Onboarding : comment réussir l’intégration de vos alternants ?

Intégrer un alternant, c’est accueillir l’avenir de votre entreprise. Plus qu’un simple contrat à durée déterminée, c’est une collaboration riche qui s’amorce. Mais comment garantir un départ du bon pied à ces jeunes talents en devenir ? Un onboarding alternant soigné est la clé. On vous explique pourquoi et surtout comment une intégration bien orchestrée peuvent transformer une embauche en partenariat gagnant gagnant pour vos alternants et votre entreprise !

Les différents types de contrat d’alternance

Le système français offre aux jeunes deux types de contrats en alternance pour conjuguer formation théorique et formation pratique : le contrat de professionnalisation et le contrat d’apprentissage. Ces deux dispositifs prévoient tous deux une période d’essai. Ils encouragent les employeurs à recruter des jeunes avant la fin de leurs études pour leur permettre de se former, acquérir une qualification concrète et favoriser ainsi leur insertion professionnelle. Avec la formation en alternance, obtenir un diplôme va de pair avec les premiers pas d’une carrière professionnelle, ce qui facilite ensuite l’embauche.

Contrat de professionnalisation

Destiné aux jeunes âgés de 16 à 25 ans ainsi qu’aux demandeurs d’emploi inscrits à Pôle Emploi de plus de 26 ans révolus, ce contrat de travail a un format flexible, dont la durée varie entre six et douze mois, extensible dans certaines situations. Les entreprises qui optent pour cette forme d’embauche sont éligibles à des aides financières étatiques. La rémunération des contrats de professionnalisation, elle, oscille entre un pourcentage du SMIC de 55 % à 100 % selon l’âge et le niveau de formation de l’alternant.

Contrat d’apprentissage

Ce type de contrat d’alternance s’adresse aux 16-29 ans, voire aux plus de 30 ans dans certains cas. Sa durée s’échelonne de six mois à trois ans en fonction du cursus. Tout comme pour le contrat de professionnalisation, l’État encourage l’entreprise d’accueil et la formation d’apprentis avec des incitations financières. Les apprentis, eux, perçoivent une rémunération allant de 27 % à 100 % du SMIC, basée sur l’âge et le niveau d’études.

Quel rythme pour une alternance ?

Les rythmes d’alternance varient selon les centres de formation. Parfois, un étudiant alterne des périodes à l’école et en entreprise dans la même semaine, par exemple quatre jours en poste et un jour en école. Plus souvent, l’alternance se fait à raison de plusieurs semaines d’affilée en entreprise, suivie d’une semaine de cours. Lorsqu’un jeune répond à une offre d’alternance émise par une entreprise, sa lettre de motivation précise le rythme proposé par son école. À l’inverse, si la drh d’une entreprise décide de recruter en alternance, elle peut préciser dans son offre d’emploi le rythme qu’elle privilégie pour la bonne exécution des missions.

Quels avantages pour les alternants ?

Dans le cadre d’un contrat en alternance, un alternant est rémunéré, on vient de le dire. Les jeunes recrues cumulent aussi des congés payés et des points retraite. Elles bénéficient d’une protection sociale et du remboursement partiel de leur titre de transport. Ils ont droit, si l’entreprise les propose à ses collaborateurs, à des titres restaurant, au 13^e mois, et aux autres avantages (cours de sport, formations, etc.) En bref, même en CDD d’alternance, ils constituent des salariés à part entière.

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Pourquoi organiser un parcours d’onboarding pour un alternant ?

Les jeunes ayant des contrats d’alternance en entreprise, tout comme les stagiaires, sont à chouchouter au même titre que les collaborateurs ayant le statut de salariés. Comme ces derniers, ils sont susceptibles d’être des ambassadeurs de la marque employeur, deviennent une ressource précieuse une fois formés et acculturés. Ceci au point que l’entreprise souhaitera peut-être les recruter en CDI si la conjoncture s’y prête à la fin de leur alternance. Ces jeunes diplômés constituent alors de précieux atouts. Familiarisés avec l’entreprise, ils peuvent d’emblée être très autonomes sur leurs missions.

Même si les embaucher n’est pas forcément un objectif à terme, une intégration réussie est aussi un levier indispensable pour les rendre opérationnels et efficaces rapidement… et donc utiles dans l’équipe au sein de laquelle ils effectuent leur alternance !

Pour favoriser leur onboarding, voici un guide concret et complet pour construire un parcours d’intégration ad hoc.

Mais d’abord, qu’est-ce qu’un bon parcours d’intégration pour un alternant ?

