Entretien annuel d’évaluation : le préparer pour le réussir

L’entretien annuel d’évaluation est un moment clé dans la vie professionnelle, tant pour le salarié que pour l’employeur. Il permet de faire le bilan de l’année passée, évaluer les performances, échanger sur les objectifs atteints et fixer ceux de l’année à venir. C’est aussi l’occasion pour le collaborateur d’exprimer ses attentes ou ses aspirations en matière d’évolution de carrière.
On vous détaille les étapes essentielles et les bonnes pratiques pour bien préparer et réussir ce moment important, sans oublier les actions à mener à la clé !

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation (EAE) est un échange formel entre le manager et le salarié, généralement organisé en début ou fin d’année et qui a pour objet d’aborder les attentes professionnelles de chacune des parties, les besoins en formation et les perspectives d’évolution de carrière.

Pour être fructueux, ce moment doit être préparé par les deux intervenants, en s’appuyant le plus souvent sur une grille de questions établie par l’employeur.

Quelle différence avec l’entretien professionnel ?

L’entretien annuel d’évaluation se concentre sur la performance du salarié, ses compétences et l’atteinte des objectifs fixés. Son but est avant tout managérial et opérationnel.
S’il n’est pas imposé par la loi, nombre de conventions collectives le rendent obligatoire.
Dans le cas des entreprises de plus de 50 salariés, le Comité Social et Économique (CSE) peut être consulté pour définir les modalités des entretiens, veiller à leur équité et s’assurer que les critères d’évaluation respectent les droits des salariés. Le CSE peut également intervenir après l’entretien si un collaborateur estime avoir été évalué de manière injuste ou discriminatoire.

L’entretien professionnel, quant à lui, est une obligation légale prévue par le Code du travail. Il doit avoir lieu tous les deux ans et porte sur la carrière du salarié : mise à niveau, mobilité, perspectives professionnelles, et maintien de l’employabilité.

Quelles sont les conséquences de l’EAE ?

L’employeur peut se servir des résultats de l’évaluation pour prendre certaines décisions : augmentation de salaire, évolution professionnelle (promotion, ajustement des missions, etc.), mais il peut aussi déboucher sur une sanction disciplinaire, voire un licenciement.
En cas de litige, le salarié peut refuser de signer le compte-rendu de l’entretien, tout en sachant que cela ne remet pas en cause sa validité. Il peut alors se tourner vers le CSE, s’il existe, ou saisir les prud’hommes.

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Pourquoi est-ce un moment clé ?

Véritable baromètre de l’expérience collaborateur, l’entretien annuel d’évaluation constitue un levier stratégique pour l’entreprise et une opportunité pour le salarié.

Pour l’entreprise : un levier de performance et de fidélisation

Pour l’employeur, cet entretien joue un rôle clé dans la gestion des ressources humaines. Il permet de :

• Évaluer les résultats des collaborateurs, identifier les compétences acquises et les axes d’amélioration.
• Fixer des objectifs clairs pour l’année à venir, alignés avec la stratégie globale de l’entreprise.
• Détecter les besoins en formation, afin de palier à d’éventuelles lacunes ou actualiser les connaissances du salarié.
• Prévenir un éventuel mal-être, s’assurer de la bonne intégration dans l’organisation, etc. et prendre le pouls du ressenti général.
• Renforcer la motivation des équipes en valorisant les réussites et en proposant des perspectives.
• Fidéliser ses talents, en répondant à leurs attentes professionnelles et en évitant la démission silencieuse.

Pour le salarié : une opportunité de valorisation et d’échange

Pour les membres de l’équipe, cet entretien offre un espace de discussion privilégié pour :

• Mettre en avant ses réussites et les projets menés avec succès.
• Exprimer ses besoins, qu’il s’agisse de mise à niveau, de progression professionnelle ou d’amélioration des conditions de travail.
• Discuter de sa rémunération, des primes ou des perspectives de promotion.
• Planifier la suite de sa carrière, en alignant ses ambitions avec les opportunités internes.

✨C’est un moment pour clarifier les attentes, éviter les malentendus et renforcer la collaboration.

Les risques en cas d’absence ou de mauvaise préparation

Vous l’aurez compris, négliger cet entretien, c’est se priver de l’occasion de faire un point exhaustif et objectif. 

• L’organisation court le risque de manquer de visibilité sur les raisons de ses résultats, le bien-être de ses équipes, etc.
• Le salarié perd l’opportunité de s’exprimer en toute confidentialité. Ce peut être : faire le point sur la façon dont il est perçu, exprimer ses doléances s’il en a, disposer d’une feuille de route, etc.

