Associé à tort à un manque de dynamisme, de volonté ou d’organisation, le manque de rapidité au travail est perçu comme un point faible. Véritable source de complexe, il a pourtant bien d’autres explications et nous aurions tout à gagner à nous montrer plus tolérants envers la lenteur. On réfléchit là-dessus et vous livre 13 tips pour améliorer votre productivité sans avoir à passer la seconde.
Pourquoi le manque de rapidité au travail est-il perçu comme un problème ?
La définition de la lenteur dans notre vocabulaire occidental est sans appel. Le Larousse, par exemple, illustre ce que le mot « lenteur » porte comme connotation négative dans notre société.
Lenteur, n.f. :
- Caractère de ce qui est lent, de quelqu’un qui est lent. Ex : la lenteur des travaux.
- Manque de vivacité : comprendre avec lenteur, lenteur d’esprit.
Ainsi caractérisée, on comprend bien que personne n’a envie d’être considéré comme lent, et encore moins dans son environnement professionnel. Injustement confondue avec la paresse (voire des facultés intellectuelles limitées), la lenteur rime avec manque de performance. Un raccourci qui explique qu’elle soit considérée comme un frein à la marche du progrès de l’entreprise, accusée de nuire aux performances de l’équipe, et dénigrée par une certaine forme de management qui valorise l’hyper réactivité et la capacité à exécuter les tâches rapidement.
Autant de messages qui contribuent à forger cette image si négative, au point de pousser les moins rapides d’entre nous à la précipitation, avec tout le stress et les risques d’erreurs que cela génère.
Manque de rapidité au travail : d’abord une question de perspective
La lenteur au travail pourrait pourtant être vue sous un angle plus positif ; de même que les bienfaits de la rapidité méritent d’être nuancés. Ailleurs dans le monde et dans l’Histoire de l’humanité, la lenteur a meilleure presse. Chez les Malgaches, un proverbe populaire affirme « Mieux vaut lentement et bien, que vite et mal », assertion qu’il est difficile de contester. Les Latins, eux, considéraient que « Quelque lenteur vaut mieux que trop d’empressement ». La Fable du Lièvre et le la Torture valorise quant à elle l’intelligence du plus lent des protagonistes…
Alors à quel moment a-t-on laissé la machine s’emballer sur le manque de rapidité au travail, et pourquoi ?
De la confusion entre urgence et précipitation
Héritage d’un certain darwinisme social ? Ou peut-être devrions nous remercier M. Taylor qui industrialisa le « salaire au rendement » ? Toujours est-il que faire les choses vite est désormais considéré comme l’apanage du collaborateur idéal. Cela suggère une agilité intellectuelle flatteuse en permettant d’accomplir avec aisance de nombreuses tâches tout au long de la journée. On se glorifie d’avoir bouclé mille et une missions « vite fait, bien fait », grâce à une capacité de concentration optimale et on alimente ses fantasmes de démultiplication et d’omnipotence, bien souvent sans que le management trouve à y redire.
Les ressources humaines connaissent les effets délétères de cette injonction à la rapidité, mais changer le regard d’une organisation sur sa perception de la productivité n’est pas une mince affaire !
De plus, le manque de rapidité au travail n’est pas nécessairement un frein. Il devrait au contraire être synonyme d’un travail de meilleure qualité, plus approfondi et réfléchi. Les artisans le savent bien, nombre de gestes et tâches sont incompatibles avec la rapidité. Si un maçon nous explique qu’il faut respecter un temps de séchage sur un enduit, nous ne trouvons rien à redire. Mais si un collaborateur a besoin de (trop de) temps pour regrouper des informations, réfléchir et structurer sa pensée, c’est qu’il manque de vivacité. Pourtant, faire une pause et revenir à froid sur un sujet permet bien souvent de faire un pas de côté et de voir plus de choses. Alors, quand-est ce qu’on change de posture ?
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Les dangers de la précipitation au travail
La valorisation de la performance en entreprise fait perdre de vue que rapidité n’est en rien synonyme d’efficacité. En outre, si certains d’entre nous sont plus rapides (et efficaces) que d’autres, c’est généralement dans l‘accomplissement de certaines tâches bien précises. Personne n’est rapide en tout !
Être lent dans certaines tâches et plus alerte dans d’autres ne devrait donc jamais donner prise au complexe : on peut exceller dans son domaine et « être lent ». C’est peut-être même parce que l’on sait prendre notre temps que l’on excelle.
Le coût d’une culture de la rapidité au travail
Autre argument pour valoriser le manque de rapidité au travail : on oublie un peu vite que la précipitation peut entraîner des conséquences bien plus graves. En cherchant à aller trop vite :
1 – On bâcle, on nuit à la qualité du travail, les erreurs se multiplient et, paradoxalement, la productivité s’effondre.
