Pour faire face aux conséquences économiques de la crise liée au Covid-19, chaque dirigeant va devoir faire preuve d’agilité et repenser ses fondamentaux afin de faire des économies qui garantiront la pérennité de l’entreprise sans obérer son ambition commerciale. Dans ce contexte, le budget prévisionnel Budget Base Zéro, dit BBZ, s’avère être un outil particulièrement adapté à cette réflexion aussi stratégique qu’opérationnelle, qui peut générer jusqu’à 15% d’économies. Explications.
Budget prévisionnel : qu’est-ce que le Budget Base Zéro (BBZ) ?
Le Budget Base Zéro est une méthode de construction budgétaire appliquée pour la première fois en 1970 par Peter A. PYHRR chez Texas Instruments ([1]).
À l’opposé des procédures budgétaires traditionnelles consistant à établir un budget sur la base des dépenses et/ou du budget de l’année précédente, cette méthode consiste à partir d’une page blanche pour :
- Redéfinir les activités de l’entreprise ;
- Le niveau de service minimal attendu (Qualité/Délai) ;
- Les alternatives pour réaliser ces activités et le coût associé ;
- Prioriser ces activités selon leur contribution à la rentabilité de l’entreprise, et allouer un budget en fonction de cette hiérarchisation.
L’objectif de cette démarche est d’identifier et de remettre en cause chaque poste de dépenses, des fonctions support aux activités liées à la production ou au commerce, afin de mettre en adéquation leur coût, le niveau de service attendu et les retombées économiques associées. En moyenne, les gains peuvent atteindre 15% ([2]).
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Le jeu des différences entre le budget prévisionnel classique et le BBZ
Pour vous aider à y voir plus clair, comparons les divergences entre les méthodes traditionnelles de planification budgétaire, et le Budget Base Zéro.
Quelle démarche ?
Les piliers de l’approche budgétaire traditionnelle :
- Analyse des dépenses de l’année précédente ;
- Projection en fonction du chiffre d’affaires ;
- Pondération en fonction du taux d’inflation ;
- Applications de ratios d’objectifs de réduction des coûts;
Les piliers de l’approche Budget Base Zéro :
- Identification et priorisation des activités ;
- Définition du niveau de service minimal requis (qualité / délai / etc.) ;
- Recherche de solutions alternatives : suppression, Make or Buy, externalisation, internalisation, etc. ;
- Optimisation des coûts (renégociation des contrats) et allocation des budgets.
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Quels avantages ?
Le principal atout de la méthode budgétaire traditionnelle réside dans sa simplicité : le budget de l’année précédente constitue une base de comparaison facile d’accès.
Ceux du Budget Base Zéro sont à la fois stratégiques et organisationnels :
- Réflexion stratégique sur les activités de l’entreprise et leurs modalités d’exécution ;
- Implication des opérationnels dans la définition des budgets ;
- Appropriation des budgets ;
- Évolution vers une culture de la performance.
Quels risques ?
Méthodes budgétaires traditionnelles :
- Pas de remise en cause en profondeur de l’existant ;
- Peu d’implication des opérationnels par manque d’appropriation des budgets ;
- Mauvaise allocation des dépenses au détriment de celles à fort impact sur la croissance de l’entreprise.
Budget Base Zéro :
- Complexité de la démarche d’identification et d’évaluation de la performance des activités ;
- Difficulté de hiérarchisation des activités ;
- Suppression d’une vision de moyen à long terme au profit d’actions ayant un ROI à court terme.
Le BBZ en pratique : traquer le gaspillage dans son budget prévisionnel
Si le budget à base zéro est souvent utilisé dans les très grandes entreprises, notamment lorsqu’elles lancent de nouvelles activités. Cette approche est bénéfique aussi aux TPE/PME, lors de l’élaboration de votre nouveau budget prévisionnel.
Son efficacité repose sur les principes suivants :
- La recherche de performance et l’atteinte d’objectifs clairement définis au préalable ;
- La remise en question de chaque dépense plutôt que la reconduction automatique d’une année à l’autre ;
- Chaque dépense doit être justifiée par un service rendu contribuant aux objectifs définis ;
- Une remise en cause pragmatique de l’existant, en considérant qu’il n’y a pas de situation acquise immuable.
En pratique, cette approche consiste à analyser avec chaque opérationnel son budget, ses postes de dépenses de l’année écoulée au regard de ses activités et de leur contribution à l’objectif, et de s’interroger sur :
- L’objectif de la dépense ;
- Sa contribution à la croissance de l’entreprise ;
- Les alternatives envisageables.
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Des exemples concrets de mises en application du BBZ
Vous avez compris le principe, mais concrètement, comment cette démarche peut-elle se traduire pour votre entreprise ? Voici quelques cas d’usage pour vous aider à vous projeter.
