L’arrivée des offres de coworking, qui permettent de partager les frais de structure et d’aménagement, a bousculé le paysage de l’immobilier tertiaire. Bail professionnel, bail commercial, bail dérogatoire, ou contrat de prestations de services… alors que chacun recherche plus de flexibilité, on fait le point sur les différentes options qui s’offrent à vous et leurs avantages.
En immobilier d’entreprise, la location de bureaux était régie (jusqu’à l’émergence des offres de coworking), par un bail qui fixe les droits et devoirs du bailleur et du locataire occupant les lieux. Chaque typologie de bail correspond plus ou moins aux besoins de votre entreprise, surtout sur le long terme, d’où l’importance d’étudier la question attentivement lorsque vous envisagez de louer des bureaux.
Les offres proposées par les espaces de coworking apportent quant à elles de nouvelles perspectives aux TPE et PME en croissance ou en recherche de flexibilité, comme aux grands comptes cherchant à accompagner les nouvelles organisations du travail.
Le bail commercial
Ce contrat de location courant dans les centres d’affaires, a une durée minimum de neuf ans : il fonctionne sur le principe du 3-6-9. Très réglementé, le bail commercial convient à toutes les entreprises rattachées à un fonds de commerce et doit alors être lié à un local commercial. Le locataire doit être immatriculé au répertoire des métiers ou au registre du commerce et des sociétés (RCS). Au moment de la signature du contrat, il verse un « pas-de-porte » au bailleur.
Un bail très protecteur pour les locataires mais avec des conditions d’entrée
Sa longue durée est pensée pour faciliter le développement de l’activité du locataire, qui est très protégé pendant toute la durée du bail. Une durée supérieure à neuf ans peut être fixée dans le cas d’une très grande surface, par exemple. Mais dans la très grande majorité des cas, le bailleur demande à l’entreprise des garanties pour valider le dossier : trois derniers bilans, capital disponible pour garantir les loyers impayés, etc. Des conditions parfois difficiles à remplir notamment pour des sociétés en création.
Le bail 3-6-9 permet au locataire d’informer son bailleur de son souhait de quitter le local tous les trois ans. Il doit alors lui envoyer une lettre recommandée ou un acte d’huissier au moins six mois avant la date anniversaire. Le bailleur, lui, ne peut donner congé au locataire qu’à l’issue des neuf ans, ou alors payer une indemnité d’éviction. Une sortie anticipée, en dehors des tranches de trois ans expose le locataire à des pénalités qui peuvent être assez élevées.
Quid des charges locatives ?
Le locataire assume les dépenses liées aux droits et taxes locatives, ainsi qu’aux charges de copropriété. Ameublement et aménagement sont aussi à sa charge.
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Le bail précaire ou temporaire
Neuf ans (ou même trois), c’est long. Certaines entreprises qui débutent leur activité peuvent rencontrer des difficultés à évaluer l’espace dont elles auront besoin une fois atteinte leur vitesse de croisière. Vous pouvez alors opter pour un bail précaire, conclu pour une durée maximum de 24 mois, renouvelable à l’issue des deux ans… À condition de ne pas avoir déjà loué le même local en bail commercial, et que le contrat stipule bien que vous sortez du cadre légal du bail commercial, plus protecteur pour le locataire. Attention, si le bail précaire prévoit une durée supérieure à deux ans, il bascule automatiquement dans la catégorie du bail commercial, pour une durée de neuf ans.
Quid des charges locatives ?
Le locataire assume les dépenses liées aux droits et taxes locatives, ainsi qu’aux charges de copropriété. Ameublement et aménagement sont aussi à sa charge.
Le bail professionnel
Le bail professionnel concerne les activités non commerciales, artisanales ou industrielles. Plus souple, il permet au locataire de quitter les lieux à tout moment, en respectant tout de même un préavis de six mois. Le bailleur, lui, doit attendre la fin du bail pour donner congé au locataire en le prévenant six mois à l’avance. À défaut, le bail est tacitement reconduit. En cas de cessation d’activité ou de reprise de la société, vous pouvez céder votre bail à votre successeur, à condition d’obtenir l’accord de votre bailleur. La sous-location est autorisée à la même condition.
