Les bureaux flexibles ont la cote et bouleversent l’offre d’immobilier tertiaire.
L’offre en espace de coworking en France a ainsi connu une croissance impressionnante de 23% entre 2022 et 2023 (plus de +100% depuis 2019 !). Pourquoi un tel engouement pour cette solution ? Décodage et avantages.
Les contrats de bureaux flexibles (à ne pas confondre avec le flex office ou le desk sharing) se sont imposés à la suite du confinement. Cette solution permet aux entreprises de se protéger en cas de baisse d’activité, mais aussi d’optimiser le nombre de postes de travail loués (et donc leurs charges immobilières) à l’ère du télétravail.
Alors, quelques années plus tard, le bureau flexible était-il un effet de mode ou a-t-il fait ses preuves au point de devenir la formule idéale vs le bail traditionnel ?
Bureaux flexibles, définition
La notion de bureau flexible couvre à la fois un type de contrat et un nouvel usage au travail. Cette prestation de service a vu le jour partout en Europe, notamment à Paris, Lyon et toutes les grandes métropoles en réponse aux nouvelles attentes des entreprises et de leurs collaborateurs. Les offres de bureaux flexibles sont donc le fruit de besoins exprimés.
Assouplir le bail 3-6-9
C’était la norme, c’est devenu une alternative parmi d’autres en France. En effet, s’engager dans un bail 3-6-9 est bien trop contraignant pour les jeunes entreprises encore fragiles ou pour celles en croissance qui ont besoin de pouvoir agrandir leurs espaces de travail rapidement.
En cas de crise majeure, ce type de bail peut en outre faire plonger un peu plus l’entreprise en difficulté.
À lire aussi : Plan de continuité d’activité (PCA), mode d’emploi
👉 Le contrat en bureau flexible est un contrat de services qui permet de louer un bureau, à partir d’un moins renouvelable, et de le résilier à tout moment avec un délai de préavis d’une durée de deux mois (le plus souvent).
Proposer de nouvelles prestations de service
Selon le baromètre de la QVT Actinéo 2023, les employés attendent aujourd’hui de leur bureau qu’il soit un lieu de sociabilisation, agréable à vivre, enrichi de services sur place, mais aussi responsable !
Autant de critères difficiles à remplir pour une entreprise isolée. L’un des avantages des opérateurs de bureaux flexibles est qu’ils sont parfaitement connectés aux nouvelles attentes des employés comme des employeurs. Ils proposent :
– des environnements conçus pour simplifier et agrémenter les journées tout en étant propices à la productivité,
– mais aussi des espaces pensés pour permettre le flex office ou autres organisations de travail hybride,
– se trouvent dans des lieux mutualisés pour réduire l’empreinte carbone de son bureau. Demandez au commercial de faire le point sur les labels et process en matière d’immobilier responsable et vous expliquer comment ça marche.
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Les quatre piliers des bureaux flexibles
Le bureau flexible l’est à plus d’un titre et c’est pourquoi il répond aux besoins de l’entreprise aujourd’hui.
La flexibilité capacitaire
Comme évoqué plus haut, le premier intérêt des bureaux flexibles est qu’il offre la possibilité de :
– moduler le nombre de postes de travail sans pénalité, à la hausse comme à la baisse,
– dispatcher les collaborateurs entre bureau privatif et coworking pour optimiser les coûts de location, mais aussi casser la routine et proposer un environnement dynamisant aux employés.
À charge pour le commercial de vous guider vers la formule initiale la plus adaptée en étudiant le type de management et l’organisation de votre entreprise.
La flexibilité géographique
Ici, on parle de la variété des emplacements géographiques que votre opérateur de bureau peut vous proposer.
Quelle que soit la configuration que vous envisagez, bureaux privatifs ou un mix bureau et coworking, le bureau flexible permet d’envisager d’avoir plusieurs adresses et lieux pour vous installer au plus près de vos besoins.
L’importance du réseau d’espaces proposé par votre opérateur est alors déterminant.
Aujourd’hui plus rien n’empêche une entreprise d’avoir un siège social plus petit dans un quartier prisé, et de proposer à ses collaborateurs un espace de travail en coworking au plus près de chez eux.
La flexibilité de l’offre
Enfin, le bureau flexible est pensé pour répondre à vos besoins et faire du sur-mesure.
Les opérateurs de bureaux flexibles se distinguent par la richesse de la typologie des espaces de travail à votre disposition. Aujourd’hui, vous envisagez peut-être le flex office avec une alternance bureau privatif et home office ? Mais pourquoi pas, demain, vouloir privilégier le lien social et demander à vos collaborateurs de se réunir soit par équipes, soit par affinités, soit par zone géographique pour travailler ensemble et non plus isolés ?
Certaines entreprises ont ainsi dans un même site des bureaux privatifs et des postes de travail en coworking, auxquels votre équipe a accès quand elle souhaite changer d’environnement. Le bureau flexible, c’est une multiplicité de lieux et la capacité de répondre à toutes les attentes.
À lire aussi : Le lien social en entreprise, l’affaire de tous
La flexibilité horaire
Alors qu’il devient de plus en plus difficile de refuser aux collaborateurs de décaler leurs horaires (dans la limite du raisonnable bien sûr !), elle constitue aussi un atout. Il y a des lève-tôt, des employés qui veulent éviter les pics d’affluence dans les transports… Il y a aussi votre équipe en poste à l’international qui impose des réunions à des horaires inhabituels.
