Alors que les open spaces sont majoritaires dans de nombreuses organisations, ils sont souvent mal perçus par les salariés. Nuisances sonores, manque d’intimité, proximité hiérarchique… créent chez certains des difficultés de concentration et du stress. On fait le point sur les avantages de cet aménagement des espaces intérieurs pour les entreprises, et les bonnes idées pour proposer une expérience d’open space moderne et agréable à vivre pour les collaborateurs. Ouvrez vos chakras !
Open space : définition
Le concept d’open space, ou plateau ouvert dans la langue de Voltaire, est apparu dans les années 50 aux États-Unis. Le Larousse le définit comme un anglicisme désignant un « espace de travail collectif dans lequel les différents postes ne sont pas séparés par des cloisons ». L’idée est donc de transformer des bureaux cloisonnés en grand espace ouvert, structuré par le mobilier, une organisation de l’espace de travail qui séduit de nombreuses entreprises.
En 2021, une enquête internationale menée par Actineo montre que 51 % des actifs travaillent dans un open space… mais que seulement 38 % en sont très satisfaits. 89 % déclarent qu’ils préfèrent travailler sur un poste attribué, et la moitié (50 %) souhaitent disposer d’un bureau fermé. On le voit, l’open space ne fait pas l’unanimité côté salariés, mais il continue de séduire les entreprises dans leur manière d’aménager des bureaux. Et pour cause !
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Les avantages des open spaces pour les entreprises
Organiser l’environnement de travail de manière décloisonnée s’avère très intéressant du point de vue de l’employeur ou du propriétaire du centre d’affaires.
Une économie substantielle de m²
À surface égale, créer des espaces de travail décloisonnés permet d’accueillir plus de salariés et fait gagner des m² utilisables. Pour l’entreprise, cet agencement de leurs bureaux représente une économie non négligeable et un gain en compétitivité, à l’heure où l’empreinte immobilière représente une charge fixe très importante.
Une modularité renforcée
Les entreprises en situation de forte croissance ou connaissant des pics d’activité apprécient d’aménager leur espace de travail et leur mobilier en fonction des variations de leurs effectifs ou des projets à mener. Le nombre de postes de travail s’adapte plus facilement selon les besoins de l’entreprise. Il devient aussi aisé de réunir une équipe dans une zone de l’open space le temps d’un projet donné.
Une communication fluidifiée
Réunir ses équipes dans un espace de travail collaboratif renforce la circulation de l’information, dans tous les sens du terme. La disposition du bureau favorise un contact direct, visuel et sonore, ce qui facilite le travail collectif. Ils échangent de manière informelle en toute simplicité, et gagnent ainsi en réactivité et en productivité sur les projets. L’entraide est aussi renforcée, chacun pouvant exprimer à voix haute son besoin et solliciter le soutien de ses voisins.
Côté employeur, les open spaces cochent toutes les cases de l’efficacité et de la rentabilité. Mais qu’en est-il côté collaborateurs ?
L’open space, mal aimé chez les salariés
Côté pile, les collaborateurs reconnaissent que les bureaux en open-space rime avec convivialité, luminosité et sentiment d’espace. Mais côté face, les critiques sont nombreuses, notamment sur le chapitre du bien-être au travail et de la qualité de vie au travail. Néanmoins, peu de collaborateurs apprécieraient de se retrouver de nouveau enfermés dans un bureau et isolés toute la journée, ce qui implique de proposer plusieurs environnements de travail dans un même lieu. Alors comment réconcilier les différents besoins d’une vie professionnelle épanouie ?
La bonne nouvelle, c’est que les nouveaux espaces de bureaux partagés, comme Wojo, ont tiré les enseignements des ressentis des collaborateurs pour proposer des solutions qui répondent autant à leurs besoins qu’à ceux des employeurs.
Bruit et concentration, les meilleurs ennemis
Dans un open space, on est en contact permanent avec ses collègues. Un contact visuel… mais aussi sonore. Entre les blagues lancées d’un bout à l’autre du plateau, les fréquents va-et-vient, les appels / visios passés sans bouger de son bureau, il est bien difficile de se concentrer dans ces grands espaces ouverts. Quand on sait que le cerveau peut mettre jusqu’à 20 minutes à se reconcentrer après une interruption, on comprend combien la vie d’un open space est antinomique d’un travail en profondeur, et susceptible de générer de la fatigue superflue. Alors on fait comment ?
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💡La solution Wojo :
Chaque espace de travail partagé Wojo réunit des bureaux privatifs, des salles de réunion et des salles de coworking où le calme règne. Nos sites disposent aussi de nombreuses phone box. Chacun peut ainsi passer ses appels sans déranger ses voisins, ou s’isoler dans une salle de réunion cosy pour ses points d’équipe, sans oublier les espaces partagés (bars, tisaneries, terrasses, jardin, etc.) où la convivialité est reine. Des salles de sieste sont aussi accessibles à tout moment de la journée pour recharger les batteries entre deux réunions. Les espaces sont pensés pour répondre aux besoins des équipes à chaque moment de la journée, en priorisant la qualité de vie et le bien-être au travail. Cette diversité d’espaces permet aussi à des équipes de commerciaux de gérer facilement leurs appels et rendez-vous sans déranger le reste des équipes.
Et l’intimité, dans tout ça ?
