Bureau Opéré : la version confidentielle du coworking

Moins connu que son alter ego le coworking, le bureau opéré s’est taillé la part du lion dans la révolution du marché de l’immobilier tertiaire en France. De quoi s’agit-il ? Quels sont ses avantages et inconvénients par rapport au bail classique et au coworking ? On vous dit tout sur le bureau opéré.

Vous êtes à la recherche de vos futurs bureaux et vous souhaitez faire le point sur les différentes solutions et types de contrats de location ? Comme vous avez raison ! Car au-delà du prix, de la localisation et de la surface de vos locaux, le contrat qui vous lie est un critère majeur pour l’avenir de votre entreprise et le bien-être de votre équipe.

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On vous l’accorde, en matière d’immobilier tertiaire, les solutions sont si nombreuses qu’il n’est vraiment pas simple de s’y retrouver. C’est peut-être encore plus difficile à Paris, où l’offre de location de bureaux est considérable. Vous constatez des écarts de prix à surface équivalente que vous ne comprenez pas ? C’est parce qu’un loyer inclut des variables auxquelles il faut impérativement s’intéresser.

Pas de panique ! On prend le cas particulier des bureaux opérés pour vous expliquer tout ce qu’il y a à savoir. Et si vous vous découragez, cliquez ci-dessous : un expert Wojo se fera un plaisir d’étudier votre situation afin de vous expliquer quel type de contrat est le plus adapté pour vous.

Qu’est-ce qu’un bureau opéré

Le bureau opéré est une offre de location d’espaces de travail, au même titre que le coworking ou le bail 3/6/9. Il constitue une solution intéressante pour une entreprise qui a besoin de flexibilité et de durée d’engagement raisonnable, mais qui ne se retrouve pas dans l’ADN collaboratif du coworking.

Contrairement aux bureaux traditionnels loués par bail classique, le bureau opéré est loué avec un contrat de prestation de services. Concrètement, cela signifie que :
– Vous optez pour un espace de travail proposé clé en mains (bureaux équipés, connexion wifi haut débit opérationnelle, etc.),
– Le contrat prévoit un certain nombre de services inclus (dont l’entretien et la maintenance),
– Vos bureaux sont gérés par un opérateur spécialisé,
– Le bureau opéré est loué pour une durée sensiblement plus courte que le bail 3/6/9, en général à partir de 12 mois,
– Le contrat est résiliable à tout moment, avec un préavis de 3 à 6 mois selon les opérateurs.

Vous l’aurez compris, le bureau opéré est une solution proche du coworking. Elle conviendra à toute entreprise (des grands groupes aux travailleurs indépendants en passant par les startups) en recherche de flexibilité et de simplification administrative.

Mais dans ce cas, nous direz-vous, quelle est la différence avec un espace de coworking ? Essentiellement la confidentialité, puisque comme pour le bail traditionnel, le bureau opéré accueille une seule entreprise dans son local : vous êtes le seul locataire.

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Bureau opéré, bail 3/6/9 et coworking, quelle différence ?

Chacune des trois solutions a son intérêt. Mais il y a quelques différences de taille à avoir en tête car elles impactent le montant de votre loyer et la vie de votre équipe.

Bureau opéré vs bail 3/6/9

Le bureau opéré s’oppose au bail 3/6/9 grâce à :
– Une durée d’engagement et des modalités de résiliation assouplies,
– Un contrat de prestation de services qui vous libère de toute préoccupation liée à la gestion de vos bureaux.

Mais il est similaire au bail traditionnel dans le sens où :
– L’entreprise est locataire unique de ses locaux : votre équipe dispose librement des salles de réunion, espace de restauration ou salle de sport le cas échéant, reprographie, etc.
– Votre entreprise supporte seule les frais de fonctionnement du bâtiment. Si vous êtes à la recherche d’une grande surface, vous aurez donc un loyer en conséquence.