Intégrer un alternant, c’est lui donner la possibilité de trouver ses repères et d’appréhender les codes implicites dans l’entreprise avant même de rentrer dans le vif de ses missions. Construire son parcours d’intégration revient à lui faire découvrir un maximum de collaborateurs, afin qu’il comprenne le périmètre de l’entreprise, les objectifs et missions des différents services. Pourquoi est-ce important ? Lorsque votre alternant sera amené à échanger avec des interlocuteurs internes, il aura en tête leurs contraintes et possibilités.

Si on résume, construire un bon parcours d’intégration implique de :

• Donner à l’alternant des repères physiques dans l’entreprise : où est la comptabilité ? La cantine ? Le coin détente ? Les toilettes ?
• Lui donner une vision globale de la structure de l’entreprise :
• Lui exploser le fonctionnement de l’entreprise : règlement intérieur, bien sûr, mais aussi codes plus informels et bonnes pratiques en vigueur ;
• Lui présenter les équipes avec qui il va interagir, afin de faciliter la communication avec elles par la suite ;
• Et bien sûr, lui présenter de manière claire ses missions, ainsi que la façon dont on attend qu’il interagisse avec d’autres collaborateurs et services.

Tout ceci se réfléchit avant l’arrivée de l’alternant, afin de lui livrer un concentré le plus efficace… et digeste possible !

À lire aussi : 9 étapes pour réussir l’onboarding de vos talents

Étape 1 – Pré-onboarding : tout commence avant l’arrivée de votre alternant.e

Dans le jargon RH, l’onboarding (ou« embarquement ») désigne l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise. Il prévoit un cheminement, depuis le processus de recrutement jusqu’à son arrivée, permettant de familiariser la nouvelle recrue avec son poste, les équipes et la culture d’entreprise. Cette relation commence bien avant son premier jour. Pour un alternant, fraîchement débarqué dans le monde professionnel, cette phase cruciale instaure confiance et bien-être. Voici quelques étapes clés pour la réussir.

J  – 7 : Envoyer un e-mail de bienvenue

Avant même que votre alternant ne mette les pieds dans l’entreprise, la préparation de son arrivée commence. L’envoi d’un e-mail de bienvenue est une excellente première étape, et l’occasion de lui transmettre des informations importantes :

• Date et heure de son arrivée au bureau ;
• Adresse précise, et modalités de transports ;
• Personne référente à demander à son arrivée ;
• Planning du premier jour, et éventuelles indications supplémentaires (tenue spécifique, etc.)
• Liste de matériel ou de de documents à apporter.

Cette démarche, simple pour vous mais essentielle pour lui, offre à l’alternant une vue d’ensemble rassurante de son premier jour.

J – 2 : préparer son Welcome Pack

Le welcome pack regroupe un ensemble d’objets et d’informations qui aideront l’alternant à se sentir bien accueilli. Il va bien au-delà d’un simple livret d’accueil ou trombinoscope, même si ces deux documents sont utiles. Il témoigne de la valeur que vous accordez à votre nouvel alternant, comme à tout nouveau salarié. Pour être efficace, il doit être :

• Utile, avec des objets qui serviront au quotidien, comme un tote bag, une gourde, un carnet accompagné de son stylo, un t-shirt à l’effigie de l’entreprise, un chargeur universel, de petites gourmandises régionales, etc.
• Personnalisé, en intégrant par exemple des éléments spécifiques à l’alternance, comme un calendrier pour noter la répartition entre ses semaines de cours et dans l’entreprise ;
• Représentatif de l’identité de votre entreprise et de ses valeurs : objets éco-conçus, durables, avec des slogans accrocheurs… à vous de voir où vous placez le curseur.

Si le welcome pack est bien pensé, il devient un puissant outil de communication en faveur de l’image de l’entreprise et de la marque employeur.

J-1 – Livret d’accueil : préparer une liste des « Do’s and Don’ts » dans l’entreprise

Dans le livret d’accueil, intégrez une liste des savoir-faire et savoir-être propres à la vie de l’entreprise. Cette liste clarifie les attentes, favorise son intégration et lui éviter d’éventuels faux pas.

Étape 1 – Préparer un parcours d’onboarding alternant avec des étapes de découverte

Le grand jour est arrivé, votre alternant aussi ! Après les premières formalités d’accueil, place à son immersion concrète au sein de l’entreprise. Durant ces premiers moments de votre onboarding alternant, il ne s’agit pas de le jeter directement dans le grand bain. Il est préférable de lui offrir une cartographie claire de son nouveau terrain de jeu, en lui démontrant l’importance de sa place et de sa future contribution à l’activité de l’entreprise. Alors comment organiser le déroulement de ces journées d’intégration ?

