Que vous soyez commercial, manager, assistant ou chef de projet, vous serez forcément amené à produire des comptes-rendus de réunion. Alors si vous en avez assez de taper à 300 à l’heure et de vous prendre la tête sur vos notes incompréhensibles au moment de rédiger votre compte-rendu… Entrez dans l’ère « Beesy » !
Quoi de plus fastidieux que la rédaction du compte-rendu de la réunion de la semaine dernière quand on est adepte du travail en équipe ? Pas de panique, on a trouvé la solution qui va transformer votre « busy-life » en « Beesy-life ».
… Beesy… qu’est-ce que c’est ?
Beesy est un outil de travail en équipe disponible sur iPad, Mac et PC et qui, grâce à son système de prise de notes intelligent, vous permet de générer automatiquement des listes de tâches pour chacun de vos collaborateurs.
Beesy pour organiser votre travail en équipe
Après avoir installé l’application via l’app store, Beesy s’ouvre sur votre « dashboard » et vous offre une vision globale de vos notes et vos tâches en cours. Votre écran devrait être scindé en 4 parties correspondant chacune à un degré d’urgence et d’importance :
- urgent ET Important,
- urgent mais pas important,
- important mais pas urgent,
- ni urgent ni important)
(… Petit clin d’oeil à Eisenhower, ce bon vieux génie de la matrice organisationnelle !)
Vous pouvez aussi affecter une ressource spéciale par tâche ou encore définir une deadline pour chacune des listes de votre compte-rendu : idéal pour le travail en équipe.
Comme de nombreux logiciels type Evernote ou Asana, vous pouvez afficher vos tâches par ressources ou par projet, ce qui vous offre une vision particulière selon vos priorités.
Et, bien évidemment, Beesy performe comme outil de travail en équipe puisque vous pouvez synchroniser votre dashboard Beesy avec votre agenda Google (et celui de vos collaborateurs) pour avoir une vision globale de vos tâches et rendez-vous pour le mois en cours.
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Prise de note ne rimera plus avec prise de tête
Avec Beesy, la prise de note devient un jeu d’enfant. Et si on vous disait qu’un simple toucher vous permettait de structurer votre compte-rendu de 5 pages ? Et bien c’est désormais possible avec les modèles prédéfinis de cet outil de travail. Et si on ne vous a pas encore convaincu… Le petit plus : pas besoin de relire vos notes pour les classer, les listes de tâches sont directement générées ! A l’issue de votre réunion, vos notes sont d’ores et déjà structurées et là aussi, un simple toucher vous permettra d’envoyer votre compte-rendu -digne des meilleurs logiciels de design- par mail.
Un outil de travail de base mais pas que
Cet outil de travail ne s’arrête pas là : il propose de nombreuses options qui vous permettront d’optimiser votre travail en équipe.
- l’option Beesy Sync vous donne la possibilité de synchroniser vos données avec 1 ou plusieurs iPad gratuitement si vos actions ne dépassent pas les 50 par mois et vos pièces jointes 25Mb. Pour 5€ de plus, vous aurez accès à un stockage de près d’1 Gb et une synchronisation illimitée vers tous vos appareils.
- l’option Beesy Web est entièrement gratuite et vous donne la possibilité de créer des notes sur le web mais vous ne pourrez malheureusement pas créer de nouveaux projets ou exporter vos comptes-rendus. Cependant, si vous avez l’application iPad, il est possible de synchroniser les données, et les exporter depuis votre iPad, ou encore créer des projets sur cette plateforme. Un abonnement Beesy Sync est dans ce cas, fortement recommandé.
- l’option Beesy & Co vous permettra de recevoir des alertes et notifications au moment de la réalisation d’une tâche à l’un de vos collaborateurs et votre équipe sera ainsi au courant de l’avancement de votre projet… pour 5€ de plus par mois.
Au final, le travail en équipe avec Beesy ça coûte quoi ?
La version iPad est accessible à partir de 4,99€ et le prix de la version desktop varie de rien du tout (gratuit) à 15€ par mois… Investissement mensuel qu’il faudra ensuite multiplier par le nombre d’employés qui collaboreront ensemble sur cet outil de travail en équipe.
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