CSR: Wie kann man zum papierlosen Büro übergehen?

Papier ist aus unserer Gesellschaft nicht wegzudenken und hält sich auch im digitalen Zeitalter hartnäckig. Unternehmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung von Dokumenten, ohne jedoch das papierlose Büro zu erreichen. Am 25. Oktober findet der Weltpapierfrei-Tag statt, der von der Standardisierungsorganisation AIIM (Association for Information and Image Management) ins Leben gerufen wurde, um das Bewusstsein der Unternehmen zu schärfen. Bestandsaufnahme und Tipps für ein papierloses Büro … oder zumindest weniger Papier!

Zu viel Papier tötet das Papier!

Da jährlich fast 900 000 Tonnen Papier und Pappe von Unternehmen weggeworfen werden, erscheint es wesentlich, ihre Verwendung zum Wohle der Umwelt zu kontrollieren. Die Sensibilisierung für dieses Thema seit mehreren Jahren trägt zu einem allgemeinen Bewusstsein für unnötige Überflutungen bei. Das eigentliche Problem des Papiers liegt jedoch in seiner Lagerung. Rechnungen, Verträge und andere Dokumente stapeln sich in Archiven, Schränken und Regalen in allen vier Ecken der Büros.

Obwohl die große Mehrheit der Arbeitnehmer süchtig nach ihrer Mailbox geworden ist, glaubt jeder zweite, nicht auf Papier verzichten zu können. Laut ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie) verbraucht der durchschnittliche Arbeitnehmer in Frankreich 70 bis 85 kg Papier pro Jahr. Eine Zahl, die sich unmittelbar auf die Kosten für Büromaterial auswirkt. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern würde zwischen 10.000 und 25.000 Euro pro Jahr ausgeben.  Nicht zu vergessen die Kosten für die Wartung von Druckern und den Kauf von Tintenpatronen.

Als Verbrauchsmaterial Nummer 1 macht Papier ¾ des Abfalls aus Bürotätigkeiten aus. Als Beweis dafür, dass Sie damit nicht allein sind, schätzte eine von InfoTrends durchgeführte Studie, dass 58 % der externen Dokumente in Papierform in Unternehmen ankommen.

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Kein papierloses Büro trotz digitaler Revolution

Die Fortschritte in der Informationstechnologie haben sich nicht wie erhofft auf den Papierverbrauch ausgewirkt. Im Gegenteil: In den letzten 15 Jahren ist er um das Vierfache gestiegen. Wie schwer es ist, seine Gewohnheiten zu ändern! Noch immer werden zu viele Dokumente unnötig ausgedruckt, und jeder muss sich täglich bemühen, diese Auswüchse einzudämmen.

Papier vs. digital: Das Match

Die öffentliche Meinung ist in der Tatsache stecken geblieben, dass die Papierproduktion ein wichtiger Faktor bei der Entwaldung ist. Es stimmt, dass für Stifte Tinte, Wasser und Chemikalien verwendet werden und dass die erste Ressource von Papier Bäume sind.

Dennoch ist die Papierindustrie ein unumgänglicher Akteur bei der nachhaltigen Bewirtschaftung von Wäldern und deren Wachstum. Innerhalb von 20 Jahren hat sie zahlreiche Anstrengungen unternommen, indem sie ihre Wasseremissionen um 80 % und ihren Energieverbrauch um 30 % gesenkt hat. Als größte Recyclingindustrie verwendet sie 60 % Recyclingmaterial und 40 % Nebenprodukte aus dem Wald. In gut bewirtschafteten Wäldern werden für einen gefällten Baum drei neue gepflanzt. Dies entspricht einem Zuwachs von 82.000 Hektar in Frankreich zugunsten unserer Wälder pro Jahr.

