L’offboarding, souvent négligé, est pourtant une étape clé pour gérer efficacement le départ d’un collaborateur et préserver l’image de l’entreprise. Bien structuré, il permet une transition fluide, réduit le turnover, et renforce la marque employeur. Dans cet article, découvrez pourquoi l’offboarding est devenu indispensable pour une stratégie RH moderne, et comment transformer chaque départ en atout pour l’entreprise.
Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’onbaording, qui désigne le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, ça on connaît. Mais l’offboarding, kézaco ?
Ce terme désigne l’ensemble des démarches mises en place par une entreprise pour orchestrer le départ d’un collaborateur. Ce processus va bien au-delà d’un simple entretien de sortie ou de la restitution du matériel. Qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou d’un licenciement, il s’agit de garantir une transition harmonieuse, tant pour l’employé sortant que pour l’équipe et l’organisation en général. Le processus d’offboarding se décompose en plusieurs étapes clés que nous détaillerons plus bas.
Sécurisation des données et récupération du matériel
Au-delà des aspects humains, la gestion des données de l’entreprise est un autre enjeu de l’offboarding. L’organisation doit absolument verrouiller les accès à ses serveurs et dossiers, et bien sûr récupérer le matériel professionnel. La démarche concerne les ordinateurs et smartphones, mais aussi les accès aux logiciels, à la messagerie et aux plateformes internes.
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Pourquoi l’offboarding est-il important pour les entreprises ?
Préserver la marque employeur
L’offboarding joue un rôle clé dans la construction et la consolidation de la marque employeur. Les collaborateurs quittant l’entreprise peuvent en devenir de véritables ambassadeurs, notamment via des réseaux comme LinkedIn… ou l’inverse, si leur départ a été mal géré.
Un départ bien accompagné, transparent et respectueux, laisse une impression positive. Cela contribue à renforcer la réputation de l’entreprise. À l’inverse, un offboarding bâclé peut ternir l’image de la société, impactant les futures stratégies de recrutement.
Fidélisation des talents et collaborateurs boomerang
Un autre enjeu de l’offboarding est de faciliter le retour des collaborateurs boomerang. Boomerang, c’est-à-dire ? Le terme désigne des salariés qui reviennent dans l’entreprise après avoir été enrichir leur parcours professionnel ailleurs. Ces « revenants » sont doublement intéressants pour l’entreprise car :
- Ils amènent une valeur ajoutée grâce aux nouvelles compétences acquises ailleurs.
- Ils sont aussi déjà au fait de la culture d’entreprise et de son fonctionnement, et sont donc efficaces bien plus vite qu’un salarié découvrant l’entreprise.
Un processus de séparation cordial ouvre la voie à ces opportunités gagnant/gagnant. Structurer l’offboarding s’avère donc essentiel pour créer cet environnement propice à d’éventuels retours.
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Réduction du turnover et rétention des talents
Un processus d’offboarding bien établi permet aussi de comprendre les raisons des départs et d’agir pour réduire le turnover. L’entretien de départ avec le manager et un responsable RH représente un moment important pour recueillir des informations sur des attentes non comblées. Ces données peuvent ensuite être exploitées pour améliorer l’expérience collaborateur et ainsi renforcer la fidélisation des talents restants. Une gestion proactive des départs limite les départs non souhaités et améliore la rétention globale des talents.
Maintenir l’engagement des employés restants
Les départs peuvent affecter le moral et la productivité des salariés restants. Un offboarding bien mené rassure les équipes et montre que l’entreprise se soucie du bien-être de ses collaborateurs, jusqu’au dernier jour. Cela favorise un climat de confiance et maintient l’engagement des salariés, réduisant ainsi les risques de démotivation.
Optimiser la stratégie RH
Enfin, l’offboarding s’intègre dans une stratégie RH globale d’amélioration de la gestion des talents, de leur recrutement jusqu’à leur départ. En structurant ce processus, l’entreprise anticipe mieux les transitions, limite les perturbations et assure une continuité opérationnelle. Cette démarche constitue un atout stratégique dans un marché du travail de plus en plus compétitif, où la capacité à attirer et à fidéliser les talents est un facteur de succès.
Les enjeux RH et organisationnels d’un bon processus d’offboarding
Réduire les risques juridiques
Risques juridiques… Voilà deux mots qui ont le don de hérisser le poil de plus d’un chef d’entreprise ou responsable des ressources humaines. Un processus d’offboarding bien mené réduit ces risques lors du départ d’un collaborateur.
