Das Jahr 2020 wird unsere Gewissheiten und Gewohnheiten auf den Kopf stellen und die Remote-Arbeit in der Praxis verankern. Viele Unternehmen haben die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes entdeckt, einer digitalen Arbeitsumgebung, die co-modales Arbeiten ermöglicht, also eine fließende Mischung aus Face-to-Face- und Remote-Arbeit. Business Continuity, Resilienz im Krisenfall, verstärkter Zusammenhalt: Alles gut am digitalen Arbeitsplatz?
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Laut Google Translator ist ein digitaler Arbeitsplatz ein „digitaler Arbeitsplatz„. Auf die gleiche Weise, wie sie ins Büro kommen, hat jeder Mitarbeiter Zugang zu einer entmaterialisierten Arbeitsumgebung. Dort findet er Kollegen und Vorgesetzte sowie die professionellen Tools, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben und Missionen benötigt: Kalender, gemeinsame Dokumente, Videokonferenz-Tools, Chat usw.
Da jede Branche ihre eigenen Einschränkungen hat, muss der digitale Arbeitsplatz angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Benutzer Zugang zu den vom Unternehmen gesendeten Informationen und einen Ort zum Austausch mit ihren Kollegen haben. Auch diejenigen, die keinen eigenen Arbeitsplatz haben oder nicht den ganzen Tag vor einem Bildschirm sitzen, was eine App-Version impliziert, die auf einem mobilen Gerät zugänglich ist.
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Ein digitaler Arbeitsplatz, ganz konkret…
Konkret handelt es sich um eine Art Plattform, die je nach gewählter Lösung alle oder einige dieser Elemente integriert (manche integrieren sie alle):
– einen Server, auf dem Arbeitsdokumente gespeichert werden, mit gemeinsamer oder eingeschränkter Zugriffsverwaltung entsprechend den Rechten der einzelnen Personen ein internes Nachrichtensystem zwischen Teams, Lieferanten, Dienstleistern: dies wird sehr oft ein Chat sein
– ein Mittel zur Audio- und Videokommunikation mit Bildschirmfreigabe
– Lizenzen, die den Zugang zu allen üblichen Tools ermöglichen, die je nach Unternehmen benötigt werden: Buchhaltungssoftware, Design, Marketing-Automatisierung
– Tools, die die Zusammenarbeit fördern.
Es gibt eine Fülle von Digital Workplace Angeboten auf dem Markt. Die Teams-Lösung des Giganten Microsoft brauchen wir zum Beispiel nicht mehr vorzustellen, aber Sie sollten wissen, dass es auch französische Lösungen gibt, wie zum Beispiel Talkspirit, das von einem französischen Team entwickelt wurde und die Nähe zum Kunden in den Mittelpunkt stellt.
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Der Benutzer im Mittelpunkt des digitalen Arbeitsplatzes
Ob im Büro, beim Arbeiten in der Ferne oder unterwegs, dieses digitale Büro (Computer, Smartphone, Tablet) begleitet den digitalin Nomaden überall hin und garantiert die Fluidität der Tätigkeit. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen und Mitarbeiter, die auf der Suche nach Flexibilität sind, und ermöglicht es dem Unternehmen, co-modal zu arbeiten.
Damit ein digitaler Arbeitsplatz intern angenommen wird, muss er die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen und darf sich ihnen nicht aufdrängen. Es muss ihnen auch Zeit ersparen, indem es alle ihre Geschäftsanwendungen an einem Ort zusammenführt, zum Beispiel über APIs oder SSO-Lösungen (Single Sign-On), so dass sie nicht mehr von einer zur anderen wechseln müssen und die gesamte interne Kommunikation konzentriert wird. Weniger E-Mails, mehr Chats, gemeinsame Ordner und spezielle Diskussionsgruppen bedeuten eine einfachere Projektverfolgung, Zeitersparnis und weniger Irritationen.
Der digitale Arbeitsplatz darf nicht zu den alten Werkzeugen hinzukommen, auf die Gefahr hin, täglich zur Gasfabrik zu werden, aber auch, einen Teil der Informationen zu verlieren. Machen Sie Ihren Teams dies bewusst: Hüten Sie sich vor der altmodischen Excel-Verfolgung auf dem eigenen Computer parallel zu einem gemeinsamen Tool, ebenso vor E-Mail-Konversationen parallel zum Chat usw. An einem Arbeitsplatz ersetzt jedes neue aggregierte Werkzeug ein anderes: Es kommt nicht dazu.