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Les 5 grandes étapes de l’entretien annuel d’évaluation

Afin d’en garantir l’efficacité, l’EAE a tout intérêt à être structuré, notamment pour éviter l’écueil d’une conversation informelle dans laquelle on risquerait d’omettre des points stratégiques. On peut l’aborder en cinq grandes étapes.

1. Préparation en amont :

Cette préparation est cruciale pour garantir un entretien fluide et productif.

• Réaliser une grille d’évaluation : Si elle n’existe pas encore au sein de l’entreprise, c’est la 1^ère étape ! Elle constituera le fil rouge de l’entretien. L’entreprise y consignera les points essentiels à aborder, ainsi que les critères qu’elle souhaite évaluer précisément. De nombreux modèles gratuits sont disponibles en ligne et facilement personnalisables. 

• Informer préalablement les salariés des méthodes d’évaluation : « L’employeur doit informer les salariés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle utilisées avant leur mise en place. L’information des salariés peut être individuelle ou collective (par voie d’affichage par exemple) » (source Service public.fr)
• Avertir de la date (et transmettre la grille) : c’est obligatoire, le manager doit avertir le collaborateur suffisamment à l’avance afin de lui donner le temps de se préparer. Un délai de deux à trois semaines est recommandé pour permettre une préparation efficace.
• Choisir un lieu adapté : il est recommandé de veiller à prévoir un espace adapté, calme et confidentiel, sans risque d’interruption. Des salles de réunion comme celles de Wojo, par exemple, offrent un cadre chaleureux et atypique, idéal pour proposer une bulle en rupture avec le quotidien.

• Rassembler les données : Le manager se doit de réunir les informations utiles : objectifs fixés, résultats obtenus, formations suivies, feedbacks reçus de la part d’autres collaborateurs ayant mené des projets avec celui qui passe son EAE, etc.

2. Pendant l’entretien : bilan de l’année écoulée

Cette 1^ère phase, qui doit se baser sur des faits concrets et mesurables, a pour objet de faire le point sur l’année passée… en valorisant les réussites, sans omettre les obstacles rencontrés. L’objectif est d’avoir une vision globale de la performance de l’employé.
Voici quelques questions utiles pour vous guider :

• Réalisations majeures : Quels projets ont été menés à bien ? Y a-t-il un projet ou dont vous êtes particulièrement fier ? Quelles missions ont dépassé les attentes, selon vous ?
• Difficultés rencontrées : Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans la réalisation de vos missions ? L’idée est ici de recueillir le point de vue du salarié, comprendre les freins et proposer des solutions.
• Formations : Ont-elles répondu à vos attentes ? Avez-vous pu mettre en pratique vos nouvelles compétences ?
• Ressenti général & Qualité de vie au travail (QVT) : Comment avez-vous vécu l’année écoulée ? Ressentez-vous un manque de reconnaissance ou, au contraire, un épanouissement professionnel ? Comment évaluez-vous la qualité de la communication avec moi et le reste de l’équipe ? Comment percevez-vous votre charge de travail ? Qu’aurions-nous pu déployer pour mieux vous accompagner ? L’entreprise répond-elle à vos attentes en matière de QVT ? Avez-vous des suggestions pour améliorer votre quotidien professionnel ?

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3. Évaluation des objectifs et des compétences :

L’estimation des résultats repose sur l’analyse des objectifs fixés lors de l’entretien précédent et des compétences développées entre-temps. Comme précédemment, il est essentiel d’être factuel et de se baser sur des données concrètes. On pourra ici s’appuyer sur une notation du type suivant :

1 = Point d’amélioration prioritaire.

2 = En dessous des attentes.

3 = Atteinte de l’objectif.

4 = Au-dessus des attentes.

5 = Excellence.

• Objectifs atteints : Quels étaient les objectifs fixés ? Ont-ils été atteints, partiellement atteints ou dépassés ?
• Analyse des écarts : Pour quelle raison certains objectifs n’ont pas pu être atteints ? Avez-vous identifié des domaines dans lesquels vous aimeriez progresser ? Pensez-vous disposer des outils et des ressources nécessaires pour réussir dans votre poste ?
• Compétences développées : L’évaluation doit également couvrir les savoir-faire techniques (outils, méthodes) et les savoir-être (communication, autonomie) : Quelles compétences avez-vous développées ou renforcées cette année ?

