Nom d’un nouveau produit, service ou projet, résolution de problème, idées out of the box pour séduire de nouveaux consommateurs, réflexions sur un packaging… Les occasions d’organiser un brainstorming en ligne au cours d’une gestion de projet sont nombreuses… et les raisons de le rater encore plus. Avec la généralisation du travail à distance, organiser une réunion créative efficace demande de la rigueur : on partage avec vous les bonnes pratiques à appliquer.
1 – Adopter les bons outils pour votre brainstorming en ligne
Pour organiser et structurer un brainstorming en ligne, et notamment utiliser l’indispensable technique du mapping, vous devez disposer d’un outil de visioconférence.
– Si vous souhaitez un logiciel libre : Jitsi ou Skype sont parfaits pour travailler en équipe.
– Sur abonnement : un véritable réseau social d’entreprise (payant) intègrera des solutions collaboratives plus complètes (Teams, Talkspirit, etc.) qui permettront plus facilement de déposer et partager des documents et d’interagir visuellement dans le même fichier
Afin de poser et visualiser sur les nouvelles idées, il vous faut aussi un tableau blanc collaboratif (Drawchat, Klaxoon, Mural, etc.), ou organisateur graphique plus élaboré qui permet de regrouper les idées, créer des cartes heuristiques et repérer les différences conceptuelles afin de stimuler la réflexion. Si les équipes ne sont pas familiarisées avec ce genre de fonctionnalités collaboratives, envoyez un court guide d’utilisation dans votre invitation. Prévoyez dix minutes d’exercices de prise en main et de collaboration, en proposant de réaliser un mapping simple par exemple, pour démarrer le brainstorming en ligne.
En présentiel, les nouvelles idées sont notées au fur et à mesure sur des post-it collés au mur de la salle de réunion. En digital, le tableau blanc collaboratif sert à les lister, afficher des moodboards, réaliser des schémas et des mappings et permet de créer des associations… Bref, de nourrir la créativité de chacun et de centraliser toutes les nouvelles idées, y compris les plus farfelues ! C’est tout l’intérêt du brainstorming : une association entre deux pistes inattendues peut conduire à une big idea redoutablement efficace. Idéalement, dessiner une carte heuristique au fil de la réunion permettra de voir le cheminement de votre projet collaboratif.
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2 – Poser le cadre de votre brainstorming en ligne
Quel est l’objet de votre projet collaboratif ? Vous êtes l’acteur de votre gestion de projet : rédigez un brief précis envoyé en amont de la réunion, qui décrit le sujet (produit, problème, service, projet, etc.) sur lequel vous invitez vos collègues à réfléchir, les objectifs, et les cibles. Cet exercice indispensable permet d’organiser et structurer la réflexion, puis cadrer ensuite les réflexions pour vous assurer qu’elles répondront bien à vos besoins.
3 – Choisir le bon casting pour collaborer efficacement
La quantité ne rime pas toujours avec la qualité, d’autant plus lorsqu’il s’agit de faire jaillir une profusion de nouvelles idées.
Le bon nombre ? Minimum six personnes pour assurer une bonne dynamique, mais pas plus de dix, car l’effectif devient alors difficile de travailler ensemble en visioconférence. L’erreur à ne pas commettre : inviter tout le département communication, et oublier les autres équipes. Un bon brainstorming est un brainstorming qui fait émerger de nouvelles visions et s’appuie sur les différences conceptuelles. Rien de tel pour cela qu’un casting mélangé avec des collaborateurs d’horizons différents pour sortir de ses rails habituels.
4 – Fixez les règles du brainstorming en ligne
Prévoyez un animateur chargé de faire respecter le timing des exercices et de distribuer la parole, et fixez des règles de ce travail collaboratif en début de visioconférence.
Seul le micro de l’animateur est ouvert, les participants lèvent la main pour parler à tour de rôle ou réagir sur une proposition qui vient d’être faite. Les critiques sont interdites, les participants ne sont pas là pour juger les idées des autres. Prévoyez une pénalité (tournée de café virtuelle, dessin de monstre poilu à réaliser, etc.) pour ceux qui ne respecteraient pas. Les téléphones portables sont proscrits aussi : demandez à tout le monde de mettre son téléphone en mode avion au début du meeting brainstorm.