Bref, disposer d’un bureau flexible pour lequel les collaborateurs ont un badge et sont donc autonomes peut s’avérer pratique.
Quelles différences entre un contrat de bureau flexible et un bail 3-6-9 ?
Pas simple de se représenter son quotidien dans son nouveau bureau en fonction du type de contrat choisi ! On vous résume donc les points essentiels à retenir :
À lire aussi : Les différents types de bail d’entreprise
Le bail 3-6-9 en résumé
Engagement longue durée
Le bail traditionnel impose une location ferme d’au moins trois ans et n’est résiliable qu’au bout de chaque échéance. Les pénalités de sortie avant terme sont lourdes et impactantes.
Charges et coûts liés à vos locaux
En plus de la location du bureau, vous devez ajouter à vos charges la maintenance, l’entretien, la consommation d’énergie, etc. de votre bureau.
Attention : la somme des coûts de location sur la durée du bail figurent en dette au bilan de l’entreprise (norme IFRS 16).
Gestion et sécurité de l’immeuble
– Parce que le bail ne couvre pas tous les services utiles au fonctionnement de votre entreprise, vous devez gérer vous-même tous les intermédiaires utiles à la gestion de vos bureaux (bailleur, ménage, imprimante, opérateur internet, etc.).
– L’accueil de vos clients n’est pas inclus, de même que le contrôle des accès à vos locaux.
– Les bureaux sont loués vides et non équipés (sans mobilier, IT, Wifi) ; vous devez donc prévoir l’achat de mobilier adapté aux lieux, mais aussi les frais et la gestion du déménagement.
Les services et petites attentions quotidiennes pour votre entreprise et vos équipes
– S’agissant d’un bail, vous êtes seul avec vos employés dans vos bureaux : il n’y a donc pas d’occasion de networking, de partage et d’émulation.
– Aucune animation n’est proposée pour vous aider à fédérer votre équipe et renforcer votre marque employeur. Vous gérez vous-même l’épanouissement de vos employés sur leur lieu de travail.
– Vous ne disposez pas d’espaces annexes proposant des prestations mutualisées (restauration, salles de réunion, salle de sport, etc.).
– Vos salles de réunion sont figées et en nombre prédéfini.
– Pas de prestation particulière pour votre équipe en télétravail.
Le contrat de bureau flexible, comment ça marche ?
Engagement
Le contrat en bureau flexible est un type de contrat prévu pour des durées de location courtes et souples (de 1 mois à plusieurs années). Il permet si nécessaire de rompre l’engagement à moindres frais, avec un préavis de deux mois, contrairement au bail 3-6-9.
Charges et coûts immobiliers
Le bureau flexible est un contrat de prestations de services. Il inclut donc des charges et frais de fonctionnement de l’immeuble, mais aussi l’accès à des espaces communs aux différentes entreprises locataires.
Bon à savoir : Pas de dette au bilan de l’entreprise, la prestation constitue une charge de l’exercice (norme IFRS16).
Gestion et sécurité
– Votre opérateur de bureaux est le point de contact unique de votre entreprise et de vos salariés pour tout ce qui concerne la gestion de vos bureaux.
– Les immeubles sont sécurisés (badges d’accès, vidéosurveillance et accueil du public).
– Vos bureaux sont fournis tout équipés et clés en main (mobilier, Wifi HD sécurisé, reprographie, etc.) et personnalisables. Vous pouvez si vous le souhaitez vous faire assister pour votre déménagement (service non inclus).
Les services et petites attentions quotidiennes pour votre entreprise et vos équipes
– Les opérateurs de coworking disposent de tous types d’espaces communs à disposition des entreprises : restauration, salles de réunion, salle de sport, jardin, rooftop, etc.
– Ils organisent plusieurs fois par mois des afterworks, petits-déjeuners, conférences… autant d’animations gratuites afin de permettre aux employés de s’épanouir dans un environnement stimulant et de renforcer la productivité. D’autres activités sont proposées aux employés à des tarifs avantageux.
– Vous avez accès à un large choix de salles de réunion sur place, dont vous pouvez faire modifier l’agencement. Vous pouvez aussi louer des salles dans tous les espaces de travail du réseau pour optimiser les déplacements des intervenants.
– Votre équipe en télétravail a accès gratuitement à un réseau national et/ ou international d’espaces de travail, mais aussi aux services proposés dans chacun de ces lieux. Pour en profiter il suffit juste faire une recherche pour trouver coworking idéal, puis réserver son poste en ligne via l’appli.
Vous savez tout sur les bureaux flexibles ! Les offres sont nombreuses, alors si vous êtes à la recherche de nouveaux espaces, voici le plus important à retenir pour vous décider : choisissez un opérateur de bureau qui se positionne comme un partenaire et non pas un simple bailleur.
Cela commence dès la relation avec le commercial. Savons-nous vous écouter, pouvons-nous adapter nos solutions à vos besoins, disposons-nous de tous les services utiles et clés en main (type appli de booking pour réserver son poste de travail si vous avez une organisation hybride), etc. Quelles sont les valeurs portées par la marque ?
Bien souvent, venir visiter un espace ou demander à tester une journée de coworking avec son équipe permet de bien appréhender ces questions. Nous sommes présents à Paris, Lyon, Bordeaux, Lille et Brest et vous attendons pour vous faire découvrir nos locaux.
