Un déménagement d’entreprise est un cap stratégique dans la vie de la société. Un changement de local professionnel peut répondre à plusieurs objectifs : croissance de l’activité, réduction de coûts, amélioration des conditions de travail, adresse mieux desservie, etc. Suivez notre check-list pour réussir votre déménagement d’entreprise !
Disposer d’une surface mieux adaptée à ses effectifs, rationnaliser ses espaces de travail, regrouper ses salariés, fusionner des entreprises, économiser sur le prix du bail, choisir un lieu plus proche des transports en commun, disposer de services à proximité du bureau… Il existe de nombreuses bonnes raisons de déménager son entreprise.
Le choix de nouveaux locaux est aussi l’occasion pour votre entreprise d’écrire une nouvelle page de la vie de votre société et affirmer vos valeurs vis-à-vis de vos collaborateurs et de vos clients. Mais quitter un local commercial, ses habitudes et réorganiser ses espaces nécessite une bonne anticipation afin de préparer les équipes, minimiser les coûts et respecter les délais afin de ne pas affecter l’activité. Plus la taille de l’entreprise est importante, et plus cette décision doit être réfléchie et la préparation du déménagement, poussée.
Étape n°1 – Avant de déménager : les bonnes questions à se poser
Par quel type de contrat de location de bureau êtes-vous actuellement lié ?
Votre décision de déménager votre société dans un autre lieu de travail est actée ? Jetez un œil à votre bail actuel afin d’évaluer le prix de la rupture de votre contrat : êtes-vous en bail 3-6-9, en bureau flexible ? Selon votre contrat, les modalités de sortie varient : préavis et/ou frais de résiliation de contrat, modalités de remise en état des anciens locaux, etc.
À propos de vos futurs locaux
Avant de vous lancer dans votre projet de déménagement d’entreprise, assurez-vous que vos futurs bureaux cochent toutes les cases !
Pensez aux critères importants lorsque vous consultez les annonces et demandez à visiter pour vous faire votre propre avis :
- La surface : avez-vous besoin d’augmenter vos espaces pour accueillir de nouveaux collaborateurs ? Prévoyez-vous une modification de votre organisation de travail, notamment en termes de rythme de télétravail ? Avez-vous estimé le nombre moyen de salariés effectivement présents dans votre local actuel ?
- Le budget : un déménagement professionnel est l’occasion d’optimiser le prix de son loyer en fonction de votre activité. Certains bureaux se louent au prix / m², d’autres au prix / poste de travail. Avez-vous pris l’avis d’un expert pour comparer les offres ?
- Les services : certains contrats de location de bureau, comme les bureaux flexibles, incluent une foule de services dans le prix du loyer. Avez-vous comparé les offres ?
- La Qualité de vie au travail (QVT) de vos salariés : votre décision de changer de bureau est aussi l’occasion de penser à votre marque employeur.
- L’adresse : votre entreprise sera-t-elle suffisamment proche des transports, dans un centre ville attractif ?
- Le type de bâtiment : votre nouveau local professionnel est-il en adéquation avec les valeurs de votre société ? Quels sont les avis émis par les autres entreprises locataires de l’immeuble ?
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Étape n°2 – Impliquer vos collaborateurs dans votre projet de déménagement d’entreprise
Un déménagement est une décision impactante pour vos collaborateurs et peut susciter une résistance au changement. Communiquez en amont et sollicitez leur avis afin d’inclure vos salariés dans la démarche.
Informez vos salariés à propos de leurs futurs bureaux
- Expliquez les motivations de votre décision et en quoi ce projet de déménagement améliorera les conditions de travail de vos salariés : réduction temps de transport, bureaux plus spacieux, local commercial plus fonctionnel ou adapté à votre activité, etc.)
- Organisez des sondages pour identifier les attentes de chaque salarié (proximité du centre-ville, mobilité, services disponibles).
- Intéressez-vous à ce qu’ils affectionnent dans leur ancien cadre de travail. Selon les cas, vous pourrez ainsi les rassurer ou détailler votre décision afin de les aider à tourner la page.
