L’année 2020 aura mis sens dessus dessous nos certitudes et habitudes et ancré le travail à distance dans les usages. De nombreuses entreprises ont découvert l’intérêt d’une digital workplace, environnement de travail numérique permettant le travail en comodal, mixant présentiel et distanciel de manière fluide. À la clé, continuité de l’activité, résilience en cas de crise, cohésion renforcée : tout est bon dans la digital workplace ?
Qu’est-ce qu’une digital workplace ?
Si l’on en croit Google Translator, une digital workplace est un « lieu de travail numérique ». De la même manière qu’il.elle se rend au bureau, chaque collaborateur.rice accède à un environnement de travail dématérialisé. Il.elle y retrouve ses collègues et managers, ainsi que les outils professionnels nécessaires à l’accomplissement de ses tâches et missions : calendrier, documents partagés, outils de visioconférence, chat, etc.
Chaque secteur ayant ses contraintes propres, la digital workplace doit s’adapter afin de garantir aux utilisateurs l’accès aux informations envoyées par l’entreprise et à un lieu d’échange avec leurs collègues. Y compris ceux qui ne possèdent pas de poste de travail en propre ou ne sont pas devant un écran toute la journée, ce qui suppose une version appli accessible sur un appareil mobile.
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Une digital workplace, concrètement…
Concrètement, c’est une sorte de plateforme qui intègre tout ou partie de ces éléments, selon les solutions choisies (certaines les intègrent tous) :
– un serveur où sont stockés des documents de travail, avec une gestion des accès partagés ou limités selon les droits de chacun.e. ;
– une messagerie interne entre équipes, fournisseurs, prestataires : ce sera très souvent un chat
– un moyen de communication audio et visio avec partage d’écran ;
– des licences donnant accès à tous les outils habituels nécessaires selon les métiers : logiciel de compta, de design, marketing automation ;
– des outils favorisant le travail collaboratifs.
Il existe une pléthore d’offres de Digital Workplace sur le marché. On ne présente plus la solution Teams du géant Microsoft, par exemple, mais sachez qu’il existe des solutions françaises, comme Talkspirit, développée par une équipe française et qui met la proximité avec ses clients au cœur de sa promesse.
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L’utilisateur.rice au cœur de la réflexion sur la digital workplace
Au bureau, en travail à distance ou en mobilité, ce bureau numérique (ordinateur, smartphone, tablette) accompagne donc le digital nomad partout et garantit la fluidité de l’activité. C’est un outil indispensable pour les entreprises et les salarié.e.s en quête de flexibilité, permettant un fonctionnement de l’entreprise en comodal.
Pour qu’une digital workplace soit adoptée en interne, elle doit répondre aux besoins des salarié.e.s, et non s’imposer à eux. Elle doit aussi leur faire gagner du temps, en regroupant toutes leurs applications métiers en un seul lieu via des API ou des solutions de SSO (Single Sign-On, pour authentification unique) par exemple, leur évitant ainsi de switcher de l’un à l’autre, et concentrer l’ensemble des communications internes. Moins de mails, plus de chat, dossiers partagés et groupes de discussion dédiés riment avec suivi de projet facilité, gain de temps et moins d’irritants.
La digital workplace ne doit pas s’additionner aux anciens outils, au risque de devenir une usine à gaz au quotidien, mais aussi d’égarer une partie de l’information. Sensibilisez vos équipes : gare au suivi Excel à l’ancienne sur son ordinateur en parallèle d’un outil partagé, attention aussi aux conversations par mail en parallèle du chat, etc. Dans une workplace, tout nouvel outil agrégé en remplace un autre : il ne vient pas s’y superposer.
Un véritable socle de l’expérience collaborateur.rice
La digital workplace apporte aux salarié.e.s une vraie autonomie dans leur organisation de travail, et une flexibilité de plus en plus réclamée et appréciée. La dernière étude réalisée par Wojo et Opinion Way (octobre 2020) révèle que 56% d’entre eux considèrent le bureau à la carte comme une réalité. Dans un futur proche, il.elle.s comptent choisir leur ville et lieu de travail (bureau, espace de coworking à proximité de chez eux, télétravail à domicile) en fonction de leur emploi du temps professionnel et personnel du jour, et des services dont il.elle.s ont besoin. La flexibilité géographique fait aussi partie des critères qui deviennent prioritaires pour les salarié.e.s. Toujours d’après l’étude Wojo, un.e sur deux serait prêt.e à déménager pour améliorer sa qualité de vie s’il.elle pouvait travailler à distance trois jours par semaine, à domicile ou dans un espace de coworking à proximité.
Pour les entreprises prêtes à miser sur la confiance et un management participatif et collaboratif, une digital workplace est l’outil indispensable pour réussir cette transition vers une organisation comodale.
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Passer à l’environnement de travail numérique, oui, mais pas sans filets
La mise en place d’une digital workplace et la généralisation du travail en comodal doit s’accompagner d’une réflexion stratégique sur la place de la technologie dans l’entreprise, ainsi que d’un volet de formation des collaborateur.rice.s.
Le choix de tel ou tel outil peut s’avérer déterminant pour la pérennité de l’activité et son adoption en interne. Les DSI sont plus que jamais leaders du changement, et leurs recommandations peuvent impacter durablement la performance de l’entreprise. Avis aux dirigeants : écoutez vos experts, donnez-leur les moyens de se former et de s’informer sur les outils adaptés à vos besoins pour réussir la transformation digitale.
Quant aux RH, à eux de veiller à l’adoption de ces nouveaux outils en y associant des formations, une information sur les risques liés au piratage et à la cybersécurité, des chartes de bonnes pratiques et une veille régulière des usages. Le cabinet américain Gartner estime que 30% de l’avantage compétitif (1) des organisations viendra de la capacité des collaborateur.rice.s à exploiter les nouvelles technologies de manière créative.
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Si on résume, quels sont les avantages d’une digital workplace ?
Une entreprise qui propose à ses collaborateurs un environnement de travail numérique associé à différents espaces de travail (bureaux privatifs, espaces de vie en commun, accès à des espaces de coworking proches de leur domicile ou de leurs clients) garantit ainsi :
- La flexibilité et l’agilité de son organisation du travail.
- La pérennisation d’un fonctionnement comodal, avec la possibilité de répartir ses salariés dans un vaste rayon géographique.
- La fluidité des échanges, gage de performance et d’efficacité.
- Sa résilience en cas de crise ou de difficultés d’accès aux bureaux traditionnels.
- Une expérience collaborateur.rice améliorée.
- Une image de marque orientée vers les nouveaux usages.
Tout ceci à condition d’accompagner les salarié.e.s dans l’adoption de ce nouvel outil, et de choisir celui qui répond à leurs besoins sans créer de nouvelle contrainte !
Vous l’avez compris, la digital workplace est incontournable dans la transformation digitale de l’entreprise, et est devenue indispensable pour assurer la pérennité de l’activité dans un monde où les frontières évoluent sans cesse. Véritable hub d’informations et d’interactions, elle ouvre la voie à une nouvelle organisation du travail, où le comodal est roi et le travail à distance la norme, au moins une partie du temps.
1 – Gartner Top Technologies and Trends Driving the Digital Workplace, 2019
