Unsere Arbeitsorganisation wurde innerhalb weniger Monate durch die Notwendigkeit der Eindämmung revolutioniert. Telearbeit ist zur Norm geworden: Sie fragen sich, ob Ihre Büros, die das Budget Ihres Unternehmens so stark belasten, noch sinnvoll sind. Und wenn ja, wie wählen Sie neue aus, wenn es Ihnen vielleicht an Sichtbarkeit fehlt? Wir haben Nicolas Giuliani, Business Development Manager (Middle and Major Account) bei Wojo, gebeten, uns zu führen und darüber zu sprechen, was ein flexibles Büro ist.
Bevor wir über ein flexibles Büro sprechen: Sollten Sie immer ein Büro mieten?
Ja, vorausgesetzt, Sie überdenken die Art und Weise, wie Sie über das Büro denken! Mit der Krise mussten sich die Gewerbeimmobilien neu erfinden, um den neuen Erwartungen gerecht zu werden: Das müssen wir ausnutzen.
Was die Entscheidung betrifft, ob man ein Büro behalten soll oder nicht… würde ich antworten, dass ein Unternehmen zweifelsohne immer einen Raum brauchen wird, in dem sich seine Teams treffen können. Außerdem würden 100 % Home-Office eventuell Probleme des Managements, aber auch des Zugehörigkeitsgefühls und der Unternehmenskultur mit sich bringen… Deshalb wenden sich auch Unternehmen, die auf vollständige Fernarbeit umstellen, an uns, um einen Ort zu finden, an dem sie ihre Mitarbeiter regelmäßig persönlich zusammenbringen können, um die Verbindung zu erhalten.
In der Tat, selbst wenn wir es schaffen, viele Dinge aus der Ferne zu erledigen, bleibt das Arbeiten im Projektmodus bei vollständiger Fernsteuerung schwierig. Ich denke, wir werden uns in Richtung hybrider Organisationen bewegen, mit manchmal bis zu 3 Tagen/Woche per Fernzugriff, aber mindestens zwei Tagen persönlich.
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Wie spart man Geld bei der Büromiete?
Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten. Was bei den Kosten für eine Miete am meisten ins Gewicht fällt, ist der Immobiliendruck des anvisierten Gebiets. Es gibt also keine Wunderformel… denn im Allgemeinen gilt: Wenn man sich an einem Ort niederlässt, dann aus gutem Grund!
Wegfahren oder Wechseln
Sie können dann versuchen, die Kosten zu reduzieren, indem Sie :
– entweder andere Privatbüros etwas weiter entfernt, in einer günstigeren Gegend anmieten und sicherstellen, dass die beiden Adressen durch eine direkte Verbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln verbunden sind, um den Kontakt zu erleichtern;
– oder durch teilweise Telearbeit und rotierende Mitarbeiter. Dies wird als Flex-Office
bezeichnet. Hinsichtlich der Organisation von Remote-Arbeitszeiten kann man sich für das Home-Office entscheiden, was aber mit Kosten verbunden ist, da der Arbeitsplatz des Mitarbeiters angepasst werden muss. Es gibt auch kostengünstige Coworking-Abonnements, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in einem streng professionellen Raum zu arbeiten, anstatt zu Hause.
Natürlich können diese beiden Optionen kombiniert werden: Wir haben den Fall bei Wojo.
Optimieren Sie Ihre mietbezogenen Ausgaben
Dann ist es sinnvoll, sich anzusehen, was in der aktuellen Miete enthalten ist: Gebühren, Dienstleistungen, Steuern…, um das Ganze zu optimieren. Ist der Energieverbrauch gut geregelt, werden die Dienste, die die Wartung übernehmen, regelmäßig ausgeschrieben? Zahlen wir für einen Fitnessraum, der von den Mitarbeitern kaum genutzt wird, wenn sie gerne eine Küchenzeile hätten?
Diese Übung ermöglicht es Ihnen, Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Teams zu verfeinern, aber Sie werden dabei nicht viel Spielraum haben.
Interessieren Sie sich für Coworking Spaces
Es ist daher in Ihrem Interesse, Büros zu bevorzugen, die in Coworking Spaces angeboten werden, die je nach Bedarf mehrere Unternehmen unter einem Dach vereinen: private Büros oder geteilte Arbeitsräume.
Viele Kosten werden geteilt: Reinigung, Energie, Wartung, aber auch Gemeinschaftsbereiche, die der Geselligkeit gewidmet sind (Lounges, Terrassen, Bar…). Dadurch profitieren Sie nicht nur von einer viel größeren Fläche, sondern haben auch Zugang zu mehreren verschiedenen Adressen: ein großer Vorteil, wenn Sie Ihre Pendelzeit reduzieren wollen.
