Sans cadre formalisé, le télétravail peut générer des flous juridiques, des inégalités internes ou des tensions managériales. Autant d’écueils qui peuvent être évités en fixant les règles et bonnes pratiques dans une charte de télétravail.
Que dit la loi ? Quelles mentions doivent y figurer et comment l’intégrer dans une politique RH cohérente et attractive ?
Ce guide vous propose un décryptage complet pour structurer votre charte et organiser un flex office qui devienne un levier de performance et de bien-être durable.
Qu’est-ce qu’une charte de télétravail ?
Une charte de télétravail formalise les modalités d’organisation du travail à distance au sein d’une entreprise. Elle définit le cadre réglementaire, les droits et obligations des employés et de l’employeur, comme les critères d’éligibilité des salariés, les plages horaires, les outils mis à disposition, les indemnités éventuelles, ainsi que les principes de sécurité et de confidentialité des données.
Les obligations légales :
La charte de télétravail n’est pas obligatoire, mais a l’avantage de sécuriser les relations contractuelles, éviter les frustrations et garantir une organisation fluide.
Il est revanche obligatoire de formaliser le télétravail, qui est encadré par le Code du travail, notamment par l’article L.1222-9. Ce texte précise qu’il doit être formalisé au choix par :
– Accord collectif,
– Charte
– Accord entre l’employeur et le salarié. Les ordonnances Macron de 2017 ont en effet simplifié l’adoption du télétravail en supprimant l’obligation d’un avenant au contrat de travail.
Bon à savoir : les obligations en matière de télétravail
Tout employeur peut décider d’instaurer le télétravail, à condition de respecter certaines règles fondamentales :
- Volontariat : le salarié être d’accord, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (ex. crise sanitaire).
- Égalité de traitement : les salariés en télétravail doivent bénéficier des mêmes droits que ceux travaillant en présentiel (accès aux informations, formations, évolution de carrière, etc.).
- Droit à la déconnexion : l’entreprise doit veiller au respect des heures de travail et à l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
- Prise en charge des équipements : l’employeur n’est pas tenu de rembourser les coûts induits par le télétravail comme le chauffage, le wifi, etc. (sauf convention ou accord collectif contraire). Concernant les équipements nécessaires à l’activité (ordinateur, accès aux logiciels, VPN sécurisé, etc.), le Code du Travail sous-entend en revanche que l’entreprise doit fournir le matériel nécessaire, puisque l’article L.1222-10stipule que : « L’employeur est tenu d’informer le salarié de toute restriction à l’usage d’équipements ou outils informatiques mis à disposition pour le télétravail, ainsi que des sanctions en cas de non-respect. »
LE GUIDE GRATUIT POUR BIEN CHOISIR VOS BUREAUX
- Décryptez le prix par poste d'un bureau flexible
- Optimisez vos charges immobilières
- Bureaux flexibles vs bureaux traditionnels : le match
- Bien choisir son bureau flexible
- 3 études de cas d'entreprises : grand compte, PME, start-up
Comment rédiger une charte de télétravail en 5 étapes
1 – Analyse des besoins :
Identifier les attentes des équipes et les impératifs organisationnels de l’entreprise : métiers éligibles, fréquence, équipements, sécurité des données, lieux autorisés ou recommandés.
Des espaces de travail comme Wojo accueillent ainsi des entreprises qui proposent à leurs équipes un mix home office et coworking. En jeu, la possibilité pour les équipes de se retrouver, le maintien du lien social, la stimulation inhérente aux espaces collaboratifs, etc. Les salariés profitent ainsi d’un réseau de 170 espaces partout en France pour travailler à deux pas de chez soi dans un environnement professionnel.
2 – Consultation du CSE :
Conformément à l’article L.2312-8 du Code du travail, le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté (s’il existe) pour toute modification des conditions de travail. À ce titre, la mise en place du télétravail est donc concernée. Le consulter en amont permet de s’assurer que la charte sera bien accueillie et donc respectée.
