Pour 70 % des salariés, organiser un afterwork permet de découvrir ses collègues autrement. Apéritif insolite, cocktail dinatoire, soirée à thème… proposer un moment informel à ses équipes représente une opportunité de rompre la routine, renforcer la cohésion et se retrouver. Voici sept conseils pour que votre afterwork ou autres événements professionnels soient un succès, aussi convivial que bien organisé.
1 – Définition d’un afterwork (réussi)
Tradition importée des États-Unis, l’organisation d’un afterwork consiste à proposer à ses salariés de profiter d’une soirée pour se retrouver pour un moment convivial. Il se distingue du déjeuner ou du dîner par son côté informel : les convives sont plutôt debout autour de buffets et mange-debout aménagés par un traiteur afin de favoriser les échanges et mélanges. Cela peut aussi être une bonne occasion d’inviter des clients en plus des salariés.
Est-ce que seuls les plus jeunes salariés sont sensibles à ce type d’événement ? Point du tout : une étude réalisée en 2017 par Opinion Way pour J’aime ma Boîte et Privateaser révèle que 60 % des Français qui participent à ces événements professionnels (cocktail, soirées, animations, réunions de travail dans un lieu atypique…) les considèrent comme décisifs pour leur bien-être en entreprise. Une proportion qui grimpe à 70 % chez les moins de 30 ans. Vous l’aurez compris, organiser un afterwork constitue une belle occasion de créer du lien entre les équipes et renforcer la cohésion aussi bien que leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
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2 – Comment planifier l’organisation de son afterwork
Les occasions spéciales (Noël, Halloween, premier jour de l’été, etc.) constituent un bon prétexte pour organiser un afterwork, tout comme les bonnes nouvelles dans l’entreprise. Tenez compte dans le choix de votre date d’éventuels pics d’activité de vos convives : mieux vaut éviter les périodes où les équipes ont déjà des journées chargées. Vous pouvez aussi décider de créer une régularité (fête d’entreprise semestrielle, journée d’étude…) afin de favoriser les échanges et les retrouvailles entre vos salariés, et permettre à ceux qui ne pourraient pas venir à l’un de venir au suivant.
Chez Wojo, chaque site organise un afterwork professionnel par mois qui prend la forme d’un simple apéritif, d’un cocktail dinatoire, parfois d’une soirée à thème afin de varier les types d’événements. Les équipes donnent ainsi un rendez-vous régulier aux membres : ces derniers savent que, s’ils ne peuvent pas venir une fois, ce n’est que partie remise. Ils savent aussi qu’ils peuvent accueillir des convives extérieurs. Cela favorise le mélange et la diversité des profils qui participent !
3 – Fixer le jour et l’heure pour réunir le plus de monde possible à votre afterwork
Prévenez vos invités au moins trois semaines en avance, pour laisser à chacun le temps de s’organiser selon ses contraintes personnelles et professionnelles. L’idéal est d’organiser votre événement en milieu de semaine, un mercredi ou jeudi, pour maximiser le nombre de présents.
En choisissant votre date, informez aussi vos équipes des heures de début… et de fin. L’idée n’est pas de faire la fête jusqu’au bout de la nuit. 18h30 est une bonne heure de démarrage, qui permet de terminer la journée de travail avant de rallier le lieu de l’afterwork, et 22h30 / 23h une bonne heure de clôture pour que tout le monde rentre chez soi à une heure raisonnable.
4 – Où organiser son afterwork : choisir le lieu idéal (càd convivial et original)
L’entreprise peut organiser son afterwork dans ses locaux ou à l’extérieur. Le but étant de rompre avec la routine ! Choisir un lieu atypique à l’extérieur de l’entreprise permet ainsi d’accueillir vos invités dans un cadre plus engageant et donner envie : ce peut être dans un coworking prévu pour accueillir des réceptions, un escape game (bon nombre disposent de salles pouvant accueillir des événements professionnels à l’issue de la partie), un bar à tapas insolite…
Pour vous aider dans l’organisation de votre afterwork, vous pouvez vous appuyer sur des agences événementielles ou tout simplement les équipes Wojo, rompues à l’exercice d’événements d’entreprise de toute sorte et pour tous les budgets. Chaque site dispose de grands espaces intérieurs ou extérieurs (terrasses, jardins), salles de séminaires… pensés pour accueillir des réceptions. Et proposent une offre de restauration sur-mesure et responsable : traiteur, cocktail dinatoire, tapas… Toutes sortes de formules sont disponibles !
Organiser un cocktail vous semble chronophage ? Tout peut être géré de A à Z par les équipes sur place. Chaque espace est de plus situé à proximité des transports en commun, ce qui facilite l’accès à votre soirée et le retour au domicile des salariés.
