un dossier urgent ? Retrouvez la liste des espaces de coworking Wojo accessibles partout en France à la journée ou la demi-journée. N’oubliez pas de vous reposer !
Réponse 1 : Un œuf
Réponse 2 : Toujours second