2 – Cette recherche frénétique de vitesse pousse souvent à des burn-out, des erreurs de jugement, voire une déconnexion avec l’essentiel du travail. In fine cette situation mène à l’arrêt maladie pour le collaborateur.
3 – Ceci impacte alors lourdement l’équipe qui doit supporter un surcroît de tâches… tout en continuant de livrer ses autres projets à la même vitesse, bien sûr. Plutôt que de gagner du temps, on en perd et on met le reste de l’équipe à risque.
Autrement dit, il est temps pour les organisations d’affirmer que l’on peut être lent mais néanmoins productif et que la vitesse à tout crin n’est pas LA solution pour une entreprise en quête de performance.
À lire aussi : Burn out, Brown out parce que l’énergie est précieuse…
La solution ? Assumer sa lenteur en valorisant la pensée lente
Le journaliste Carl Honoré, auteur de l’Éloge de la Lenteur, ironise lors d’une conférence : « Tout le monde ces jours-ci veut savoir comment ralentir, mais ils veulent savoir comment ralentir le plus vite possible. » Il détaille pourtant différents exemples de modèles sociaux et professionnels où la lenteur est reine et le succès quand même au rendez-vous.
Plutôt que de vouloir gagner du temps, il recommande de revoir ses priorités et de consacrer le temps nécessaire aux choses importantes. « Apaiser radicalement notre esprit peut améliorer notre santé, notre calme intérieur, augmenter notre concentration et notre capacité à penser de façon plus créative », explique Carl Honoré.
Car, selon les spécialistes, notre cerveau dispose de deux modes de pensée. La pensée rapide, linéaire, analytique, logique, qui est la pensée dominante dans le monde professionnel et apporte des réponses pragmatiques à des problèmes bien définis. Et la pensée lente, intuitive, primitive et surtout créative, qui fait surgir des idées riches, inattendues, à des moments où on ne les cherchait pas… parce qu’on leur a laissé le temps de cheminer.
13 méthodes pour pallier son maque de rapidité au travail sans se précipiter
- Faites la paix avec vous-même et accueillez votre lenteur
On l’admet, plus facile à dire qu’à faire selon l’organisation au sein de laquelle vous travaillez. Apprenez cependant à reconnaître pour quels types de tâches vous faites preuve d’efficience (puisqu’on a compris que la rapidité seule n’est pas un gage de qualité du travail) et dans quels cas vous êtes lent.e. Et reconnaissez que parfois, vous êtes hyper rapide ; parfois non. That’s life !
Mais au fait ? Qui a dit que vous faisiez preuve de lenteur ? Votre manager a vraiment dit cela ? Ne serait-ce pas vous qui vous mettez la pression seul.e ? - Pratiquez la pleine conscience (mindfulness)
On se pense parfois lent, alors que l’on est en réalité submergé de travail et que le nombre de tâches est déraisonnable. Prenez le temps de prendre du recul au lieu de vous accabler ! Quand la pression augmente, rappelez-vous que la lenteur améliore la concentration et donc l’efficience. Acceptez de respirer et de vous recentrer avec des exercices de méditation. La méthode 5 4 3 2 1 par exemple est une méthode d’ancrage tout simple qui permet de reconnecter son cerveau à l’instant présent.
- Apprenez à évaluer le temps dont vous avez besoin
Ce qui est problématique en entreprise est de ne pas tenir les délais annoncés.
Premièrement, imposez-vous de refuser un rétroplanning que vous ne pourrez pas tenir. Valorisez plutôt un travail de qualité qui requiert du temps et de la concentration. Deuxièmement, apprenez à vous connaître : vous devez être capable de dire de combien de temps vous avez besoin. Pour certaines tâches répétitives (exemple : rédiger un article de blog), chronométrez-vous, etc. - Libérez votre cerveau des informations superflues
Parfois, on se trouve lent par rapport à son collègue qui semble faire preuve d’une capacité de concentration vertigineuse… Mais c’est juste que notre to do list est telle que le cerveau patine face à l’ampleur de la tâche. Dressez des listes afin de vous libérer l’esprit (si si, c’est scientifiquement prouvé : ce qui va sur le papier n’est plus dans votre cerveau) : testez la méthode GTD.
À lire aussi : La méthode Get the Things Done - Adoptez la règle des 2 minutes
Une fois votre liste faite, faites le ménage ! Si une tâche peut être réalisée en moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Vous évacuez ainsi « rapidement » les petites tâches, libérant non seulement votre cerveau mais aussi de l’espace pour des objectifs plus complexes. Et non, on ne se contraint pas à être rapide pour en faire un maximum, ce n’est pas l’idée : respectez votre rythme.