5 – Comment organiser un afterwork réussi : une offre de boisson et snacking responsable et originale
Pour que votre afterwork reste dans les mémoires, mieux vaut éviter les ramequins de cacahuètes, les saladiers de chips ou les grands plats à partager… Qui ne sont de toutes façons plus en odeur de sainteté depuis la crise sanitaire. Les invités vont rester plusieurs heures : le buffet doit être suffisamment consistant et varié pour remplacer un dîner léger.
C’est une bonne occasion d’affirmer vos engagements RSE en utilisant des contenants réutilisables, avec une dégustation de produits frais et de saison pour vos tapas : bouchées de crudités, légumes marinés, tapenades, planches de fromage. Pensez aux différents régimes alimentaires : végétarien, sans porc, etc. Plutôt que de grands plats à partager, privilégiez les bouchées individuelles.
Côté boissons, l’entreprise peut proposer à ses salariés du vin, du cidre ou de la bière, mais pas de spiritueux. Proposez aussi bien sûr des boissons sans alcool, cocktails, jus de fruits ou smoothies, servis dans une jolie verrerie.
6 – Organiser un afterwork à l’ambiance chaleureuse
Un afterwork sans musique, c’est un peu comme des vacances sans soleil. Prévoyez une ambiance musicale (et donc de quoi diffuser de la musique). Si vous n’avez pas de budget à y consacrer, les playlists « Apéro » ou « Soirée entre amis » proposées par les plateformes de streaming musical feront l’affaire. Si votre budget le permet, prévoyez un DJ qui fournira le matériel de sonorisation, et saura s’adapter à l’ambiance de votre événement.
Pensez aussi à la décoration, personnalisable selon le thème de votre soirée d’entreprise (Beaujolais Nouveau, Noël, Halloween, soirée de l’été, etc.).
7 – Alcool et organisation d’afterwork : que dit la règlementation ?
Un employeur est autorisé à organiser des pots au sein de l’entreprise, ou à l’extérieur dans un lieu privatisé pour l’occasion. La mise à disposition de boissons alcoolisées est autorisée en respectant certaines règles.
Au sein des locaux de l’entreprise, les seules boissons alcoolisées autorisées sont le vin, la bière, le cidre et le poiré. Les spiritueux, comme le whisky ou la vodka, sont interdits. Attention, le Code du travail prévoit une amende allant jusqu’à 3 750 € pour non respect de cette règle, qui est multipliée par le nombre de salariés concernés (ce qui peut faire cher la soirée en cas de contrôle…).
À l’extérieur de l’entreprise, les règles sont plus floues, mais en cas d’accident suite à une soirée d’entreprise alcoolisée, la responsabilité de l’employeur peut être engagée. Mieux vaut donc appliquer les mêmes règles qu’au sein de l’entreprise, et prévenir les risques en organisant précisément votre afterwork :
- envoyez un mail à vos salariés pour leur rappeler les risques liés à la consommation d’alcool ;
- limitez les quantités de boissons alcoolisées, et cessez d’en servir après une certaine heure ;
- proposez une large offre de boissons non alcoolisées ;
- mettez des éthylotests à disposition pour réaliser des autotests ;
- proposez si possible la prise en charge d’un taxi pour le retour des collaborateurs à leur domicile.
Bonus : quelques idées d’afterwork façon team building
Pour rythmer l’organisation de vos afterworks et les rendre à chaque fois différents et originaux, plusieurs pistes s’offrent à vous :
– une idée fréquente d’afterwork et qui plait toujours : thématisez la soirée en demandant à chacun d’amener un accessoire (chapeau, matériel de sport, jeu fétiche…), de se vêtir d’une couleur ou selon une saison / activité (plage, tennis, automne, évocation d’une capitale…),
– thématisez la nourriture et les boissons (pays du monde, couleur des mets servis, halloween, champêtre…),
– organisez une dégustation : chacun amène un mets ou produit qu’il affectionne (spécialité locale, recette de famille, cocktail préféré),
– si votre budget le permet, une idée d’afterwork peut être d’y adosser une animation de team building. Cette dernière devra toutefois être compatible avec l’apéro : improvisation théâtrale, cours de danse, cartomancienne, drink painting, séance photo, maquillage beauté (non, pas déguisement)…
– louez du matériel ludique : photocall, flipper…
– faites appel à un speaker inspirant et demandez-lui de rester ensuite pour partager un verre avec vos équipes…
– dernière idée d’afterwork ou de soirée à thème : choisisissez d’organiser un afterwork dans un lieu au design original qui frappera les esprits de vos convives et donnera envie de faire quelques photos pour renforcer la cohésion.
Vous avez tout noté ? Vous voici prêt.e à vous lancer dans l’organisation d’afterworks conviviaux et originaux.
Si vous pensez manquer d’idées pour votre afterwork, n’hésitez pas à vous appuyer sur des professionnels de l’événementiel : le résultat n’en sera que plus mémorable !
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