L’offre en coworking

À l’inverse, un espace de coworking :
– Partage ses locaux entre ses différents locataires, constituant ainsi une communauté et favorisant l’émergence d’une nouvelle façon de travailler.
Grands groupes, TPE/PME, startups et freelances se côtoient ainsi dans les espaces collaboratifs et à l’occasion d’afterworks, conférences ou autres activités proposées. Elles trouvent des conditions de travail et services propices à leur activité comme à l’épanouissement de leur équipe, dans un cadre convivial et stimulant.
– Son modèle repose sur la mutualisation des services et des espaces de travail afin d’optimiser les charges des entreprises. Open spaces, bureaux partagés, bureaux individuels à la carte, salles de réunion, bar, salle de sport sont mis à disposition des travailleurs toutes entreprises confondues.
– Cette mutualisation se répercute dans le bilan carbone des entreprises utilisatrices de bâtiments partagés, puisqu’elle permet que tous les espaces soient utilisés, sans perte d’énergie pour chauffer des bureaux inoccupés une partie du temps. Les émissions de carbone liées à son entretien et à son fonctionnement sont aussi mutualisées, construisant un modèle plus vertueux.

À lire aussi : Pourquoi faire du coworking ? Les avantages pour les entreprises et leur équipe

Partout en en France, les grands acteurs comme Wojo, offrent ainsi des espaces de travail à la surface généreuse et au design abouti. Ils rivalisent en outre d’imagination pour proposer des offres flexibles enrichies de services inspirants… à des prix concurrentiels.

Quels sont les services proposés dans un contrat en bureau opéré ?

Un des principaux avantages des bureaux opérés réside dans la gamme de services inclus, qui permet aux entreprises de :
– Se concentrer sur leur cœur de métier sans se soucier de la gestion de leurs bureaux,
– Améliorer le bien-être et la productivité de leur équipe avec des services attractifs.

Ces services varient évidemment selon le standing du bureau opéré et impactent le prix final, au même titre que l’emplacement ou la surface louée. Voici les principaux services.

Les équipements proposés dans un bureau opéré :

• Mobilier et équipement clé en main : les bureaux et les espaces détente du bâtiment sont équipés avec du mobilier moderne, ergonomique et fonctionnel. Tout est prêt à l’arrivée de l’entreprise, qui n’a pas à se préoccuper de l’aménagement de ses nouveaux bureaux et peut se mettre au travail immédiatement.
• Aménagement spécifique et personnalisation des bureaux : pour celles.ceux qui prévoient de louer leurs espaces pendant un certain temps, les contrats de bureaux opérés offrent la possibilité de personnaliser vos locaux aux couleurs de l’entreprise.
• Accès internet haut débit et reprographie, connexion wifi et support en cas d’incident sont inclus dans le contrat.

Le type d’espaces mis à disposition :

• Salles de réunion et espaces de coworking, à disposition exclusive des collaborateurs de l’entreprise.
• Espaces de détente et bien-être : salles de pause, coins cuisine, salons, etc.

Les charges incluses dans un contrat de bureau opéré :

• Les consommations d’énergie sont incluses dans le prix de votre location (chauffage, climatisation, éclairage, ascenseurs, etc.)
• Sécurité, ménage et maintenance : c’est le principe même du bureau opéré. La sécurité des espaces de travail, la maintenance et l’entretien des lieux sont inclus. Assurez-vous tout de même du niveau de prestation.

Autres services possibles :

• Services de conciergerie et de réception.
• Restauration sur place.
• Domiciliation.
• Et bien d’autres, selon le niveau de gamme de l’opérateur.

Quels sont les avantages et inconvénients du bureau opéré ?

Vous l’avez compris, les bureaux opérés s’adressent avant tout aux entreprises à la recherche de flexibilité et de services. 

Les avantages :

• Durée d’engagement courte : généralement 12 mois. C’est donc beaucoup moins que le bail 3/6/9, mais cela reste supérieur aux possibilités offertes par le coworking.
• Résiliation possible à tout moment : le préavis est généralement de 3 mois.
• Services inclus : comme en coworking, les bureaux opérés sont tout équipés. Ils incluent le mobilier, l’accès internet haut débit, les services de réception, ce qui simplifie grandement l’aménagement de l’entreprise, puis la gestion du quotidien.
• Une facture unique : les charges et autres frais de fonctionnement sont inclus dans le contrat de façon à simplifier au maximum la gestion de vos bureaux. Vous avez une seule facture à payer par mois #chocdesimplification.
• Confidentialité : votre équipe est seule dans vos bureaux. Vous n’avez pas à vous préoccuper d’éventuelles problématiques de cohabitation, confidentialité, etc.
  Bon à savoir cependant, certains bureaux partagés offrent eux aussi la possibilité de garantir la confidentialité, notamment en privatisant un étage entier. Renseignez-vous !