6. Priorisez les tâches importantes
Prenez l’habitude de hiérarchiser les tâches de la journée afin de vous donner le droit de passer sereinement du temps sur ce qui est vraiment important. Une solution peut être d’utiliser un outil de gestion comme la matrice d’Eisenhower. Elle permet de trier les activités selon leur urgence et importance, évitant ainsi de se laisser submerger par la précipitation.
7. Fixez-vous des objectifs SMART
Au fait, qui a dit que TOUT était à faire aujourd’hui ? Fixez-vous des objectifs bien définis, spécifiques et mesurables : faite le point avec votre management pour éviter la dispersion et vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Cette approche améliore la gestion des tâches en donnant un cadre clair et réaliste.
8. Organisez votre journée avec des blocs de temps dédiés
Planifier des blocs de temps pour des activités spécifiques permet de mieux gérer sa journée et de rester concentré. En consacrant des créneaux horaires précis à certaines tâches, on évite de se disperser, améliorant ainsi votre gestion du travail et votre concentration.
9. Faites des pauses régulières pour accroître votre concentration
Vous pensez que les pauses sont une perte de temps ? C’est tout l’inverse. Le cerveau a besoin de pauses pour maintenir un haut niveau de productivité. La méthode Pomodoro, par exemple, divise le travail en sessions courtes entrecoupées de pauses, ce qui permet de se recentrer, de mieux résister aux distractions, et préserver sa motivation tout au long de la journée.
À lire aussi : Travailler efficacement grâce à la méthode Pomodoro
10. Déléguez certaines tâches
Déléguer n’est pas l’apanage du manager ! Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire seul.e. Déléguez certaines tâches à votre équipe afin rester concentré.e sur vos objectifs prioritaires tout en livrant votre projet dans les temps.
11. Réduisez les distractions digitales !
Cela aussi est scientifiquement prouvé : les notifications constantes interrompent le processus de travail et nuisent à la productivité. Elles sont donc en partie responsables de votre manque de rapidité au travail. Désactivez les alertes ou limitez les interactions avec les outils digitaux pour préserver votre concentration et donc votre efficience !
12. Automatisez les tâches répétitives
Utiliser des outils d’automatisation pour les tâches répétitives permet de gagner du temps et d’améliorer votre efficience. En automatisant les processus comme l’envoi d’emails ou la gestion de projets, vous libérez du temps pour des activités plus stratégiques !
À lire aussi : Quatre applis pour gagner du temps
13. Travaillez dans un lieu inspirant et propice à la concentration
Repérez de quoi vous avez besoin pour vous sentir efficace : est-ce dans le calme absolu ? Face à un mur ou au contraire tourné.e vers les autres ? Très tôt le matin ? Peu importe, du moment que vous identifiez ces leviers.
Les espaces de coworking proposent toutes sortes d’atmosphères (calme, stimulante, etc.) et des positions de travail différentes pour vous permettre d’explorer ce qui vous convient le mieux. Venez tester !
En conclusion, acceptez que tout ne peut pas être contrôlé : lâchez prise ! Tout ne peut pas être accompli dans une seule journée. Accepter votre lenteur (et celle de vos collègues) dans certaines situations permet de mieux vous concentrer sur les tâches réellement importantes et d’atteindre plus sereinement les objectifs fixés.
Finalement le meilleur moyen d’appréhender le temps qui passe, c’est de profiter intensément de chaque minute, des sensations, émotions et intuitions qu’elles nous apportent si l’on prend le temps (toujours) de les laisser remonter à la surface.
Alors, on ralentit ?
À LIRE & REGARDER POUR ALLER PLUS LOIN
Éloge de la Lenteur, de Carl Honoré, éditions Marabout (2013), pour comprendre les mécanismes de la course à la rapidité, et découvrir les modèles à la lenteur est reine.
Ralentissez – Choisir la lenteur et réapprendre à vivre, de Stéphane Szerman, Isabelle Gravillon, Delphine Le Guerinel, éditions Dunod (2018), qui mêle conseils et exercices pour décélérer et faire mieux, au travail comme ailleurs.
- Conférence Éloge de la lenteur et de la patience, par le philosophe Eric Fiat, qui remet en perspective notre rapport compliqué au temps en refusant l’écueil de la moralisation.
- Relire notre article sur Savoir Dire non, et autres conseils pour travailler moins et vivre mieux.
- Pendant que vous y êtes, n’oubliez pas de perdre quelques minutes en (re)visionnant cette délicieuse scène de Zootopie (Walt Disney), qui vous fera relativiser la prochaine fois que vous impatienterez derrière un guichet.
