La oficina del futuro será flexible. Esta es una de las cosas que las empresas piden hoy en día. El encierro y luego la crisis económica han cambiado sus expectativas. Configuración, tipo de arrendamiento, ubicación, por no hablar de las nuevas necesidades de servicio, las cartas inmobiliarias de las empresas se han barajado de nuevo. Wojo quería saber cuál era la reacción del sector: responder con Farid Elomri, su vicepresidente de ventas, Paul Marie-Anne, director de cuentas clave, y Jean-Ignace Poncelin de Raucourt, director de desarrollo comercial.
La oficina del futuro se optimizará
No es de extrañar que la principal preocupación de las empresas sea el presupuesto destinado a los gastos inmobiliarios. La segunda partida de gastos de las empresas antes de la crisis, está en el punto de mira.
Por término medio, a lo largo de un año, un puesto de trabajo sólo está ocupado entre el 50% y el 70% del tiempo (Deloitte, junio de 2020). Lógicamente, a raíz de los confinamientos, las empresas en busca de ahorros miran con atención esta partida de gastos. «Hoy en día, nadie quiere pagar por los m² desocupados. Nueve de cada diez empresas buscan ahora alquilar menos puestos de trabajo que empleados tienen«, explica Jean-Ignace. Y suelen dividir el número de puestos de trabajo que quieren por… dos: 100 empleados tendrán que repartirse en 50 puestos en el futuro.
Una optimización que implica una determinada organización, así como un nuevo estilo de gestión. Pero las empresas están dispuestas a dar el paso.
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La oficina del futuro será flexible
Porque han aprendido de los meses anteriores y ya no quieren que sus gastos inmobiliarios les arrastren aún más en caso de crisis. Hoy más que nunca, piden poder adaptar su espacio de trabajo en función de sus necesidades o exigencias. «Esta reflexión es ahora general, independientemente del sector de actividad (excluyendo los servicios de producción, por supuesto) o del tamaño de la empresa, desde las muy pequeñas hasta las del CAC 40«, explica Farid.
La oficina del futuro tendrá que ser ágil, modular, a medida…: un número de puestos de trabajo que se pueda ajustar hacia arriba o hacia abajo, la posibilidad de pagar sólo por lo que se utiliza, un contrato sin compromiso pero que siga protegiendo.
Además, muchas empresas piden una combinación de oficinas privadas y espacios de coworking, ya sea en el mismo edificio o en el lugar que elijan (cerca del domicilio del empleado, por ejemplo)», dice Jean-Ignace. En algunos casos, ya no hay ninguna oficina asignada. Los equipos rotan indistintamente en las oficinas privadas y en el coworking. La oficina flexible se está generalizando. »
Este deseo de flexibilidad es, por tanto, contractual y organizativo, pero también geográfico.
La oficina del mañana será nómada
Ya el pasado mes de abril el 74% de los directores financieros (Gartner, abril de 2020) querían hacer del teletrabajo una característica permanente de su empresa. Esta tendencia no es sorprendente, ya que la gran mayoría de las empresas (y de nuevo, independientemente de su tamaño) ya han firmado acuerdos de teletrabajo que van de 1 a 3 días a la semana.
«Las empresas se han dado cuenta de que el teletrabajo también permite asegurar una cierta continuidad del negocio en caso de crisis. Nos dicen que siguen digitalizándose para estar preparados ante cualquier eventualidad«, comenta Paul Marie-Anne.
Más raro, pero no por ello menos real, es que algunas empresas hayan pasado a ser totalmente a distancia. Se acabó la oficina fija, en favor de la oficina en casa (la demanda de espacios de coworking sigue siendo escasa, debido a la necesidad de confinamiento). Esta organización genera una nueva necesidad, a saber, el consumo ocasional de espacios de trabajo que permitan a los equipos reunirse una vez a la semana o una vez al mes. Puede ser la misma sala de reuniones, reservada de forma recurrente o, por el contrario, un espacio alquilado cada vez en un lugar diferente, para romper la rutina.