✨Veillez àsouligner les points forts de votre interlocuteur tout au long de l’entretien, et mettez l’accent sur ses contributions positives afin de préserver sa motivation et l’assurer de votre confiance.

4. Projection sur l’année à venir :

Après avoir analysé et échangé sur les résultats passés, il est temps de se tourner vers l’avenir. Cette étape permet de fixer des objectifs clairs et de préparer le développement professionnel du collaborateur.

• Besoins en mise à niveau : Avez-vous besoin de nouvelles compétences pour atteindre vos objectifs ? Comment renforcer votre performance ?
• Évolution professionnelle : Cette phase est aussi l’occasion de discuter des perspectives de carrière : souhaitez-vous élargir vos responsabilités, changer de poste ou vous spécialiser ? Ou encore : explorer d’autres missions ou projets au sein de l’entreprise ? Quelles actions attendez-vous de l’entreprise pour soutenir la progression de votre carrière ?
• Amélioration des conditions de travail : Le salarié exprime-t-il un besoin de flexibilité, de télétravail, ou d’un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle ? Disposez-vous de tous les outils et logiciels pour travailler efficacement ? Avez-vous répondu à la dernière enquête de satisfaction collaborateur et souhaitez-vous me partager certains points ?
• Fixer les objectifs de l’année : Le manager présente ici les projets à venir, les moyens mis en place pour les concrétiser, etc. tout en s’assurant de rester à l’écoute du collaborateur : cette mission vous semble-t-elle réalisable dans le délai imparti ? Avez-vous des remarques sur le déploiement de ce nouveau process ?

✨Raisonnez en objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. Par exemple : « Augmenter la satisfaction client de 10 % d’ici à la fin du deuxième trimestre. »

5. Conclusion et actions à mettre en place :

La dernière étape consiste à rappeler les grandes lignes évoquées afin de s’assurer d’une bonne compréhension mutuelle avant l’établissement du compte-rendu exhaustif des objectifs fixés et engagements mutuels (actions à mener, ajustements de missions, etc.).
Elle est essentielle pour éviter un éventuel recours de l’employé à la réception du compte-rendu définitif si l’entretien a été difficile.

Bien gérer l’après-entretien : définir des actions

L’entretien annuel d’évaluation ne s’arrête pas à une discussion le jour J. Pour qu’il produise des effets concrets, il est essentiel de formaliser les échanges, définir un plan d’action et s’assurer d’un suivi régulier.

1. Importance du compte-rendu

Après l’entretien, le manager doit rédiger un compte-rendu qui restera strictement confidentiel. Il récapitule :

• Le bilan de l’année écoulée (réalisations, difficultés, compétences développées).
• Les objectifs fixés pour l’année à venir.
• Les besoins en accompagnement.
• Les perspectives d’évolution professionnelle.

Ce document doit être communiqué à l’employé, mais sa signature n’est pas obligatoire.

2. Plan d’actions

L’entretien doit également aboutir à un plan d’action concret, incluant des mesures personnalisées et, si nécessaire, des initiatives collectives :

• Actions individuelles :
• Mise en place des formations promises.
• Concrétisation des promotions, augmentation, mobilité, etc.
• Adaptation des missions, etc.
• Actions collectives :
• Mise en place de nouveaux processus.
• Amélioration des conditions de travail (flexibilité, horaires, outils, télétravail).
• Renforcement de la communication interne.

Chaque action doit être associée à un délai de réalisation.

3. Suivi régulier pour garantir la réussite !

Pour éviter que les conclusions de l’entretien ne restent lettre morte, il est essentiel d’organiser des points de suivi réguliers :

• Entretiens intermédiaires : trimestriels ou semestriels pour suivre la progression des objectifs.
• Feedbacks continus : des échanges informels permettent de lever les obstacles en temps réel.
• Préparation du prochain entretien : en s’appuyant sur les résultats des actions engagées.

L’EAE est donc un véritable outil d’efficacité et de motivation. Bien mené, il favorise un dialogue constructif et permet à l’entreprise comme au salarié de s’engager sur des objectifs clairs pour l’année à venir. Gardez en tête qu’il s’agit d’un moment clé qui mérite qu’on lui consacre un temps de préparation et un moment serein, dans un cadre propice au partage. Pour garantir un dialogue constructif et aussi envoyer un signal positif à votre collaborateur, choisissez un lieu où règnent confidentialité, confort, et convivialité !