Le 11 mai 2020 est une date dont nous nous souviendrons tous : le début du déconfinement !
Si les attestations de déplacement ne nous manquent pas, nous voici cependant interrogatifs, et parfois dubitatifs, sur la bonne attitude à adopter : comment se comporter, que faut-il exiger de ses collaborateurs, que peut-on leur promettre, comment les rassurer sans mentir ?
Quand on a son activité à relancer, des équipes impatientes de reprendre le travail alors même que tous les enfants ne reprennent pas le chemin de l’école, que les transports en commun ne circulent que partiellement… le déconfinement peut prendre l’allure d’un casse-tête.
Il existe pourtant un moyen de se simplifier un peu la rentrée. Nous avons interviewé Sébastien Dupic, VP Operations de Wojo au sujet des dispositions prises dans ses espaces.
Comment Wojo a-t-il préparé le déconfinement ?
À l’annonce du confinement, nous avons eu les mêmes défis à relever que toutes les entreprises : chômage partiel, continuité de service, aménagement de nos sites, communication auprès de nos clients…
En tant qu’opérateur de bureau, il était bien entendu exclu pour nous de fermer nos portes pendant le confinement. Nous avons donc dû agir très vite pour garantir à la fois un service minimum et la sécurité des quelques entreprises qui venaient travailler.
Ensuite, nous travaillons depuis plusieurs semaines sur le déconfinement, qui consiste pour nous à être en mesure d’accueillir un nombre sensiblement plus important de membres [que pendant que le confinement – ndlr] et rouvrir pour ces derniers certains de nos services (notamment le bar et la restauration qui avaient été suspendus pendant le confinement).
Pour cela, nous nous sommes rapprochés du groupe SOCOTEC afin d’élaborer ensemble un label ad hoc qui réponde point par point à nos problématiques spécifiques d’opérateur de bureau : le label « Safe & Healthy Workplace / Covid-19 ».
En quoi consiste ce label Safe & Healthy Workplace / Covid-19, coconstruit avec SOCOTEC en vue du déconfinement ?
Ce label a deux ambitions : la première était de nous accompagner dans le réaménagement complet de nos espaces afin de pouvoir ouvrir grand nos portes, mais de façon responsable le 11 mai. Il était impératif pour nous que les entreprises locataires chez Wojo puissent se dire (et dire à leurs collaborateurs) « tout a été mis en œuvre, les consignes sont respectées : nous pouvons reprendre le chemin du bureau ».
Nous avons donc étudié avec SOCOTEC tous nos sites et leurs configurations particulières pour mettre en place des process techniques et organisationnels : repenser les flux (réorganiser les sens de circulation et les règles de distanciation pour éviter que les membres se croisent), aménager les espaces (définir la capacité maximale autorisée de chacun des espaces communs), mettre en place une signalétique règlementaire, ajuster les process et les cadences de nettoyage et de maintenance… selon les consignes du Protocole national de déconfinement du ministère du Travail.
La seconde était d’inscrire notre démarche dans le temps : nos process sont désormais établis et en cours de certification, des protocoles ont été rédigés, etc. Le label Safe & Healthy Workplace / Covid-19 fait désormais partie intégrante de notre Plan de Continuité d’Activité (PCA) et nous le considérons comme un argument supplémentaire pour une entreprise qui souhaiterait louer des bureaux chez Wojo.
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Quelles ont été les principales mesures prises par Wojo pour s’adapter au déconfinement ?
Elles vont bien au-delà des consignes du Protocole
national de déconfinement dans sa version actuelle.
L’une d’entre elle est la mise à disposition, à prix coutant, de kits d’équipement
de protection individuelle négociés au meilleur prix grâce au volume commandé :
notre souhait étant d’éviter à nos membres les préoccupations liées au réapprovisionnement
et/ou aux déconvenues en termes de qualité des équipements.
Ensuite, nous avons pris les dispositions suivantes (liste non exhaustive !) :
– aménagement des postes de travail à plus de 2 mètres les uns des autres dans nos espaces de travail partagés, tandis que la circulation a été balisée pour respecter 1 mètre de distance,
– mise en place d’une main-courante afin d’être en mesure d’identifier toute personne ayant côtoyé nos espaces, s’il s’avérait nécessaire de la recontacter pour raison sanitaire,
– port du masque obligatoire pour nos membres et visiteurs lorsqu’ils se déplacent dans les espaces communs,
– équipes de nettoyage présentes de 7h00 à 19h00 et ventilation renforcée,
– communication étroite avec nos membres et nos équipes, avec notamment un guide sur les bons usages attendus et une FAQ spéciale déconfinement sur notre site,
– mise en place la signalétique règlementaire sur la totalité de nos sites.
Téléchargez le Guide Wojo du déconfinement
Comment réagissent les membres Wojo ?
Comme tout Français, ils respectent la consigne gouvernementale qui est de privilégier le home office mais les membres reviennent progressivement dans nos espaces. L’ambiance en est d’autant plus conviviale, finalement.
Je constate que la signalétique est bien comprise et respectée : nous sommes tous motivés pour faire en sorte que le déconfinement aille dans la bonne direction.
Certains membres profitent de notre réseau pour travailler au plus près de chez eux et ne pas prendre les transports en commun, d’autres ont un besoin urgent de travailler au calme (loin des enfants 😉), des collègues ont pu se retrouver pour travailler en présentiel…
Quels sont les défis des équipes Wojo en cette période de déconfinement progressif ?
Aujourd’hui notre obsession est de garantir la sécurité sanitaire de nos membres et visiteurs (le cas échéant, de les rappeler à l’ordre de façon bienveillante) et tout en préservant la convivialité qui est l’un de nos piliers.
Ensuite, devant le désarroi des entreprises (que nous avons nous-même vécu !), nous avons mené une réflexion de fond sur la façon d’aller plus loin dans notre cœur de métier qui est le « service aux entreprises » : maintenant que nos sites sont en ordre de marche, nous souhaitons renforcer ce qui faisait déjà notre différence et nous positionner comme un véritable soutien pour les entreprises qui nous choisissent.
Pendant le déconfinement en particulier cela consiste à décharger nos clients des préoccupations liées à la sécurité sanitaire de leurs collaborateurs. On s’occupe de tout, nettoyage, conformité, information, tenue d’une main courante (pour la traçabilité des contacts entre les personnes…).
Est-il possible de louer un bureau chez Wojo pendant le déconfinement ?
Bien entendu ! Notre offre de coworking prend tout son sens en cette période de crise :
- que ce soit en espace de travail partagé ou en bureau privatif, nos abonnements sont flexibles,
- nos membres ont accès à l’ensemble de notre réseau : dès que le secteur hôtelier pourra rouvrir, avec ou sans déconfinement, ils pourront continuer d’éviter les transports en commun en télétravaillant dans l’un de nos 300 espaces de coworking Wojo,
- grâce à la connaissance fine que nous avons de notre communauté, nos Business Partners sont en mesure de provoquer des interactions afin d’inciter les membres qui le souhaitent à unir leurs forces pour rebondir ou simplement s’entraider,
- nos équipes sont formées et tenues informées en continu de l’évolution de la pandémie et des consignes officielles : nos visiteurs peuvent venir sereins,
- enfin j’ajouterais que nous avons la chance d’avoir des sites et des bureaux privatifs particulièrement spacieux : Wojo a toujours refusé le principe de la densification. Avec ou sans dispositions Covid-19, nos membres sont habitués à avoir de l’espace !