Les inconvénients :

• Coût à surveiller : comme en bail 3/6/9 vous supportez seul les charges inhérentes à vos bureaux. Vous passez donc à côté des économies d’échelle permises par les espaces de coworking.
  À ces charges s’ajoutent les frais de gestion de votre contrat de prestation de service (entretien, maintenance, frais de gestion de l’opérateur, etc.).
  
  À lire aussi : Des bureaux qui rapportent gros. Résultats de l’étude Asteres sur le coût du coworking
  
  
• Coût du loyer comptabilisé dans les dettes de l’entreprise. Alors qu’un loyer en bureaux partagés est au contraire déductible de vos charges (conformément à la norme IFRS 16 sur la règlementation sur la comptabilité des contrats de location).
• Flexibilité relative : certes, vous pouvez résilier votre contrat à tout moment en cas de baisse d’activité ou de croissance. C’est mieux qu’en bail traditionnel, mais pas aussi bien qu’en coworking, chez qui la flexibilité signifie tout autre chose. Une offre flexible en coworking = revoir à la hausse comme à la baisse le nombre de postes loués, voir ci-dessous. En cas de modification de votre activité, vous n’aurez donc pas d’autre solution que de rompre votre engagement et repartir à la recherche de nouveaux bureaux.
• Une surface de location figée : dans le bureau opéré comme en bail classique, vous louez un nombre de postes de travail répartis sur une surface donnée. Cette surface n’est pas modifiable.
  À l’inverse, et c’est l’une des différences majeures avec les bureaux opérés, les capacités d’accueil des grands espaces de coworking permettent d’augmenter votre nombre de bureaux sans avoir à déménager. Vous subissez une baisse d’activité, et vous souhaitez réduire votre surface ? Même principe, votre opérateur reprend vos postes (il les ré attribuera à un autre locataire).
• Pas de bureaux ou salles de réunion en location ponctuelle : en bureau opéré, vous avez défini et figé vos besoins en amont. Vous ne pourrez pas louer quelques bureaux fermés supplémentaires, ni même un poste de travail pour quelques jours. Ne parlons pas de disposer temporairement d’une salle de réunion ou de privatiser un espace pour un événement.
  Seuls les bureaux loués en coworking offrent la garantie de disposer à tout moment de bureaux, salles de réunion en toute flexibilité. Les espaces se louent à l’heure, la demi-journée ou la journée.
• Une adresse unique : comme en bail 3/6/9, vous voici lié à votre bureau sans possibilité de télétravailler lorsque vous êtes en déplacement. C’est dommage ! Chez Wojo, par exemple, les contrats en bureaux privatifs incluent la possibilité pour votre équipe d’accéder gratuitement à un réseau de tiers lieux en plus de votre bureau fixe. Finalement, vous n’avez pas un bureau mais des centaines de bureaux permanents.
• Un environnement moins stimulant qu’en coworking ? C’est évidemment une question de culture d’entreprise. De plus en plus d’organisations s’appuient sur les offres de service et d’animation des coworkings pour améliorer leur attractivité et renforcer leur qualité de vie au travail. Le mix grands groupes, startups, travailleurs indépendants fait en effet souffler un vent de dynamisme dans les bureaux et offre des nombreuses possibilités de collaborations qui profitent à tous.
• Un prix global/m² qui incite à louer un petit espace (sauf si le prix n’est pas un sujet pour vous). On parle ici des locaux dédiés aux espaces collaboratifs dont profitera votre équipe : salles de pause, terrasses, cuisines, etc. Logiquement puisque vous êtes seul locataire, vous assumez seul le prix d’un somptueux hall d’accueil de 100 m² ou d’un rooftop de 150 m². Alors que les bureaux partagés, eux, offrent la possibilité de bénéficier de surfaces plus importantes à moindre coût, pour le plus grand bonheur de votre équipe !

En résumé

Les bureaux opérés représentent une solution idéale pour les entreprises :
– qui ne souhaitent pas s’engager sur le long terme,
– qui aspirent à une gestion simplifiée de leurs bureaux,
– dont le cœur de métier ou la culture d’entreprise ne permet pas d’opter pour le coworking.
Soyez bien attentifs aux services et à la qualité des prestations prévues dans le contrat, assurez-vous que le coût est acceptable en comparant le prix/poste de travail dans quartier et go. Vous ne vous sentez pas capable de mener cette analyse seul.e ? Bonne nouvelle : contactez-nous, on se fera un plaisir de vous conseiller et même de vous faire visiter l’espace de votre choix.