Il peut aussi être requalifié en bail mixte, mixant bail professionnel et bail d’habitation, une formule pratique pour les professions libérales qui peuvent installer leur cabinet et leur domicile au même endroit.
Quid des charges locatives ?
Le locataire assume les dépenses liées aux droits et taxes locatives, ainsi qu’aux charges de copropriété. Cette répartition peut toutefois être négociée avant la signature du bail, dans le cas de travaux d’aménagement réalisés par le locataire. L’ameublement reste toujours à sa charge.
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Le bail mixte
Ce contrat de bail prévoit le partage d’un local entre activité professionnelle et lieu d’habitation. De nombreuses professions libérales l’utilisent. Le bail mixte permet au locataire de s’engager pour trois ans dans le cas d’une personne physique, et six pour une personne morale. Le préavis est plus court que dans les autres types de baux : trois mois de préavis, qui peut descendre à un mois en cas de changements liés à l’activité professionnelle (cessation, déménagement, etc.).
En fin de bail, la reconduction n’est pas automatique si le propriétaire souhaite récupérer l’usage de son bien ou le vendre, et en informe le locataire six mois avant la fin de son bail.
Quid des charges locatives ?
Le locataire assume toutes les dépenses liées aux droits et taxes locatives, ainsi qu’aux charges de copropriété. Ameublement et aménagement sont à sa charge.
Le contrat de prestation de services
Nouvelle offre qui bouscule les habitudes du marché de l’immobilier tertiaire, le contrat de prestations de services peut remplacer le bail. Clé en main, il apporte une précieuse flexibilité aux entreprises couplée à des services pensés pour les professionnels, sans compter l’accès à une large communauté de résidents susceptible de générer du business additionnel.
L’immobilier d’entreprise as a service
Un bail commercial ou professionnel classique implique de régler un loyer, auquel s’additionnent les frais liés au bâtiment (charges de copropriété, nettoyage et entretien, aménagement éventuel, énergie consommée pour l’utilisation, services généraux, etc.), les taxes. Des frais qui représentent 40 à 50% de frais additionnels dans le coût d’un poste de travail en plus du loyer, selon les Buzzy Ratios de l’Arseg.
Le contrat de prestation de services propose à l’entreprise de payer pour un package plutôt qu’un loyer nu. Chez Wojo, ce package inclut des espaces de travail déjà meublés et aménagés, des services qui facilitent le quotidien (réception du courrier, accueil des visiteurs, soutien pour l’organisation logistique des réunions et événements, offre de restauration sur place, etc.), les charges du bâtiment et les taxes.
Un transfert de responsabilité vers l’opérateur
Autre atout non négligeable : en cas de changement de norme ou événement exceptionnel (type restrictions sanitaires, au hasard…), l’opérateur de l’immeuble gère les travaux et assure la sécurité des usagers du site. Les entreprises locataires peuvent se concentrer sur leur activité.
Une flexibilité financière et géographique pour les clients
Les contrats de prestation de services apportent une grande souplesse aux entreprises. Chez Wojo, il existe des contrats avec et sans engagement, c’est vous qui choisissez. Ajouter des postes de travail est très facile, les réduire aussi. La durée du préavis varie entre un et six mois selon le nombre de postes de travail occupés par l’entreprise, ce qui permet d’ajuster l’empreinte immobilière de l’entreprise selon le dynamisme de l’activité. Une souplesse valable à l’entrée également : à la différence d’un bailleur classique, Wojo ne demande pas de fournir de bilans pour donner un coup de pouce aux sociétés en création.
Grâce à un maillage de plus de 300 espaces de travail partagés, mais aussi la possibilité de louer un bureau privatif partout en France, les entreprises peuvent permettre à leurs collaborateurs de travailler à distance du siège dans un espace à proximité de chez eux, accompagnant ainsi les nouveaux usages au travail et le souhait de flexibilité des salariés.
En bref
À chaque entreprise, la formule qui lui convient. Si pour les artisans et commerçants, les baux professionnels et commerciaux conservent certains avantages, les entreprises du tertiaire ou de l’industrie ont intérêt à calculer le coût réel de leurs bureaux en additionnant loyer, frais annexes, taxes et charges. Des économies substantielles peuvent être réalisées en optant pour une solution clés en main.
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