Soirée de team building, séminaire, cocktail presse, publication de résultats, lancement de produit, fête de fin d’année, anniversaire… les occasions d’organiser un événement d’entreprise sont nombreuses. Mais comment choisir le type d’event le plus adapté à votre activité et à vos objectifs ? Découvrez 10 idées d’événements et conseils pour faire le meilleur choix pour votre entreprise.
Préambule : quel est l’objectif de votre événement d’entreprise ?
Avant de chercher une idée de soirée (ou journée), prenez le temps de réfléchir aux retombées espérées et aux moyens financiers et humains que vous souhaitez déployer pour y parvenir.
Ceci vous permettra de choisir un type d’événement adapté à vos besoins, à vos envies et surtout, à vos clients et/ou collaborateurs ! Voici comment réfléchissent les agences événementielles :
À quelle occasion organisez-vous cet événement ?
C’est souvent (mais pas obligatoirement) le point de départ : en quel honneur voulez-vous organiser cet event ?
– Voulez-vous célébrer le lancement d’un produit, la fin d’un projet, de nouveaux locaux, un partenariat ?
– S’agit-il d’un pot de départ, changement de poste, anniversaire d’un salarié, célébration d’un succès ?
– Il n’y a pas d’occasion particulière mais vous estimez qu’une action événementielle serait le bon moyen d’atteindre un objectif donné dans le cadre de votre activité.
Quel est l’objectif de cet événement ?
Quel est le but visé par votre événement d’entreprise ?
– Renforcer la cohésion entre vos collaborateurs ➡️ Vous opterez pour un type d’événement chaleureux et une animation qui favorise les interactions.
– Rassurer vos investisseurs sur votre bonne santé et votre dynamisme ➡️ Il faudra prévoir un budget suffisant pour proposer des prestations très qualitatives. Attention au choix du lieu et des petits fours 😉 ! Le soutien d’un agence événementielle sera peut-être judicieux pour vous assister dans l’organisation de votre soirée.
– Fidéliser encore un peu plus vos clients ➡️ Missionnez un organisateur parmi vos salariés qui connait bien votre cible et proposez des animations en lien avec vos valeurs afin de renforcer encore leur adhésion (pensez aux goodies).
– Vous faire connaître du grand public ➡️ Vous devrez avant tout affirmer votre culture d’entreprise afin de vous différencier de vos concurrents. Là encore, une agence événementielle pourra judicieusement vous accompagner.
– Etc.
Qui seront les invités ?
S’agit-il d‘un événement interne ou externe ? D’un événement intimiste ou de grande ampleur ? De clients fidèles ou au contraire de prospects qui vous connaissent peu ?
C’est une règle incontournable de l’hospitalité : pour offrir une expérience unique à vos convives, vous devez vous adapter à eux afin de les mettre à l’aise et leur faire passer un bon moment. À charge pour votre organisateur de concevoir un type d’event et des animations adaptées à votre cible.
Quelles retombées escomptez-vous ?
Un événement d’entreprise réussi a certes séduit vos invités. Mais c’est surtout un investissement qui doit vous permettre d’atteindre vos objectifs.
Anticipez les moyens de mesurer vos KPI et exploitez les retombées de votre événement avec une communication ad hoc. Prévoyez des photos à reposter sur les réseaux sociaux, un mail de remerciement avec une incitation à se revoir, un questionnaire de satisfaction, etc.
Vous y voyez plus clair ? Il est temps de se pencher sur le format de votre événement d’entreprise.
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Les types d’événements à destination de la communication externe
Vous avez besoin de renforcer votre communication à l’externe et de faire rayonner votre marque ? Voici quelques types d’events possibles, de l’organisation la plus informelle à la plus ambitieuse !
Un événement d’entreprise peut aussi être un… petit-déjeuner
Le format du petit-déjeuner séduira les clients qui disposent de peu de temps et peu enclins à empiéter sur leur temps personnel. Son organisation a l’avantage d’être simple et peu onéreuse.
En fonction de vos objectifs, il pourra avoir lieu dans vos bureaux ou dans un autre lieu, peut-être plus stratégique et engageant afin d’éveiller la curiosité et donner le l’importance à votre événement matinal.
🤩Nos tips petit-déjeuner :
– Soignez votre invitation et rappelez les opportunités de réseautage à la clef.
– Pensez aux espaces professionnels et location de salles de réunion Wojo, au design particulièrement inspirant. Les équipes se chargeront de vous concocter un petit-déjeuner savoureux et original.
Le cocktail
Un événement en fin de journée donne plus de latitude pour proposer des animations, prises de parole, etc. et inciter les participants à prendre leur temps.