1 / Visite guidée : explorez avec lui les locaux afin qu’il se familiarise avec son environnement. Si votre entreprise est installée dans un espace de coworking comme Wojo, expliquez-lui les services à sa disposition (restauration, cours de sport, ateliers, etc.). Montrez-lui les espaces de repos et de détente à sa disposition (jardins, tisaneries, terrasses, bar, etc.), ainsi que le calendrier des animations proposées par l’équipe Wojo.

2/ Réunion d’accueil informelle : invitez l’équipe à se présenter lors d’une première interaction conviviale et humaine.

3/ Présentation détaillée de son poste : aidez-le à comprendre ses missions, ses responsabilités et à prendre en main les outils nécessaires pour démarrer ses tâches avec assurance.

N’oublions pas que l’intégration est aussi un acte collectif : impliquer d’autres membres de l’équipe est bénéfique. Confier par exemple la présentation des outils digitaux ou la prise en main du logiciel RH à des collaborateurs favorise les échanges et crée un sentiment d’appartenance.

Étape 3 – Désigner un tuteur / mentor

L’onboarding d’un alternant est une mission conjointe entre l’entreprise et un guide désigné : son tuteur, mentor ou maître d’apprentissage, selon les types de contrat. Ce dernier est l’interlocuteur de référence pour l’alternant, et le garant d’une relation fluide avec son centre de formation.

Le mentor a la responsabilité d’accompagner, de conseiller et de former l’alternant, tout en veillant à son évaluation continue. Le tutorat implique un accompagnement au quotidien, mêlant supervision et prise d’autonomie. Des temps d’échanges réguliers, surtout dans les semaines qui suivent l’arrivée de l’alternant, permettent de le guider et de répondre à ses questions au fur et à mesure. Le choix d’un tuteur investi est une étape clé pour assurer le succès de l’intégration.

Comment choisir un bon tuteur / mentor pour l’onboarding alternant et la durée de l’alternance ?

Un mentor doit posséder plusieurs qualités et compétences pour guider au mieux votre alternant dans le début de sa vie professionnelle.

• Il doit être salarié de l’entreprise ;
• Mieux vaut qu’il soit volontaire pour cette mission de mentorat, il n’en sera que plus impliqué ; 
• Il possède une solide qualification professionnelle, et une bonne expérience dans le service où l’alternant est en poste.
• Il a un goût pour la pédagogie et le partage de connaissances.

L’employeur peut organiser régulièrement des appels à volontaires pour du mentorat. Afin de mettre toutes les chances du côté des alternants, il peut aussi proposer aux tuteurs de suivre une formation dédiée pour se familiariser avec leur mission.   

Quid du mentoring inversé ?

Comment, vous auriez à apprendre de votre alternant pas encore sorti de l’école ? Eh bien oui ! La dynamique d’apprentissage gagne à être multidirectionnelle. Vous pouvez appliquer un concept de mentoring inversé où l’alternant, souvent plus au fait de certaines compétences, notamment digitales, les partage avec le reste de l’équipe. Ceci favorise les échanges intergénérationnels et dynamise son processus d’intégration.

Étape 4 – Immersion dans un ou plusieurs autres services

L’intégration dans une équipe, c’est bien, au cœur de l’entreprise, c’est encore mieux. Votre alternant a besoin de comprendre le fonctionnement global de l’entreprise, d’autant plus que les jeunes talents, en début de carrière, ont souvent une vision restreinte ou des idées préconçues sur le monde professionnel.

Cette immersion transversale favorise une compréhension globale des synergies et interconnexions entre les différents départements. Par exemple, un alternant en comptabilité peut passer une journée au service commercial, une autre au service marketing, afin de saisir comment ces derniers contribuent aux objectifs de l’entreprise.

Au-delà de la perspective métier, cette immersion offre à l’alternant l’occasion de tisser des liens avec d’autres collègues et d’élargir sa vision. Elle vient enrichir son parcours d’intégration, et le prépare à collaborer avec sa propre équipe tout en gardant à l’esprit l’impact global de son travail.

Étape 5 – Assurer un accompagnement continu à votre alternant

La première journée, la première semaine, comme la première impression, sont essentielles. Mais ne vous y trompez pas ! Le parcours d’onboarding de votre alternant s’étend bien au-delà. Le secret d’une intégration réussie réside dans un suivi régulier et sur le long terme par le mentor, avec deux objectifs.

Répondre aux interrogations et renforcer sa confiance

Lors des rendez-vous réguliers entre mentor et alternant, profitez-en pour éclaircir les zones d’ombre, l’inviter à poser un maximum de questions, afin de renforcer sa confiance.