Tout le monde au travail ! Impliquez vos équipes dans le projet de déménagement
- Prévoyez une visite du nouveau local professionnel pour faciliter la transition.
- Demandez leur avis sur l’aménagement de leur futur espace professionnel (cafétéria, salles de réunion, décoration, etc.).
- Donnez-leur de la visibilité sur la date et l’organisation du déménagement afin qu’ils puissent organiser leur activité.
Ne laissez aucun salarié de côté : un déménagement est aussi l’occasion de renforcer votre cohésion d’entreprise ! Présentez votre décision comme une nouvelle page à écrire tous ensemble. Cette posture réduira les résistances au changement, limitera les risques de baisse d’activité et assurera une bonne ambiance lors du transfert des bureaux.
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Étape n°3 – Formalités administratives : anticiper les résiliations de contrats et le transfert du siège
Une bonne gestion des formalités est essentielle pour éviter tout surcoût malvenu ou retard dans le transfert de votre entreprise. Un seul mot d’ordre : anticipez !
Le bail
Si votre entreprise est dotée d’un service juridique, alors ce sera simple. Mais si tel n’est pas le cas, soyez vigilant. La résiliation de votre bail commercial est l’une des étapes clé de tout déménagement d’entreprise. Avant de fixer une date de déménagement, consultez les délais légaux, souvent fixés à six mois après notification par courrier recommandé.
Les autres contrats
Pensez aussi au transfert ou à la résiliation des services indispensables au fonctionnement de votre entreprise. Un déménagement est l’occasion de remettre à plat vos contrats afin d’optimiser vos charges : internet, maintenance de votre parc informatique et imprimantes, électricité, ménage, parking, etc.
Bon à savoir : lorsque vous optez pour un local commercial au sein d’un espace de coworking, tous ces contrats se retrouvent inclus dans votre abonnement et donc dans le prix de votre loyer.
La modification de votre siège social
Si votre siège social change, n’oubliez pas la modification de vos statuts juridiques et de faire une déclaration officielle auprès des organismes compétents (greffe, CFE, etc.).
Étape n°4 – Désigner un salarié responsable et une équipe pour piloter le déménagement
Un déménagement d’entreprise nécessite un responsable dédié pour coordonner le projet,qui sera responsable du suivi des actions menéespar chaque salarié référent :
- Organisation du rétroplanning.
- Gestion des devis des prestataires (déménageurs, techniciens, nettoyage des anciens locaux) et remise en concurrence des contrats en cours (voir ci-dessus).
- Planification de l’aménagement des nouveaux locaux.
- Formalités administratives et juridiques, modification des contrats (internet, ménage, électricité, etc.).
Attribuez des rôles précis pour couvrir chaque aspect : administratif, logistique, et communication auprès des salariés.
Étape n°5 – Rédiger un cahier des charges précis pour votre déménagement
Le cahier des charges est essentiel pour un déménagement réussi. Il doit inclure :
- L’inventaire du matériel et des équipements à transférer dans vos futurs bureaux. Allez-vous vendre une partie de votre mobilier actuel ? Quid de vos imprimantes, transfert de votre parc automobile, etc. ?
- La liste des formalités administratives (modification des contrats, abonnements, transfert du siège social, etc.).
- La restitution de vos anciens locaux professionnels : rendez-vous pour l’état des lieux de sortie, nettoyage, travaux de remise en état des bureaux, etc.
- Communication : nouvelle carte de visite, modification de la signature de mail de vos salariés, etc.
- Les délais pour chacune des étapes du projet.
Vous pouvez opter pour un classement chronologique des tâches, ou un classement thématique de votre déménagement (administratif, logistique, humain, etc.) en attribuant un pilote à chaque thème.
Étape n°6 – Comparer les devis… et les prix
Un transfert peut être coûteux, mais bien planifié, il devient un levier pour optimiser votre activité professionnelle pendant cette période charnière.
Optimisez le coût de votre déménagement d’entreprise
Pour faire des économies, définissez les actions que vous souhaitez déléguer à un salarié référent (mise en cartons, ménage, transfert de certains objets, modification de votre site internet, décoration du futur local, etc.) et celles pour lesquelles vous avez vraiment besoin d’un prestataire (déménagement, travaux, etc.).