Eine echte Grundlage für das Mitarbeitererlebnis
Der digitale Arbeitsplatz bietet Mitarbeitern eine echte Autonomie in der Arbeitsorganisation und eine Flexibilität, die zunehmend gefordert und geschätzt wird. Die neueste Umfrage vonWojound OpinionWay (Oktober 2020) zeigt, dass 56 % von ihnen das Büro à la carte als Realität betrachten. In naher Zukunft wollen sie ihre Stadt und ihren Arbeitsplatz (Büro, Coworking Space in der Nähe ihrer Wohnung, Telearbeit) nach ihrem beruflichen und persönlichen Tagesablauf und den benötigten Dienstleistungen auswählen. Auch die geografische Flexibilität wird für die Mitarbeiter immer wichtiger. Laut der Wojo-Studie wäre jeder zweite Arbeitnehmer bereit umzuziehen, um seine Lebensqualität zu verbessern, wenn er drei Tage in der Woche von zu Hause oder in einem nahe gelegenen Coworking Space arbeiten könnte.
Für Unternehmen, die auf Vertrauen und ein partizipatives und kollaboratives Management setzen wollen, ist ein digitaler Arbeitsplatz das wesentliche Werkzeug, um diesen Übergang zu einer co-modalen Organisation erfolgreich zu gestalten.
Umzug in die digitale Arbeitswelt, ja, aber nicht ohne Netze
Die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes und die Verallgemeinerung des co-modalen Arbeitens müssen von einer strategischen Reflexion über den Platz der Technologie im Unternehmen sowie einer Schulungskomponente für die Mitarbeiter begleitet werden.
Die Wahl eines bestimmten Tools kann entscheidend für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens und seine interne Akzeptanz sein. Mehr denn je sind CIOs Vorreiter des Wandels, und ihre Empfehlungen können sich nachhaltig auf die Unternehmensleistung auswirken. Achtung Führungskräfte: Hören Sie auf Ihre Experten, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu schulen und sich über die für Sie passenden Tools zu informieren, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern.
Was die Personalabteilung betrifft, so liegt es an ihr, die Übernahme dieser neuen Tools sicherzustellen, indem sie Schulungen, Informationen über die Risiken von Hackerangriffen und Cybersicherheit, Chartas für gute Praktiken und eine regelmäßige Überwachung der Nutzung anbietet. Die amerikanische Firma Gartner schätzt, dass 30 % des Wettbewerbsvorteils (1) von Organisationen aus der Fähigkeit der Mitarbeiter entstehen wird, neue Technologien kreativ zu nutzen.
Zusammengefasst: Was sind die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes?
Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern eine digitale Arbeitsumgebung in Kombination mit verschiedenen Arbeitsräumen (Privatbüros, Gemeinschaftsräume, Zugang zu Coworking Spaces in Wohn- oder Kundennähe) bietet, garantiert damit :
- Die Flexibilität und Agilität der Arbeitsorganisation.
- Die Aufrechterhaltung eines ko-modalen Betriebs, mit der Möglichkeit, seine Mitarbeiter über ein großes geographisches Gebiet zu verteilen.
- Die Fluidität des Austauschs, eine Garantie für Leistung und Effizienz.
- Seine Widerstandsfähigkeit im Falle einer Krise oder bei Schwierigkeiten beim Zugang zu traditionellen Büros.
- Ein verbessertes Mitarbeitererlebnis.
- Ein auf neue Anwendungen ausgerichtetes Markenimage.
All dies unter der Voraussetzung, dass die Mitarbeiter bei der Annahme dieses neuen Tools unterstützt werden und dass sie dasjenige wählen, das ihren Bedürfnissen entspricht, ohne neue Zwänge zu schaffen!
Wie Sie sehen, ist der digitale Arbeitsplatz ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation des Unternehmens. Er ist unverzichtbar geworden, um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens in einer Welt zu gewährleisten, in der sich die Grenzen ständig ändern. Als wahrer Knotenpunkt für Information und Interaktion öffnet es den Weg zu einer neuen Arbeitsorganisation, in der das Co-Modale König ist und Remote-Arbeit die Norm ist, zumindest einen Teil der Zeit.
1 – Gartner Top-Technologien und Trends, die den digitalen Arbeitsplatz antreiben, 2019