Beachten Sie, dass Ihre Miete aufgrund des Immobiliendrucks nicht unbedingt billiger ist als in einem traditionellen Gebäude, aber das Serviceniveau wird höher sein.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass bei einem traditionellen Mietvertrag der Mieter beispielsweise für die Ausstattung der Räumlichkeiten und deren Herrichtung verantwortlich ist, was Geld und Ressourcen bedeutet, die mobilisiert werden. Shared Workspaces sorgen dafür, dass all diese Kosten optimal abgewickelt werden. Alles wird gemanagt, Sie konzentrieren sich auf Ihr Geschäft.
Worauf sollte ich bei meinem zukünftigen Vertrag achten?
Natürlich müssen Sie wissen, für wie lange Sie sich verpflichten und welche Bedingungen für den Austritt gelten. Auch hier lockt die Lösung der Coworking Spaces, die mit flexiblen Serviceverträgen statt mit Mietverträgen arbeiten, immer mehr Unternehmen an.
Diese Betreiber denken in Begriffen eines flexiblen Büros: Sie haben die Freiheit, die Anzahl der gemieteten Arbeitsplätze zu erhöhen oder zu verringern, je nach Bedarf und ohne Kosten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie das Flex-Office testen und nicht wissen, wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen, aber auch im Falle von Schwierigkeiten (oder schnellem Wachstum!). So passt sich Ihre Miete in Echtzeit an Ihre Vorgaben an und stellt kein Risiko für Sie dar.
Was genau ist ein flexibles Büro?
Kapazitätsflexibilität
Wie oben erwähnt, ist es vor allem die Möglichkeit, die Anzahl der Beiträge zu modulieren.
Geografische Flexibilität
Ich spreche von der Vielfalt der geografischen Standorte, die Ihnen Ihr Bürobetreiber anbieten kann: Sie müssen Ihr Leben vereinfachen! Unabhängig davon, welche Konfiguration Sie in Betracht ziehen, mehrere Adressen in Privatbüros oder eine Mischung aus Büro und Coworking, versuchen Sie, nur einen Ansprechpartner zu haben.
Heute sind Marken wie Wojo in der Lage, für Sie ein oder mehrere Büros (oder Coworking Spaces) in jeder Stadt in Frankreich zu finden, unabhängig von ihrer Größe. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre reisenden oder telearbeitenden Mitarbeiter immer einen qualitativ hochwertigen Arbeitsplatz haben, egal wo sie sind. Die Bedeutung des Ihnen zur Verfügung stehenden Netzwerks von Räumen wird den Unterschied ausmachen.
Heute spricht nichts mehr dagegen, dass ein Unternehmen einen kleineren Firmensitz in einer beliebten Gegend hat und den Mitarbeitern einen möglichst wohnortnahen Arbeitsplatz bietet.
Die Flexibilität des Angebots
Schließlich muss ein flexibles Büro Ihren Bedürfnissen entsprechen. Ich denke dabei an den Reichtum der Typologie der Ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitsräume. Vielleicht denken Sie heute über ein Flex-Office nach, bei dem sich ein privates Büro mit einem Home-Office abwechselt? Aber was wäre, wenn Sie morgen soziale Verbindungen begünstigen wollten und Ihre Mitarbeiter auffordern würden, sich entweder nach Teams, nach Affinität oder nach geografischen Gebieten zu treffen, um gemeinsam statt isoliert zu arbeiten? Oder was wäre, wenn Ihre Teams in der Zentrale ebenfalls einen „Tapetenwechsel“ wünschten, während Sie sie in Ihrer Nähe behalten wollten?
Einige Unternehmen verfügen über Privatbüros und Coworking-Arbeitsplätze am selben Standort, auf die Teams zugreifen können, wenn sie ihre Arbeitsumgebung wechseln möchten. Das flexible Büro ist auch die Fähigkeit, alle Erwartungen zu erfüllen.
Zeitliche Flexibilität
Es wird zwar immer schwieriger, Mitarbeitern die Änderung ihrer Arbeitszeiten zu verweigern (natürlich in vernünftigem Rahmen!), aber es ist auch ein Vorteil. Es gibt Frühaufsteher, Mitarbeiter, die die Hauptverkehrszeiten meiden wollen… Ein flexibles Büro, für das die Mitarbeiter einen Ausweis haben und somit autonom sind, kann sich als praktisch erweisen.
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Welchen Rat würden Sie einem Unternehmen geben, das in ein flexibles Büro in einem Coworking Space umziehen möchte?
Es gibt nur eines, denn alles andere folgt daraus: Wählen Sie einen Bürobetreiber, der sich als Partner und nicht nur als Vermieter positioniert. Das Flex-Office erfordert ein gewisses Maß an Organisation und manchmal auch an Anpassungen, denn es ist im Grunde ein Arbeitsmodus in Bewegung!
Es beginnt mit der geschäftlichen Beziehung: Wissen wir, wie wir Ihnen zuhören können, können wir unsere Lösungen an Ihre Bedürfnisse anpassen, haben wir alle nützlichen Dienste (z. B. eine Buchungs-App, um einen Arbeitsplatz zu reservieren), usw. Was sind die Werte der Marke? Sehr oft kann man diese Fragen verstehen, wenn man einen Raum besucht oder darum bittet, einen Tag Coworking zu testen.