Bien choisir son déménageur
Demandez plusieurs devis pour le transfert de vos bureaux, assurez-vous de la disponibilité à la date choisie, vérifiez les avis clients sur internet et analysez les prestations incluses :
- Prix des fournitures et quantités incluses (cartons, étiquettes).
- Volume à déménager.
- Services annexes : manutention, mise en carton, assurance, montage/démontage des meubles.
- Formalités auprès des mairies au départ et à l’arrivée pour le stationnement du camion et l’éventuel blocage de la voirie.
- Démarche qualité : combien de déménageurs seront affectés à votre transfert, ont-ils repéré les spécificités de votre local commercial (étage, adresse en centre-ville, etc.).
Choisir le bon prestataire réduira considérablement le prix final de votre déménagement d’entreprise. Gare aux sociétés qui cassent les prix, au risque de voir votre déménagement virer au cauchemar le jour J.
Étape n°7 – Préparer et emballer efficacement vos biens
Assurez une bonne organisation lors de la mise en cartons afin que vos salariés retrouvent facilement leurs dossiers et puissent se remettre au travail rapidement !
- Distribuez des cartons étiquetés à vos collaborateurs.
- Emballez les documents importants et identifiez leur destination dans vos nouveaux locaux.
- Gérez les biens à vendre ou à donner, notamment les anciens meubles inutilisés.
Un service professionnel peut vous assister pour l’emballage et le transport des biens.
Étape n°8 – Mettre à jour vos documents et votre communication
Le déménagement d’une entreprise implique de nombreux changements :
- Mettez à jour vos documents officiels : factures, devis, papier à en-tête, etc.
- Modifiez les statuts juridiques si votre siège social change.
- Informez vos clients et partenaires par une annonce officielle.
Prévoyez également une communication temporaire en première page de votre site Internet pour signaler votre nouvelle adresse professionnelle.
Étape n°9 – Organiser le D- Day
Planifiez le déménagement à une date stratégique (vendredi, week-end, période creuse) afin de limiter l’impact sur votre activité professionnelle.
Si besoin, communiquez la date de déménagement à vos clients afin d’expliquer pourquoi vos salariés seront moins disponibles. Prévoyez une cellule d’assistance pour résoudre les problèmes techniques qui pourraient survenir.
Votre arrivée dans vos nouveaux locaux professionnels
Assurez-vous que tout sera prêt à la date convenue. Si vous avez opté pour des bureaux dans un espace de coworking, vous n’avez rien à faire : une équipe se charge de tout.
En bureau traditionnel, anticipez la connexion internet, les machines à café, etc. afin que vos salariés s’installent et se remettent au travail sans tension.
Dans tous les cas, prenez le temps de fêter ce changement avec un pot d’arrivée et remercier chaque salarié pour la mission accomplie.
10 – Rendre vos anciens locaux en bon état
Pensez au nettoyage de votre ancien bureau pour respecter les clauses de votre bail commercial. Selon votre budget, désignez les salariés qui seront responsables de l’opération ou faites appel à une société de nettoyage. Si nécessaire, anticipez la réalisation de quelques travaux pour éviter des coûts supplémentaires lors de l’état des lieux de sortie.
Bienvenue dans vos nouveaux bureaux
Vous voici installés dans votre nouvel espace ! Il ne vous reste « plus » qu’à vous pencher sur la décoration afin de créer une ambiance agréable et propice au bien-être de vos collaborateurs.
Si vous avez choisi d’investir des espaces de travail partagés, comme ceux proposés par Wojo, vous pourrez vous remettre au travail immédiatement et savourer votre nouvelle installation en compagnie de vos équipes au bar. Tout le reste est déjà géré pour vous !
En résumé :
Optimisez votre projet en mettant en concurrence les prestataires.
Préparez soigneusement chacune des étapes en prenant garde au prix de chaque démarche.
Impliquez vos collaborateurs pour limiter les résistances au changement.
