Fin 2021, 38% de salariés télétravaillaient en moyenne 2,4 jrs/semaine (étude Malakoff Humanis). Un constat qui incite les entreprises à revoir leur organisation afin d’éviter de louer des postes de travail désormais sous-utilisés. Dans ce contexte, le desk sharing est de plus en plus plébiscité, souvent dans le cadre d’un passage au flex office. De quoi s’agit-il ? Quels sont ses principaux avantages et inconvénients ? On fait le point.
Desk sharing, définition
Desk sharing, flex desk, free seating ou hot desking (en français : bureau partagé, bureau dynamique, bureau libre, bureau nomade…) : tous ces termes désignent le fait de ne pas avoir de poste de travail attribué dans un espace donné. Vous entendrez parler de desk sharing à propos :
– De l’organisation du travail au sein des locaux de l’entreprise,
– Du mode de gestion des espaces de travail dans le cas de certains centres d’affaires et autres espaces de coworking tels que Wojo, qui proposent de la location de bureaux à partager.
Concrètement, au lieu d’attribuer un bureau à chaque employé, les entreprises mettent à disposition un nombre limité de bureaux pour un nombre supérieur d’employés. Les employés doivent alors réserver leur bureau pour un temps déterminé, par exemple une journée ou une demi-journée. Vous l’aurez compris le desk sharing ne peut être déployé que dans des entreprises dans lesquelles les collaborateurs ne sont pas tous présents en même temps au bureau.
Pratiquer le desk sharing :
Dans le desk sharing stricto sensu, un nombre donné de salariés partagent un bureau qui leur est attribué :
– Ils ne s’installent donc pas librement dans l’open-space selon l’envie du matin, mais bien à leur poste,
– Chaque soir, ils font place nette afin de laisser leur bureau disponible pour le collègue qui prendra la suite le lendemain.
Dans la pratique, cependant, beaucoup parlent de desk sharing pour désigner le fait de pouvoir librement choisir son poste de travail dans l’open-space. Une pratique qui permet aux équipes de se mélanger et favorise la communication et le travail collaboratif.
Pour autant, il ne s’agit pas de flex office.
Desk sharing, quelle différence avec le flex office
Le desk sharing décrit un mode de gestion des postes de travail au sein des locaux de l’entreprise.
Le flex office, quant à lui, relève plutôt d’une vision nomade du bureau :
– il n’y a pas de place 100% privative, comme dans le desk sharing,
– mais il prévoit en sus la liberté de travailler à des adresses différentes. On se rend tantôt au siège de l’entreprise, tantôt dans un espace de coworking, un tiers lieu, chez soi… Le flex office s’oppose donc à la fois au bureau à adresse unique ET au poste de travail attribué que le collaborateur retrouve invariablement chaque matin.
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3 principaux avantages du desk sharing
1er avantage : une rationalisation de l’espace de travail
Pourquoi les bureaux se vident-ils ?
Les bureaux sont de facto sous-utilisés du fait des employés qui travaillent à distance ou ne sont pas présents au bureau en même temps. Les raisons :
– Tout ou partie des collaborateurs sont en télétravail,
– D’autres sont en congés (annuels, maladie, maternité, paternité, formation, etc.),
– Les commerciaux sont sur le terrain,
– Les consultants sont chez les clients.
Quelles opportunités ?
Le bureau partagé permet d’optimiser l’utilisation du lieu de travail en réduisant de nombre de bureaux loués. Ensuite, deux possibilités :
– Réaffecter la surface libérée (dans le cas de grandes entreprises par exemple) en revisitant l’aménagement des lieux. Cela dégage de la pace pour créer des salles de réunion ou de brainstorming, salles de pause, espaces individuels ou autres configurations à même d’améliorer le quotidien et imaginer un espace de travail confortable.
– Le plus souvent, ce sera une opportunité de diminuer la surface locative afin de réduire les coûts de l’immobilier d’entreprise… Et par là-même, réduire son empreinte carbone en utilisant moins d’espace et donc de ressources !
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2e avantage du desk sharing : faire émerger de nouveaux modes de collaboration
Fixe vs flexible
En mode bureau traditionnel, chaque employé dispose d’un espace de travail personnel. Cela peut être pratique pour se concentrer sur ses tâches individuelles, mais génère une certaine routine, et ne fournit pas d’occasion de côtoyer des collègues en dehors de sa propre équipe. De là à faire ses pauses avec toujours les mêmes personnes, il n’y a qu’un pas.
Travailler autrement
À l’inverse le desk sharing encourage les nouvelles façons de travailler. Cette organisation permet de croiser un plus grand nombre d’employés du fait de la rotation des effectifs au sein de l’espace de travail partagé.
Autant d’opportunités d’échanger ses idées, ses connaissances ou ses compétences. Finalement, il favorise le networking au sein même de l’entreprise, source d’épanouissement au travail et d’amélioration de la productivité. Il devient alors naturel d’imager un brainstorming composé de membres de services différents, de voir des employés improviser des séances de travail collaboratif pour résoudre un problème, etc.
3e avantage : image de marque renforcée pour l’entreprise
Le flex, une preuve de dynamisme
Le desk sharing rime avec télétravail et donc flexibilité. C’est donc un signal positif pour les candidats et les travailleurs nomades qui seront attentifs à l’autonomie laissée aux collaborateurs dans la gestion de leur semaine. C’est aussi la preuve d’un management qui promeut le travail d’équipe et encourage les interactions entre collègues.
Des locaux upgradés
Ensuite, parce que le desk sharing libère de l’espace, il offre une opportunité de repenser l’aménagement des bureaux de façon à proposer des environnements variés, attractifs et stimulants ! Cela peut conduire les employés à préférer travailler au bureau plutôt qu’à distance, et améliorer le travail collaboratif ainsi que l’engagement.