Développer ses compétences

L’objectif du mentor, au-delà des missions quotidiennes effectuées par l’alternant, est de le faire progresser. Cette montée en compétences et en autonomie doit être planifiée, en collaboration avec le référent formation et l’alternant. Elle implique aussi une évaluation régulière des progrès, et des feedbacks précis sur les points d’amélioration et les succès. Pour aider l’alternant à évoluer, le tuteur doit garder en tête plusieurs étapes :

• Démonstration : comment réalise-t-on la tâche attendue de lui ?
• Évaluation : quels sont les critères de réussite ?
• Correction : en cas d’erreur, le guider vers la bonne solution.
• Support : assurer à l’alternant qu’il n’est jamais seul en cas de besoin.

En synthèse, être tuteur ne se résume pas à donner des directives. C’est plutôt un partenariat où écoute, soutien et formation forment les piliers d’une expérience enrichissante pour l’alternant, et bénéfique pour l’entreprise.

Étape 6 – Demander à votre alternant un rapport d’étonnement

Plongé dans un nouvel univers, l’alternant fait face à une avalanche d’informations. Son regard neuf est une mine d’or pour l’entreprise, qui favorise la compréhension mutuelle et la progression continue. Comment utiliser au mieux ce document ?

Un journal de bord pour l’alternant

Dès son premier jour, invitez-le à consigner ses impressions. Qu’il note ce qui le surprend, ce qu’il apprend, ou encore ce qu’il ne saisit pas totalement.

Un miroir pour l’entreprise

Ce rapport n’est pas qu’un simple exercice de réflexion pour votre alternant. C’est aussi un outil précieux pour vous. En le parcourant, vous aurez l’opportunité de voir votre entreprise à travers les yeux d’un nouvel arrivant. Cette démarche peut révéler des points d’amélioration insoupçonnés

Compréhension

Le rapport d’étonnement montre quelles informations ont été clairement transmises, et celles qui nécessitent plus de clarification.

Amélioration continue

Ces retours seront utiles pour perfectionner l’onboarding des futurs alternants.

Étape 7 – Organiser un point de fin de parcours d’onboarding alternant

L’onboarding d’un alternant est un voyage, et comme tout voyage, il nécessite une conclusion. Cette dernière étape est un entretien entre l’alternant et son tuteur ou maître d’apprentissage. C’est le moment de consolider les fondations posées tout au long du parcours d’intégration. Voici les objectifs clés à garder en tête lors de cet échange :

• Évaluer la compréhension : le référent sonde la vision de l’alternant sur l’entreprise (sa structure, son fonctionnement, sa culture, etc.).
• Lever les ambiguïtés : il s’assure qu’aucune question ne reste sans réponse. Chaque doute levé vient renforcer le sentiment d’appartenance de l’alternant.
• Orienter et conseiller : il lui présente ses missions en détail, recueille ses impressions, et partage ses astuces pour une exécution réussie.

Le rapport d’étonnement représente un excellent tremplin pour cette discussion. En accordant un temps suffisant à cet entretien, l’entreprise assure une intégration réussie et pose les bases d’une collaboration fructueuse.

Étape 8 – Pendant l’onboarding alternant et au-delà, garder le lien avec l’organisme de formation

Un onboarding alternant ne se limite pas aux murs de l’entreprise. Pendant toute la durée de sa formation, ne perdez jamais de vue que ce collaborateur junior jongle entre ses missions chez vous et sa scolarité. Cette dualité est fondamentale dans sa réussite globale. Les organismes de formation sollicitent les entreprises partenaires où leurs élèves font leurs études en alternance. Qu’ils soient en licence, BTS, IUT, etc. ils se doivent de suivre leurs progrès et d’agir en cas de difficultés.

Il est donc crucial de rester en contact régulier avec l’école de votre alternant, via des rendez-vous tripartites ou bipartites selon les besoins. En établissant une communication fluide avec l’institut de formation, vous assurez un encadrement complet, propice à l’épanouissement et au succès de votre jeune recrue.

Le mot de la fin

On l’aura compris, réussir l’onboarding de ses alternants est essentiel pour que cette période de formation et d’intégration dans le monde professionnel soit la plus bénéfique possible pour eux et pour l’entreprise. Tandis que vous disposez de collaborateurs efficaces et autonomes, l’alternance permet aussi à ces jeunes d’affiner leur projet professionnel en se frottant à la réalité de l’entreprise. Un schéma gagnant gagnant, à condition de prendre en compte le besoin d’accompagnement des alternants en pleine découverte du monde du travail. Vous avez maintenant toutes les cartes en main !

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