La oficina contará con servicios
Una nueva organización, por tanto, que plantea muchos interrogantes: «Las empresas están estableciendo la rotación de sus equipos entre la oficina y la sede, pero van a tientas. Les cuesta anticiparse a los usos de sus empleados y concretar sus necesidades. Por lo tanto, necesitan asesoramiento, herramientas de gestión, seguimiento, para poder garantizar la reserva de los puestos de trabajo, pero también para controlar los indicadores de rendimiento. Todo esto es nuevo para muchos de ellos«, dice Farid.
Otra novedad es el interés por encargarse (inmediatamente) de que el espacio de trabajo cumpla con el protocolo sanitario vigente. «Todas las empresas preguntan por las medidas adoptadas antes de elegir su oficina: el tema se discute en el 100% de los casos«, continúa Paul. Una preocupación que coincide con las expectativas de los empleados, ya que el 47% afirmó el pasado mes de octubre que lo primero que habría que hacer para que quisieran volver a trabajar en persona sería garantizar mejor su seguridad sanitaria (OpinionWay – Octubre 2020).
Por último, aunque no sea la prioridad del momento, existe un claro apetito por un nuevo tipo de oficina, la oficina como servicio. Las empresas quieren delegar la gestión del edificio, pero también ofrecer servicios a sus empleados o mejorar la experiencia de éstos y su imagen de marca.
La oficina del futuro será responsable de
«Evidentemente, para los grandes grupos, la optimización de su espacio de oficinas es una oportunidad para reducir no sólo la huella inmobiliaria de la empresa al reducir la superficie, sino también sus emisiones de carbono, al optimizar los desplazamientos de los empleados«, según Farid.
«Al hacerlo, también mejoran la experiencia de los empleados, ya que reducen su tiempo de desplazamiento unos días al mes, contribuyendo así a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada«, dice Paul.
Una estrategia responsable, por tanto, en la que los empleados ven similitudes con la economía colaborativa. El 59% de ellos piensa que elegir un espacio de trabajo a la carta, mezclando oficina y trabajo a distancia, está en línea con los principios de la economía colaborativa. También piensan que esa elección refleja positivamente la imagen de la marca ante el público en general (OpinionWay, octubre de 2020).
¿Cuándo se considerará el alojamiento de una empresa como una verdadera palanca de atracción…? Continuará.
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Perspectivas
Aunque es poco probable que cambie la ubicación principal de las empresas, ya que sigue siendo uno de los criterios no negociables para las compañías, Farid cree que «es probable que nos desplacemos hacia sedes más pequeñas en favor de una red de espacios de trabajo «satélite», situados en lugares estratégicos y bien comunicados, compuestos tanto de oficinas privadas como de coworking y home office».
«Una expectativa que es fácil de satisfacer, ya que para responder a la demanda de flexibilidad geográfica, Wojo puede ahora alquilar una oficina privada en cualquier ciudad de Francia». «, dice Jean-Ignace.
Aunque las empresas tengan otras preocupaciones en este momento, la generalización del teletrabajo planteará también la cuestión del sentimiento de pertenencia y de la cultura empresarial. Los estilos de gestión tendrán que evolucionar, sobre todo apostando por espacios de trabajo orientados al servicio, vivos y amables, en los que los equipos puedan identificarse entre sí. La oficina del futuro será, pues, una oficina aumentada, enriquecida con todo tipo de servicios para que la gente quiera venir a trabajar en persona.
En pocas palabras
Está ocurriendo: los inmuebles de oficinas se están reinventando para coincidir con la oficina del futuro. Porque inevitablemente habrá un antes, con un puesto de trabajo asignado a cada empleado de lunes a viernes, y un después, con una oficina flexible dos o tres días a la semana, mientras que el resto del tiempo el puesto de trabajo se compartirá entre la oficina en casa y terceros lugares. Tantos beneficios económicos, medioambientales y humanos que deberían satisfacer a todos…