3 – Rédaction du document :
Comme évoqué plus haut, la mise en place du télétravail est encadrée par l’article L.1222-9 du Code du travail. Elle fixe sept mentions obligatoires à faire figurer dans un accord, une charte ou, à défaut, à faire approuver aux salariés.
| Mentions obligatoires | Mentions recommandées |
|---|---|
| Conditions de passage en télétravail et de retour au mode initial, en particulier en cas d’épisode de pollution. | Si l’entreprise choisi verser des indemnités : conditions de remboursement des frais engagés par le salarié (électricité, etc.) |
| Acceptation par le salarié : par mail, par signature d’un avenant, etc. | Equipements fournis : ordinateur, logiciels, connexion internet. |
| Contrôle du temps de travail (ou de régulation de la charge de travail). | Clauses de confidentialité : règles concernant la protection la protection des informations traitées à distance |
| Créneaux horaires durant lesquels l’employeur peut contacter le salarié. | Droit à la déconnexion : mesures pour assurer le respect du droit à la déconnexion. |
| Organisation pour les télétravailleurs handicapés. | Santé au travail : recommandations & mesures de prévention des risques professionnels spécifiques au télétravail. |
| Organisation pour les salariées enceintes. | Collaboration : ressources matérielles et canaux de communication à utiliser. |
| Organisation pour les aidants. | Travail hybride : recommandations de participation aux réunions à distance, maintien du lien social, etc. |
4 – Validation par la direction :
Cela va sans dire : selon la personne chargée de la rédaction, il faudra soumettre le document aux RH et au service juridique de l’entreprise, s’il existe, avant diffusion.
5 – Diffusion auprès des collaborateurs :
Une charte n’a d’impact que si elle est lue et comprise par les collaborateurs. Plusieurs canaux sont à privilégier : e-mailing, intranet, affichage dans les locaux (obligatoire si la charte est annexée au règlement intérieur), présentation en réunion d’équipe, annexion aux documents d’onboarding des nouvelles recrues, etc.
Exemple de plan pour une charte de télétravail exhaustive
Le plan ci-dessous est proposé à titre informatif et n’a pas de valeur juridique, mais il peut servir de base (les mentions signalées par une astérisque sont celles obligatoires) Légifrance propose un modèle disponible en téléchargement ici.
Principes généraux
Conditions de passage en télétravail et de retour au mode initial* :
– Métiers concernés et salariés éligibles.
– Jours de télétravail et de présentiel ; réversibilité.
– Adresses du / des lieux de télétravail et de présentiel : home office, coworking, autre…
– Heures de connexion ; modalités de contrôle du temps de travail* ; comptage des heures supplémentaires.
– Transition et organisation du retour au présentiel.
Équipements et logiciels mis à disposition par l’entreprise : ordinateur, casque, téléphone, logiciels, etc.
Règles de sécurité et de confidentialité.
Indemnités : participation aux frais à domicile, etc.
Management, ergonomie & bons usages
Modalités de suivi de la performance.
Détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié*.
Rappel sur le droit à la déconnexion et avertissement sur les risques liés à la « sur connexion ».
Recommandations d’aménagement du poste de travail en home office.
À lire aussi : Prévenir les troubles musculosquelettiques
Cas particuliers
Télétravail en raison de pic de pollution* (home office, mobilité douce pour se rendre à une autre adresse, etc.).
Télétravailleurs handicapés*.
Salariées enceintes*.
Aidants*.
Formalisation de l’accord du salarié*
Accord par mail, signature d’un document, etc.
Pourquoi mettre en place une charte de télétravail ?
Avantages
Mettre en place une charte de télétravail offre un cadre qui bénéficie autant à l’entreprise qu’aux salariés.
Pour l’employeur :
En fixant les modalités du travail distanciel, elle assure son bon déroulement, l’équité entre les employés. Elle permet aussi de maîtriser les risques informatiques et la protection des données sensibles.
✨Enfin, en planifiant le télétravail, une charte permet à l’entreprise de définir combien de postes de travail en présentiel lui sont vraiment nécessaires et ainsi organiser un flex office respectueux des conditions de travail, à distance comme au bureau.
✨Cette planification permet aussi d’optimiser les coûts de l’empreinte immobilière de l’entreprise en optant, pourquoi pas, pour des solutions plus flexibles qu’un bail 3/6/9 qui correspondent mieux à la réalité des jours de présence de ses salariés au bureau.