Angesichts häufiger Verschmutzungsepisoden sind die Franzosen immer mehr auf ihren ökologischen Fußabdruck bedacht. Allerdings sind sich nur wenige der Auswüchse der Digitalisierung bewusst, die mit der Gewinnung von Metallen, dem hohen Energieverbrauch und dem schwierigen Recycling der verschiedenen Komponenten zusammenhängen. Fast 10 % des französischen Stroms werden von Rechenzentren verbraucht. Jede Sekunde werden in Frankreich ca. 45 kg Elektro- und Elektronikschrott produziert. Laut ADEME verursacht das Internet rund 2 % der weltweiten CO2-Emissionen. Die digitale Industrie ist alles andere als schneeweiß und schon gar nicht grün!

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Der zeitlose Charme von Papier

Abgesehen von Umweltthemen bietet sich ein Vergleich zwischen dem Lesen und Schreiben auf Papier vs. dem auf einem Bildschirm an. Beginnen wir mit einer kleinen Übung.

Wir alle lieben unseren Tablet-PC oder unser Smartphone, aber stellen Sie sich diese Fragen: Ist es angenehm, länger als 10 Minuten auf dem Bildschirm zu lesen? Fühlen sich Ihre Augen nicht unangenehm an? Können Sie leicht abschalten?

Laut Thierry Baccino, dem wissenschaftlichen Leiter des Labors für die Nutzung digitaler Informationstechnologien, ist das Lesen auf Papier aus kognitiver Sicht sehr vorteilhaft. Die zu vielen Informationen, die einen Text auf dem Bildschirm begleiten, neigen dazu, Desorientierung zu erzeugen. Hyperlinks, Medien und Werbung kommen zu Hintergrundbildern und Scrolling hinzu und stören das Verständnis und die Merkfähigkeit. Das Lesen auf Papier ist weniger ermüdend und aggressiv und ermöglicht eine bessere Visualisierung und Assimilation der Informationen.

Papier bietet nicht nur Lesekomfort und geistige Anregung, sondern ist auch leicht zu transportieren. Es ist das praktischste Medium, um in kürzester Zeit Anmerkungen zu machen.

Aus all diesen Gründen und noch viel mehr ist Papier nicht tot, und das papierlose Büro wird es auch nicht so bald geben. In der Arbeitswelt erfreut sich das Papier sogar einer neuen Beliebtheit, da viele Menschen immer noch den weichen Stift auf dem Pergament dem Klackern der Tastatur vorziehen.

Das papierlose Büro, ja, außer für…

Das am 18. Juni 2013 gegründete Unternehmen „Le papier fait de la résistance“ kombiniert das 90-Gramm-Papier Munken print mit heraustrennbaren Blättern, einer Visitenkartenkerbe und einem Stiftschlitz. Sein Stil hat ikonische Marken wie Chanel oder Kenzo begeistert, die personalisierte Notizbücher bestellt haben.

Für viele geht nichts über das Gefühl von Papier. In diesem Sinne entstand 2015 das „Slate“, eine intelligente Schiefertafel, die von dem Start-up-Unternehmen Iskn entwickelt wurde. Sie verbindet Realität und Virtualität und ermöglicht es, seine Kreationen auf Papier direkt auf dem Bildschirm zu digitalisieren. Dank eines magnetischen Stiftrings und verschiedener Funktionen wird diese Innovation auch diejenigen zufriedenstellen, für die ein Stift dem guten alten Bleistift nicht das Wasser reichen kann.

Das letzte Wort

Letztendlich kann das Papier dem Digitalen danken, dass es so einzigartig und beliebt geworden ist. Früher galt es als unwichtiges und banales Medium, heute wird es zu einem Zeichen besonderer Aufmerksamkeit. Statt eines papierlosen Büros geht die Arbeitswelt eher in Richtung eines fast papierlosen Büros: Das, was übrig bleibt, zeugt von besonderer Aufmerksamkeit und stellt mit seinem Charme die unpersönliche und, nicht zu vergessen, stromfressende E-Mail in den Schatten.