En effet, la gestion des données personnelles, la confidentialité des informations et les éventuels litiges (comme les ruptures de contrat ou les indemnités) nécessitent un cadre strict. Les entreprises doivent s’assurer que toutes les procédures respectent la conformité légale, notamment en matière de protection des données et de restitution du matériel. Un processus rigoureux aide à prévenir des situations conflictuelles et limite donc les risques pour l’entreprise.
Assurer une transition fluide et la passation des compétences
Un départ de collaborateur implique de perdre une personne bien identifiée dans l’organisation, mais aussi son bagage de compétences, de savoir-faire et de savoir-être. Anticiper cette perte de repères avec un bon offboarding garantit une passation plus efficace des compétences et des responsabilités, afin de préserver la continuité organisationnelle. Cela implique la mise en place d’un transfert de savoirs et d’informations. Les collaborateurs restants doivent être formés ou informés sur les tâches critiques que le sortant gérait.
Préserver la sécurité des données
La gestion des données est un enjeu majeur pour toute entreprise lors du départ d’un collaborateur. La sécurisation des accès informatiques (emails, bases de données, outils internes) doit être immédiate et systématique. Un processus d’offboarding bien structuré doit inclure la désactivation des comptes utilisateurs et la récupération de tout le matériel contenant des informations sensibles. Cela prévient les fuites de données ou les risques de cyberattaques, qui pourraient survenir si des accès non contrôlés étaient laissés actifs.
Minimiser l’impact organisationnel
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, cela entraîne des perturbations à différents niveaux : gestion de l’équipe, réaffectation des responsabilités, impact sur la productivité. Un bon processus d’offboarding minimise ces perturbations en anticipant les besoins de l’organisation. Cela peut impliquer de recruter ou de former des remplaçants avant le départ, d’ajuster les plannings ou de redistribuer les tâches au sein des équipes.
Améliorer la gestion des talents à long terme
En récoltant des retours d’expérience lors de l’entretien de sortie, l’entreprise identifie des tendances récurrentes dans les raisons des départs et agir en conséquence. Elle peut ainsi corriger des dysfonctionnements internes ou de mettre en place des politiques plus adaptées aux besoins des collaborateurs. Ainsi, l’entreprise améliore son attractivité et sa capacité à retenir ses talents sur le long terme.
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5. Comment réussir un processus d’offboarding ?
Vous l’avez compris, un départ, ça se prépare ! Voici les étapes clés pour assurer une transition fluide et rester en bon terme avec votre futur ex-employé.
Étape 1 : Planifier un entretien de départ
Cet échange est important. Il permet à l’entreprise de comprendre les raisons du départ et de recueillir un retour d’expérience constructif. Les questions posées doivent être ouvertes, car elles visent à obtenir des informations sur :
- l’expérience collaborateur,
- les points d’amélioration possibles au sein de l’organisation,
- des suggestions pour rendre l’environnement de travail plus attractif.
Ce feedback peut ensuite être utilisé pour affiner la stratégie RH. Pour que cet entretien soit vraiment efficace, la bienveillance et l’écoute sont de rigueur, même si le départ d’un collaborateur suscite souvent des émotions contradictoires.
Étape 2 : Assurer une passation des informations et des compétences
La passation est une étape cruciale du processus d’offboarding. Il s’agit de transmettre les compétences et les connaissances du collaborateur sortant à son remplaçant ou à l’équipe en place. Elle garantit une continuité des opérations et limite les pertes d’efficacité.
Pour cela, le sortant doit documenter ses tâches clés, fournir les informations nécessaires sur les projets en cours et former, si besoin, les membres de l’équipe ou son remplaçant. Une bonne organisation à ce stade évitera une surcharge de travail pour les collaborateurs restants.
Étape 3 : Gérer la récupération du matériel et les accès
La sécurisation des outils et des données de l’entreprise est essentielle pour prévenir les risques liés à la sécurité informatique et protéger les données de l’entreprise. À la date de départ effectif du collaborateur, le service informatique doit désactiver immédiatement tous ses accès : emails, bases de données, logiciels internes, etc. La récupération du matériel (ordinateurs, téléphones, badges) doit aussi s’organiser de manière à éviter toute perte d’équipement ou de données sensibles.
Étape 4 : Organiser un pot de départ
La convivialité compte beaucoup dans l’attachement des collaborateurs à l’entreprise. Elle a donc tout à gagner à réunir les équipes concernées par le départ d’un employé le temps d’un moment festif. Ce sera l’occasion de témoigner de tout ce que la personne a apporté à l’entreprise, et de se quitter sur une note chaleureuse et positive. Vous cherchez un endroit sympa où organiser ce pot de départ ? Les sites Wojo proposent des espaces privatisables au design inspirant, avec des prestations clés en main, toujours à proximité des transports en commun. Vous souhaitez en discuter ? Notre équipe se fera un plaisir de vous renseigner.