Pour le salarié :
La charte offre un repère clair qui permet de s’organiser sereinement puisqu’elle précise ses droits & obligations, les horaires, les équipements mis à sa disposition et les indemnités éventuelles. Elle aborde tous les enjeux du travail hybride, comme l’importance de la maîtrise des logiciels de travail à distance, de l’ergonomie du poste de travail, etc.
✨Une charte du télétravail reflète les préoccupations, la souplesse et la bonne organisation de l’entreprise. À ce titre, elle est aussi un levier d’attractivité RH pour l’entreprise, facilitant le recrutement et la rétention des talents.
Quels risques en l’absence de charte
L’absence de cadre officiel rend possibles les incohérences dans l’application du télétravail, des malentendus et des contentieux :
– usages différents selon les services, utilisation variable des équipements numériques, risques informatiques, difficulté à mesurer la performance des collaborateurs en télétravail, etc.
– des salariés qui contestent un refus de télétravail, demandent un remboursement de frais non prévu par l’employeur, télétravaillent à l’étranger avant ou après leurs congés, ou prennent certaines libertés sans en mesurer les conséquences,
– sans contrôle clair des horaires, les risques de sur connexion et d’atteinte au droit à la déconnexion sont accrus. De même pour les jours en présentiel, qui doivent être définis afin de permettre à l’entreprise de fournir à chacun un poste de travail lorsqu’il vient sur site,
– des usages mal définis peuvent enfin entraîner des inégalités de traitement entre salariés, nuire à une bonne communication, créant des tensions internes et une discrimination involontaire.
✨Finalement, sans charte télétravail, l’entreprise s’expose à des risques juridiques, organisationnels, voire à du ressentiment entre salariés qui s’estiment traités de manière inéquitable.
Charte vs. accord collectif vs. accord salarié-employeur ?
Le télétravail peut être instauré selon trois modes distincts :
L’accord collectif :
Négocié avec les représentants du personnel, il a une valeur juridique supérieure à la charte et s’applique à tous les salariés. Il est recommandé pour les entreprises ayant un grand nombre d’employés à distance.
La charte :
Élaborée par la direction, elle pose les bonnes pratiques attendues mais ne s’impose pas aux collaborateurs : c’est plutôt un guide des bons usages. Elle est utile pour structurer la politique interne.
L’accord individuel salarié-employeur :
Enfin, le télétravail peut être accordé via un accord informel ou un avenant au contrat de travail pour des cas spécifiques.
Le choix entre ces options dépend de la taille de l’entreprise, du nombre de télétravailleurs et du niveau de flexibilité souhaité.
Comment mettre en place un télétravail vertueux ?
Vous avez rédigé votre charte ? Bravo ! Pour tenir ses promesses (autonomisation, épanouissement, attractivité, etc.), le télétravail doit cependant être déployé avec vigilance. Voici quelques pistes.
Privilégier le télétravail en coworking
Le home office apparait souvent comme la solution la plus économique mais il a pourtant ses limites (isolement social, manque d’ergonomie, envahissement de la sphère privée, etc.).
À l’inverse il a été estimé par l’Institut Asterès que travailler dans un espace de coworking génère un gain de productivité de 11 000 € / an / collaborateur. Pourquoi ? Les collaborateurs y trouvent un cadre stimulant, pourvus de services qui améliorent la QVT et favorisent les interactions avec des personnes extérieures à l’entreprise. À la clef, une émulation saine et enrichissante qui profite à toutes les parties.
✨Avec un réseau de quelques 170 espaces de travail en France et en Europe, Wojo met à disposition des bureaux flexibles, postes en coworking, bureaux privatifs et salles de réunion. Les collaborateurs accèdent ainsi à des environnements de travail inspirants, ergonomiques et stimulants, équipés de connexion internet haut débit, d’espaces de convivialité et de nombreux services.
Se faire accompagner dans la mise en place du flex office
Lorsque l’on passe au flex office, on peut générer jusqu’à 30% d’économie sur son loyer de bureau : de quoi financer l’équipement de ses collaborateurs en home office et / ou l’accès à des espaces de coworking !
À lire aussi : Pourquoi et comment passer au flex office
Chez Wojo, une équipe d’experts vous accompagne pas à pas, en commençant par une proposition sur mesure en fonction de vos besoins, contraintes et objectifs.