Prévoyez aussi un secrétaire, qui note toutes les idées évoquées via le tableau blanc ou l’organisateur graphique interactif et partagé, pour aider à la visualisation des nouvelles idées. Si ce dernier est familiarisé avec les cartes heuristiques ou cartes mentales, ce peut être un vrai plus pour aider à regrouper les idées ;-). Dans tous les cas la prise de note peut susciter des associations inattendues dans les étapes suivantes.
5 – Organisez des ice breakers à distance
Le fait d’organiser un brainstorming en visioconférence plutôt qu’en présentiel constitue en soi un ice breaker. Les participants sont en dehors du bureau et de leur contexte habituel, cela favorise la créativité. Les exercices de prise en main du tableau blanc collaboratif peuvent aussi constituer des ice breakers, grâce à des visuels amusants que les participants doivent manipuler, une carte de France où ils peuvent se positionner, etc.
Autres idées :
– invitez chacun à choisir l’accessoire de son choix et à l’expliquer au reste du groupe,
– demandez à chacun de raconter ce qu’il a fait de son début de journée mais sans parler de travail, un petit succès que l’on s’attribue (non professionnel), le dernier fou rire, peu importe…
– proposez de venir avec un mapping sur n’importe quel thème mais non lié à l’entreprise,
– amener une sélection de pictogrammes piochés ici et là qui ont interpelé et échanger sur ce qu’ils inspirent
– bref, tout ce qui permet de se mettre en condition pour réfléchir différemment de l’ordinaire.
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6 – Prévoyez plusieurs exercices différents pour rythmer votre brainstorming en ligne
Les techniques de brainstorming sont nombreuses, et ont pour objectif de faire jaillir la fameuse « tempête d’idées » recherchée ! Nous vous en livrons quelques-unes ici, adaptées à une réunion en visioconférence pour vous aider à construire votre programme. Chaque exercice doit durer entre 10 et 15 minutes.
La page blanche
Pour échauffer les esprits, demandez à chacun de noter dans un document partagé tout ce qui lui semble important, et ce qu’il aimerait bien connaître sur le projet / service / produit à propos duquel vous êtes réunis. Cela part dans tous les sens ? Très bien !
Le tour de table silencieux
Demandez à chacun d’écrire sur votre tableau blanc virtuel une question concernant le produit / service / projet sur lequel vous réfléchissez. Ensuite, laissez 10 minutes au groupe pour que chacun ajoute sa réponse à la question via des notes collées à côté. C’est un exercice recommandé si vous avez des timides dans le groupe !
Le jeu de rôle
Chaque participant choisit une personnalité et se met dans sa peau le temps de l’exercice. Madonna, Emmanuel Macron, Jeff Bezos, Mickey Mouse… vont donc remplacer Jean-Michel, Nadia, Houcine et Ophélie à l’écran, et proposer leur manière de voir le produit / service / projet dans les idées soumises.
Dessine-moi une idée
Chaque collaborateur dessine sur une partie du tableau virtuel une image en rapport avec le projet / service produit, ou un axe de réflexion qui mérite d’être creusé selon lui. Chaque dessin ou pictogramme fait ensuite le tour de l’équipe dans le sens des aiguilles d’une montre, et chacun y ajoute une image supplémentaire. La discussion sur les images finales fera émerger des associations et idées inattendues.
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7 – Appliquer des principes démocratiques
Le risque dans un brainstorming en ligne est que ceux qui parlent le plus fort convainquent les autres de la justesse de leurs idées. Pour éviter cet écueil, terminez votre meeting en laissant à chacun cinq minutes pour voter pour les trois idées qu’il préfère, en déposant une petite croix ou un post-it virtuel dessus. Les deux idées qui obtiennent le plus de votes seront ensuite développées !
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8 – Choisir un lieu out of the box pour se réunir
L’idéal pour brainstormer efficacement est quand même de se retrouver en présentiel dans un même lieu. Ce peut aussi être la récompense d’un brainstorming en ligne fructueux : prévoyez un afterwork dans un espace aussi inspiré que votre réunion.
Pour stimuler l’enthousiasme des participants, rien de tel que de leur proposer rendez-vous en dehors du bureau ou dans un espace hors du commun : dans un parc, un lieu de convivialité, un espace de coworking offrant des salles de réunion atypiques… à vous de choisir selon la saison et le thème de votre brainstorming !