Indépendamment du fait que de ces aménagements sont propices à l’épanouissement au travail, ils constituent aussi une vitrine pour les clients et fournisseurs.
Un acte responsable
Enfin, le partage de bureau permet de mutualiser les biens, les espaces et l’énergie utilisée pour leur entretien et leur utilisation (chauffage, climatisation, etc.). Il contribue en cela à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise et contribue donc à sa stratégie RSE. Un critère qui intéresse de plus en plus les jeunes talents aussi bien que les clients.
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3 principaux inconvénients du desk sharing
1er inconvénient : une solution qui ne convient pas à tous
Des bureaux impersonnels
Le desk sharing « prive » les employés des bureaux de la possibilité de personnaliser un poste de travail qui doit être restitué dans son état d’origine chaque soir. Selon les sensibilités, cela peut conduire à une perte de repères et un désinvestissement pour un lieu que l’on juge impersonnel.
La solution sera alors de veiller à concevoir des espaces attractifs et chaleureux : en s’inspirant des codes de la maison par exemple (apporter des livres, se permettre d’autres assises que les incontournables sièges à roulettes noirs, poser des lampes sur les bureaux, ajouter des accessoires de décoration, des photos d’équipe au mur, etc.) ou en soignant particulièrement le design.
Des conditions de travail inconfortables
Travailler dans les espaces partagés plus ou moins qualitatifs (coworking, tiers lieux, lobbies d’hôtel, etc.) est devenu habituel pour les collaborateurs nomades. Mais par contraste, certains apprécient de retrouver un bureau bien à eux quelques jours par semaine.
Ils organisent leurs tâches en fonction de leur agenda et s’attendent à bénéficier de conditions de travail optimales quand ils se rendent au siège. Assurez-vous que votre planification du desk sharing est comprise et respectée : il est impensable qu’un collaborateur se présente au bureau et trouve sa place occupée…
De même, il est indispensable de proposer un espace de travail confortable : calme, fonctionnel, ergonomique & convivial.
2e inconvénient du desk sharing : une organisation qui requiert d’adapter l’espace de travail
Pourquoi réaménager les locaux ?
Vous l’aurez compris, une organisation en bureau traditionnel peut rarement basculer en espace partagé sans quelques aménagements préalables. Il y a un risque de perte de productivité liée :
– Au bruit (bavardages, appels téléphoniques, photocopieuse, machine à café, etc.),
– Aux allées et venues,
– À la déshumanisation d’un lieu que personne n’investit réellement, etc.
Puisque l’intérêt majeur du desk sharing est d’inviter à travailler autrement et encourager le collaboratif, il est essentiel de proposer des espaces où cette émulation est possible sans nuire aux autres. Salles de réunion, zones calmes et zones animées, salles de brainstorming permettront à chacun de se répartir selon ses besoins.
Comment s’adapter sans se ruiner ?
Le recours à un space planner afin d’optimiser les locaux de l’entreprise et les aménager à moindre frais pourra s’avérer judicieux. Une autre solution sera de louer des bureaux au sein d’un espace de coworking.
Le modèle de ces centres d’affaires repose en effet sur le principe du bureau partagé : ils le maitrisent donc parfaitement. Leurs services sont pensés pour allier flexibilité et épanouissement des collaborateurs, avec des espaces de travail ergonomiques, chaleureux, pourvus de nombreuses salles de réunion, espaces bar, salles de repos, etc.
3e inconvénient : une culture d’entreprise qui s’étiole
Bien organisé, le desk sharing est une solution aussi économique pour l’entreprise que vertueuse pour ses collaborateurs. Mal déployé, il peut en revanche devenir un véritable point faible. Mauvaise organisation de l’attribution des places, absence d’une charte de bonne conduite (concernant le bruit et le clean desk), locaux inadaptés… représentent un véritable risque d’inconfort, de perte de productivité et de désengagement.
Les symptômes d’un desk sharing mal géré
À terme, c’est la culture d’entreprise qui peut être atteinte et donc son attractivité :
– Des équipes qui estiment que leur employeur cherche à réduire le nombre de postes de travail loués pour faire des économies au détriment de leur qualité de vie au travail,
– Des travailleurs nomades qui constatent que leurs conditions de travail sont meilleures à la maison ou dans des espaces de coworking,
– Une atmosphère entre les collaborateurs qui se dégrade,
– Des employés qui préfèrent travailler à distance et qui viennent au bureau à reculons…
Comment y remédier ?
Palier ces risques n’a rien de complexe. Pensez à :
– Accompagner les managers puis des équipes elles-mêmes sur les motivations de ce changement : économiques, environnementales, managériales…
– Communiquer sur l’organisation prévue et les modalités de rotation sur un même poste de travail,
– Procéder à un tour d’horizon des bureaux dans leur état actuel afin de lister les besoins d’aménagements (faut-il ré-affecter des bureaux en salles de réunion, installer des phone box pour éviter les appels dans l’open-space, etc.),
– Veiller à prendre régulièrement de pouls de vos équipes et rester à l’écoute en cas de doléances !
Si la pratique du desk sharing se répand, c’est bien parce qu’elle est dans l’ère du temps. Continuer de louer, d’éclairer, de chauffer des bureaux inoccupés ne fait plus tellement sens. Alors, faut-il partager son bureau ? Oui !
Simplement, donnez-vous les moyens d’organiser votre desk sharing et/ou flex office de façon respectueuse afin d’en ressentir les nombreux bénéfices : on vous explique en détail ?