Les secrets d’un cocktail réussi ? Un lieu en adéquation avec vos valeurs et l’objectif de votre événement ; un choix de boissons avec/sans alcool de qualité ; des petits fours, bouchées agréables à l’œil et faciles à manger (on n’oublie pas les végétariens) ; une ambiance musicale adaptée ; etc.
À moins de disposer d’un organisateur chevronné en interne, sollicitez des agences événementielles qui vous suggèreront des animations (musiciens, danseurs, magiciens, jeux de casino, dégustations, etc.).
🤩 Nos tips cocktails :
– Soyez attentifs à l’accueil de vos clients afin de placer votre cocktail sous le signe de l’hospitalité.
– Testez les boissons et bouchées avant le jour J et assurez-vous que la vaisselle sera de qualité.
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La soirée (très) festive
Vous souhaitez marquer le coup à l’occasion d’un lancement de produit, d’une inauguration ou autre ? Optez pour un événement festif : une soirée dansante, un show, ou un concert privé par exemple. Un tel événement d’entreprise permet d’impressionner les esprits et susciter l’adhésion… à condition de contourner quelques difficultés. Notamment :
– Réunir suffisamment de participants (gare au taux de no show, en moyenne entre 15 et 20 % minimum dans l’événementiel vs le nombre d’inscrits confirmés).
– Proposer une ambiance stimulante, dans un lieu digne de vos invités : pensez à la location d’espaces tout équipés, avec bar, vestiaire, salons, rooftop, etc.
– Estimer correctement Ne pas sous-estimer la quantité de boisson et nourriture si la soirée devait être victime de son succès.
🤩Nos conseils pour une soirée festive :
– L’exercice est aussi complexe que chronophage. Faites-vous accompagner par des agences qui vous livreront une soirée clé en mains dans un lieu inspirant et se chargeront de tout le moment venu. Vous pensez que vous n’avez pas le budget ? Faites le calcul du temps homme gagné dans votre entreprise, réfléchissez à la qualité de la prestation finale fournie, et au fait que vous pourrez profiter de ce moment pour travailler vos liens avec les invités… et vous devriez être conforté dans l’idée de faire appel à des pros !
– Assurez-vous que le lieu de votre événement est bien desservi… jusque tard, ou prévoyez si nécessaire un système de navettes pour rapprocher vos invités des transports en commun les plus proches.
La conférence / table ronde
Autre type d’événement professionnel, qui conviendra à une entreprise qui souhaite se positionner comme experte dans son domaine et renforcer sa communication corporate : la conférence.
En journée, ou en soirée, sur un ou plusieurs jours, elle se prête aussi bien à un format intimiste et convivial qu’à un format plus institutionnel.
Le choix du sujet, le recrutement des participants et éventuellement d’un animateur, mais aussi la location d’un lieu adapté seront mûrement réfléchis pour atteindre votre objectif. Pensez à intégrer la communication autour de votre event dans l’organisation : retransmission en live sur les RS, photos et posts pendant et après la conférence, rédaction d’articles a posteriori, etc.
🤩 Nos conseils pour une conférence réussie :
– Il en va de votre image de marque : assurez-vous que votre conférence se déroule dans un lieu où chacun sera confortablement installé, verra et entendra parfaitement vos speakers.
– Prévoyez un apéro verre informel à la suite pour permettre à vos clients d’approcher les speakers.
Participation à un festival / salon professionnel
C’est sans doute le type d’événement le plus onéreux, mais les retombées sont souvent au rendez-vous. L’intérêt du salon / festival est qu’il vous place directement sur le chemin de vos prospects. À vous de les retenir sur votre stand et d’orchestrer une communication généreuse et dynamique pour faire parler de vous ! Pour cela vous aurez besoin :
– De personnaliser votre stand, en faire un lieu différent, qui intrigue et qui donne envie, notamment grâce à des animations ou petits évents ponctuels pendant la durée du salon,
– D’une équipe enthousiaste et en grande forme.
– De contenus à glisser entre les mains de vos visiteurs pour qu’ils ne vous oublient pas : flyers, goodies, cartes de visite, etc.
🤩Nos tips spécial salon professionnel :
– Le salon est le rendez-vous événementiel par excellence, mais la location des espaces à Paris comme ailleurs, ainsi que la création d’un stand, n’est pas à la portée de toutes les bourses : assurez-vous que le projet est raisonnable.
– Sollicitez votre réseau pour avoir des retours d’expérience sur la pertinence et l’utilité du salon envisagé.
Idées pour un événement d’entreprise interne à destination de votre équipe
Tout aussi essentielle à votre activité comme à votre image de marque, les events destinés à vos collaborateurs. Vous souhaitez chouchouter vos équipes ? Voici différents types d’événements possibles.
Le rituel du petit-déjeuner
C’est le moins onéreux des événements d’entreprise internes, ce qui ne l’empêche pas d’avoir de grands effets ! Il permet de rassembler les équipes, faire le point sur votre activité et objectifs, présenter les nouveaux venus, etc.