Réduction des coûts liés à l’espace de travail
Le confinement a imposé et généralisé le recours au télétravail, un mode de fonctionnement qui tend à devenir la norme pour les services non liés à la production. Cela se répercute sur les besoins immobiliers des entreprises, qui peuvent revoir à la baisse leurs dépenses sur ce poste grâce à :
– Une redéfinition de l’espace de travail minimal nécessaire, et en cherchant des réductions de coûts grâce à la renégociation des baux commerciaux, voire de la sous-location des espaces ;
– La mise à plat du cahier des charges de l’entretien des locaux en vue de renégocier les conditions existantes et/ou mettre en compétition différents acteurs :
- en prenant en compte les mesures sanitaires renforcées ;
- en adaptant les fréquences de nettoyage au rythme de travail de l’entreprise compte-tenu de l’organisation et du recours au télétravail, voire à l’activité Partielle ;
- en restreignant les espaces à nettoyer par condamnation de salles de réunion par exemple ;
– La mise en œuvre d’une solution intermédiaire consistant à offrir à ses salariés la possibilité d’utiliser un espace de coworking proche de leur domicile, solution flexible à coût limité qui combine les avantages suivants :
- Qualité de vie améliorée par la limitation des déplacements vers le lieu de travail
- Réduction des sollicitations et interruptions fréquentes dans les espaces traditionnels de travail
- Maintien d’une vie sociale « professionnelle »
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Redimensionnement des plans marketing et communication en fonction des enjeux commerciaux
Cette année plus que jamais, il paraît compliqué de projeter ces budgets à partir de ceux des années précédentes : ils sont donc particulièrement éligibles à une démarche BBZ. Pour faire des économies, chaque action marketing et communication doit être définie et budgétée dans l’optique de servir les enjeux commerciaux de l’année à venir.
Par exemple, si l’un des écueils du développement commercial est la faiblesse du pipeline, alors les activités marketing devront privilégier des actions d’Inbound Marketing.
Si vous identifiez comme enjeu la réduction du cycle de vente lui-même, alors le Marketing Automation pourra être priorisé.
Réduction des forfaits d’honoraires juridiques résultant de l’analyse de l’activité de revue de contrats
L’activité de rédaction de contrats Clients ou Fournisseurs, essentielle à l’entreprise, peut être optimisée après avoir revu le niveau de service attendu. En fonction de critères de risque ou de montants de contrats, vous pouvez définir avec votre cabinet d’avocats :
– un modèle de contrat standard qui, une fois défini, pourra ensuite être déployé sans recours supplémentaire ;
– un niveau de revue de contrat limitée ;
– un niveau de revue de contrat approfondie.
Ainsi, vous affinez la qualité des prestations tout en optimisant le budget dépensé.
Remise en question des abonnements et assurances
L’ensemble des abonnements de l’entreprise doit être listé et confronté au niveau d’utilisation de leurs bénéficiaires. Il est en effet fréquent qu’un abonnement « historique » ne serve plus et que personne ne prenne le temps de le résilier.
De même, de nombreuses publications proposent des formules digitales moins onéreuses que la version papier. Elles permettent de réduire le gaspillage de revues non lues, et l’empreinte environnementale de votre entreprise en diminuant la réception de papiers et la gestion des déchets qui en découle.
Autre point qui mérite votre attention dans votre réflexion sur votre budget prévisionnel : les assurances couvrant les différents volets de votre activité. Dans un contexte de réduction des déplacements, pourquoi ne pas envisager de souscrire une assurance ponctuelle dans le cas de déplacements longue durée ou vers des destinations lointaines, plutôt qu’une assurance annuelle « Missions » ?
En bref, pour faire des économies…
Dans le contexte économique incertain que nous vivons aujourd’hui, repenser sa structure de coûts est vital dans l’élaboration de votre budget prévisionnel.
L’approche pragmatique du Budget Base Zéro favorise l’alignement des différents projets opérationnels avec la stratégie de l’entreprise, facteur de performance. En incitant les opérationnels à se poser les bonnes questions, la méthode BBZ permet aussi d’insuffler un changement culturel : la remise en cause de chaque action sous l’angle Objectif/Efficacité/Coût devient un état d’esprit, un réflexe naturel.
Les économies qui sont en résultent seront durables, d’autant plus qu’elles servent la stratégie de croissance de l’entreprise.
Un article proposé par :
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[1] Peter A. Pyhrr (1973). Zero-Base Budgeting: A Practical Management Tool for Evaluating Expenses, Wiley
[2] Etude Accenture Strategy ‘Beyond the ZBB Buzz’