Étape 5 : Maintenir une bonne relation après le départ
Un aspect souvent négligé de l’offboarding est la relation post-départ avec les collaborateurs. Entretenir de bonnes relations avec les anciens employés est bénéfique, notamment dans une optique de collaborateurs boomerang. Ceux-ci peuvent revenir après quelques années avec de nouvelles compétences et une expérience enrichie.
De plus, les anciens collaborateurs peuvent devenir des ambassadeurs de l’entreprise sur des plateformes comme LinkedIn, ce qui renforce la marque employeur. Il est donc utile de maintenir un contact régulier avec eux via des newsletters, des événements d’entreprise où ils restent les bienvenus, ou via des réseaux professionnels.
Étape 5 : Analyser et améliorer le processus
Ça y est, le départ est finalisé ? Prenons u pas de recul pour analyser l’ensemble du processus d’offboarding. Ainsi, on identifie ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. L’idée est que chaque offboarding devienne une opportunité d’optimisation. L’entreprise affine ainsi continuellement sa politique RH et s’adapte aux besoins changeants des collaborateurs.
Les tendances récentes en matière d’offboarding
Digitalisation des processus RH
Avec l’essor des technologies, de plus en plus d’entreprises adoptent des outils numériques pour faciliter le processus d’offboarding. Des plateformes RH comme Zoho People, Factorial ou encore Lucca proposent de gérer en ligne l’ensemble des étapes du départ d’un collaborateur :
- Gestion des données,
- Récupération du matériel,
- Suivi des accès,
- Automatisation des entretiens de sortie,
- Etc.
La digitalisation permet une meilleure traçabilité et assure de n’oublier aucune étape. Elle réduit aussi la charte de travail et le temps passé par les équipes RH pour bien gérer un départ. Ces outils permettent également de centraliser les informations et d’améliorer la fluidité des transitions entre collaborateurs.
L’essor des collaborateurs boomerang
« C’est dans les vieux pots que l’on fait les meilleures soupes » ! Il semble que le dicton s’applique aussi au monde du travail. La tendance des collaborateurs boomerang est en pleine croissance. Certaines entreprises, notamment dans la tech, mettent même en place des politiques ad hoc pour garder le contact avec les anciens employés, via des newsletters ou des événements professionnels. Ces stratégies sont souvent axées sur la création d’un environnement de travail positif et l’entretien d’une culture d’entreprise solide, même après le départ d’un collaborateur.
Cisco par exemple encourage une forte culture de connexion entre ses anciens et actuels collaborateurs, et l’entreprise œuvre à ce que les anciens employés qui reviennent aient l’impression de n’être jamais partis, notamment en leur offrant une mobilité interne rapide.
La place croissante des feedbacks dans le processus d’offboarding
Aujourd’hui, l’entretien est un véritable outil d’amélioration continue pour les entreprises. Les organisations qui adoptent une approche axée sur les retours d’expérience obtiennent des informations précieuses sur les points à améliorer en interne. Ce retour offre aussi des idées pour améliorer l’expérience collaborateur dans le cadre de l’onboarding. L’entreprise évite ainsi que les mêmes raisons ne poussent d’autres talents à quitter l’entreprise. Cette démarche proactive contribue à renforcer la rétention des talents.
L’impact de l’offboarding sur l’engagement et la marque employeur
De plus en plus d’entreprises comprennent que l’offboarding a un impact direct sur la marque employeur. Des départs mal gérés peuvent se retrouver exposés sur les réseaux sociaux ou des sites d’évaluation comme Glassdoor, dissuadant de futurs talents de rejoindre l’entreprise. À l’inverse, un processus d’offboarding bienveillant contribue à renforcer la réputation de l’entreprise et à améliorer son attractivité. Les anciens employés restent des ambassadeurs de la marque, en recommandant l’entreprise dans leur réseau ou en partageant leur expérience positive sur des plateformes publiques comme LinkedIn.
Le mot de la fin
Dans un marché du travail en évolution permanente, l’offboarding devient un levier stratégique incontournable pour les entreprises. Il ne s’agit pas simplement de bien gérer les départs, mais de considérer chaque transition comme une opportunité de renforcer la culture d’entreprise, d’innover dans la gestion des talents, et d’améliorer la rétention à long terme. À l’avenir, l’intégration croissante de l’intelligence artificielle et des outils prédictifs dans les processus RH pourrait transformer encore davantage l’offboarding, en anticipant les départs et en optimisant les retours d’expérience pour construire des organisations plus agiles et résilientes. Alors, vous embarquez ?