On passe environ huit heures par jour au bureau, qui est un lieu de vie central pour les collaborateurs. Il est naturel de ressentir un besoin d’intimité, que le décloisonnement et l’organisation des bureaux en rangées successives mettent à mal. Autre inconvénient : l’open space ne permet pas de régler l’intensité lumineuse, ni la température à son poste de travail, ce qui peut générer de l’inconfort pour certains. Sans oublier l’absence d’espace de travail dédiés : certains collaborateurs ont besoin de personnaliser leur cadre de travail pour s’y sentir bien, ce qui n’est pas possible en flex office.
💡La solution Wojo :
Certaines entreprises installées chez Wojo optent pour des modèles hybrides basés sur une logique de flex office. Les équipes disposent de postes en bureaux privatifs ou d’un accès aux espaces de coworking, et de la possibilité de réserver des salles de réunion avec des crédits mensuels. Ainsi, les collaborateurs nomades décident de s’isoler lorsque le besoin s’en fait sentir, ou de travailler dans un environnement calme plutôt que l’open space quand ils veulent avancer sur un dossier. Tout cela en bénéficiant malgré tout d’un environnement stimulant, chaleureux, et d’interactions avec leurs collègues quand ils le souhaitent. Les entreprises peuvent aussi mettre à disposition des casiers ou caissons de bureau où les employés peuvent ranger leurs affaires, et donc se recréer un espace personnalisé à leur place en arrivant le matin.
Quand l’espace de travail fait monter la pression hiérarchique
Qui dit open space dit travail sous la surveillance constante de son manager, ou du moins dans son champ de vision. Si certains s’en accommodent sans y penser, d’autres supportent mal cette situation, synonyme pour eux de surveillance et génératrice de stress inutile.
💡La solution Wojo :
Installer ses bureaux chez Wojo permet de construire une organisation du travail qui répond aux attentes des managers et des équipes. Le plan des lieux de travail est entièrement modulable grâce à des cloisons amovibles et réutilisables. Chaque entreprise choisit donc de découper son espace à sa guise, et de manière évolutive si les besoins venaient à changer. La densité du réseau Wojo permet aussi de proposer à ses salariés de télétravailler un à deux jours par semaine dans un espace de coworking à proximité de chez eux, loin du bureau (et de leur manager) pour gagner en flexibilité et en autonomie ressentie.
Des open spaces jugés impersonnels
Autre difficulté remontée par les salariés, la difficulté à s’approprier un territoire de travail au milieu d’un open space où ils n’ont pas la main sur la décoration et l’aménagement. Les rangées de bureau peuvent sembler froides et impersonnelles, ce qui nuit au bien-être au travail mais aussi à la créativité.
💡La solution Wojo :
Chaque site Wojo a son propre univers, qui se reflète dans un design audacieux et très abouti, afin de faire vivre une véritable expérience aux utilisateurs et visiteurs du site. Lumière naturelle, couleurs affirmées, objets de décoration, tout est pensé pour immerger les collaborateurs dans une ambiance qui stimule leur imagination. Chaque salle de réunion a une identité propre, et est pensée comme un espace de créativité où les idées se libèrent. Les espaces privés des entreprises sont aussi personnalisables à leur guise, avec de la vitrophanie et de la décoration à choisir dans le catalogue proposé par les équipes Wojo. Elles accompagnent les membres de A à Z dans l’aménagement de bureau afin de créer un espace de travail confortable.
Comment concevoir une expérience de travail agréable en open space ?
À l’heure où le burn out, le bore out et le quiet quitting guettent de nombreux salariés, il semble essentiel de créer des conditions favorables à leur épanouissement au bureau. Forts des constats évoqués plus haut sur les nuisances associées l’open space, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour concevoir des espaces attractifs :
– Bien gérer les sources de lumière, mixant lumière naturelle et luminaires individuels sur chaque bureau afin d’optimiser le confort des employés ;
– Diviser l’open space en réunissant les collaborateurs par équipe, ce qui réduit le nombre de va-et-vient pour échanger et le volume sonore des échanges ;
– Positionnez des meubles de rangement à mi-hauteur et / ou plantes pour diviser l’espace sans le surcharger ;
– Travailler l’acoustique des postes de travail avec des panneaux isolants phoniquement ;
– Prévoir des phone box bien isolées ;
– Créer des espaces de créativité stimulants, comme des salles de réunion à la décoration inattendue ;
– Créer un espace de travail personnalisé qui reflète l’identité de votre entreprise via un design travaillé ;
– Proposer des espaces de travail annexes utilisés par les salariés selon leurs besoins au fil de la journée, l’open space devenant un carrefour central ;
– Favoriser une organisation flexible des jours et des lieux de télétravail ;
– Agencer des espaces de convivialité (terrasse, cafétéria, salles de sieste, salle de sport, etc.) où les gens relâchent la pression et se retrouvent pour discuter en toute liberté ;
– Fixer des règles de vie commune afin de faciliter la cohabitation et les faire respecter.
Le mot de la fin
Imaginer de nouveaux bureaux avec un ou des open spaces modernes, aérés, lumineux, qui tiennent compte des besoins de chacun constitue un pilier important de l’expérience collaborateur. Pour concevoir un environnement de travail favorable et bien penser l’aménagement de ces espaces, mieux vaut s’appuyer sur des équipes rodées à l’exercice, et qui savent trouver des solutions qui répondent aux spécificités de chaque entreprise.
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