🤩Nos tips :
– Désignez un organisateur qui devra thématiser votre petit-déjeuner en guise d’icebreaker : continental, fait maison…
– Prévoyez une annonce positive, un chiffre fort et laissez place à la bonne humeur.
L’afterwork
Choix 1 : l’afterwork dans un bar
Vous pouvez proposer un début de soirée dans un bar au plus proche de votre entreprise ou dans un lieu plus recherché à une distance raisonnable.
Ce type d’afterwork a l’avantage d’être le plus informel et le plus simple des événements d’entreprise à organiser. Il suscitera facilement l’adhésion car il n’est pas contraignant : chacun part quand il le souhaite.
Choix 2 : l’afterwork dans un lieu privé
Autres formules : l’organisation d’un afterwork sur place, au bureau (vous devrez alors fournir les victuailles et les boissons) ; ou la location d’un rooftop et l’organisation d’une soirée à même de fournir une expérience plus mémorable. À vous de voir en fonction de l’objectif recherché et de ce qui convient le mieux à vos salariés !
🤩Nos conseils pour un afterwork qui dure :
– Concertez-vous pour définir le lieu, pensez aux temps de trajets 😉
– Soyez clair sur le financement de « l’opération » : 1er verre offert, 100% offert, planches offertes et boissons à charge des participants, etc.
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Le séminaire d’entreprise
Un séminaire mixe sessions de travail et activités propices à la détente. Il peut s’étendre sur une journée ou plus ; se dérouler au sein de votre entreprise ou à l’extérieur.
Le séminaire est l’événement d’entreprise est idéal pour :
– Faire un bilan d’activité, remercier les salariés et les impliquer dans une séance de réflexion sur un sujet stratégique, renforçant ainsi le sentiment d’utilité et l’engagement.
– Former et sensibiliser les collaborateurs sur un thème donné, leur fournir des clefs et les embarquer.
🤩 Nos conseils pour un séminaire d’entreprise qui atteint ses objectifs :
– Soignez vos sessions de travail et les activités proposées afin qu’elles soient productives sans être rébarbatives.
– Organisez votre séminaires hors les murs et optez pour une location d’espace de travail stimulant qui enthousiasmera vos collaborateurs.
Le team building, l’évènement d’entreprise préféré des collaborateurs
Les deux piliers d’un événement de team building sont le remerciement et le divertissement. Il peut être à l’initiative du manager qui souhaite resserrer les liens de son équipe ; de plusieurs managers afin d’encourager la collaboration entre leurs équipes respectives ; ou des RH pour renforcer la cohésion des collaborateurs au sein de l’entreprise et animer la communication interne.
Les animations choisies pour un team building rompent avec le quotidien de l’entreprise en immergeant les participants dans un contexte atypique. Les activités de team building sont aussi nombreuses que variées : karaoké, escape game, spectacle, hammam, initiation à un sport… et se déroulent aussi bien en soirée qu’en journée.
🤩 Nos tips team building :
– Sondez les envies avant de choisir votre animation et vos activités.
– Assurez-vous que le lieu a bien l’habitude de recevoir des entreprises et saura vous accompagner pour chouchouter votre équipe.
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Week-end incentive
C’est un team building dans lequel on met plus de moyens et qui récompense une action, un objectif atteint. Tous les collaborateurs n’y sont pas forcément conviés, seulement ceux qui ont contribué à cette performance. À la différence d’un séminaire, on n’est pas supposé y faire travailler les collaborateurs, mais plutôt leur faire profiter de l’intervention d’un speaker inspirant (stylo posé) et d’activités dédiées à leur bien-être.
Pour cela, l’entreprise emmène en général ses salariés dans un lieu attrayant. Au menu : déconnexion, animations propices à la cohésion, célébration des succès d’équipe et communication positive !
🤩 Nos tips week-end incentive :
– Pensez à votre communication interne : teasing avant l’évènement, clins d’œil et célébration des meilleurs moments avec un récap’ après.
– Optez pour des lieux à proximité de votre zone d’implantation et organisez les trajets pour une expérience réussie de bout en bout.
En résumé
Quel que soit votre projet d’événement d’entreprise, assurez-vous de le construire de façon à proposer la meilleure expérience possible à vos clients/salariés, sans perdre de vue les objectifs que vous vous êtes fixés ! Selon l’ampleur de l’évènement, n’hésitez pas à solliciter des professionnels de l’événementiel pour échanger avec ces derniers. Ils sauront vous guider, vous donner des idées d’animation et activités et peut-être vous convaincre de leur confier l’organisation de votre soirée. Quoiqu’il en soit vous avez tout à gagner à leur demander conseil 😉
Bonne soirée !
