L’aménagement de bureaux n’est pas si simple, et pourtant il impacte directement notre qualité de vie au travail. Le télétravail étant devenu une alternative aussi évidente que naturelle, il devient essentiel de rendre les locaux de votre entreprise… attractifs ! Comment faire en sorte que vos collaborateurs apprécient de venir travailler en présentiel ? En leur proposant un environnement de travail plaisant à vivre et propice aux interactions sociales.
L’aménagement de bureaux, de quoi parle-t-on ?
Déplacer les meubles : revoir l’agencement de bureau
Un projet d’aménagement de bureau peut commencer par modifier l’aménagement des espaces : distribution des tables, chaises de travail, imprimantes, zones d’accueil du public, de repos, etc.
L’objectif peut être de :
– gagner de l’espace et augmenter le nombre de postes de travail,
– casser la routine et apporter un vent de changement dans l’entreprise,
– améliorer l’expérience collaborateur mais aussi les conditions d’accueil des visiteurs,
– désiloter les équipes dans le cadre dune remise à plat de l’organisation…
Simple en apparence, l’exercice mérite réflexion : en jeu, le respect de la confidentialité, la concentration, l’ergonomie, l’optimisation des m²…
Faire réaliser un space planning peut alors s’avérer judicieux, mais s’appuyer sur ses équipes pour recueillir leurs suggestions peut aussi être l’occasion de mener un projet commun (voir plus bas) !
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Changer la déco : compléter son mobilier de bureau
Des progrès considérables ont été fait ces dernières années en matière d’ergonomie et de lutte contre les troubles musculosquelettiques (TMS). Aujourd’hui le mobilier professionnel est à la fois design, fonctionnel et contribue à la prévention des TMS : des gammes de mobilier de bureaux existent pour toutes les bourses.
On sait aussi que varier les positions de travail dans une même journée permet à la fois de limiter les risques et contribue à la productivité : tables hautes, fauteuils et canapés, poufs, sièges de travail classiques…
Autres leviers de bien-être au travail :
– oser la couleur ! Papiers peints, peintures, cadres, plantes, tapis… permettent de créer une atmosphère conviviale, tout en vous démarquant,
– l’ajout de mobilier ou accessoires issus des codes de la maison pour briser le formalisme : lampes de table offrant un éclairage plus intime, fauteuils confortables, napperons, bougeoirs, repose-pieds…
En la matière les tiers-lieux sont une belle source d’inspiration : les espaces de travail Wojo par exemple ont tous un thème qui leur est propre, autour duquel le design se décline. Les constantes : espace, lumière, couleur, typologie variée de mobilier de bureaux, autodérision….
Réaliser des travaux de rénovation : réflexion sur l’agencement de bureaux
Un tel projet d’aménagement nécessitera cette fois le soutien de professionnels aguerris à l’organisation d’espaces de travail, ou d’un architecte d’intérieur spécialisé en space planning. Ils seront à même d’imaginer des solutions innovantes, dans le respect des normes et de votre budget. Leurs points de vigilance ?
– la luminosité et l’acoustique,
– le choix du mobilier et des matériaux (bon vieillissement, facilité d’entretien…),
– un cloisonnement astucieux pour éviter les m² sous utilisés, des espaces modulables pour pouvoir évoluer au fil de votre besoin,
– une circulation des personnes raisonnée…
Et au-delà, la conception d’un lieu à votre image, pourvu d’un mobilier design et de couleurs en adéquation avec vos valeurs !
Vous hésitez ? Vous ne voyez pas quels changements apporter ni quel en serait l’intérêt ?
Un bon moyen est de sentir la différence en se rendant dans un espace de travail conçu par une équipe d’architectes d’intérieur spécialisée en aménagement de bureau. Chez Wojo, tous les projets sont réalisés sur la base d’un space planning : venez visiter et faites-vous expliquer les enjeux pour vous inspirer.
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Pourquoi envisager l’aménagement de ses bureaux ?
Vos bureaux ou locaux professionnels sont le reflet de votre marque et constituent un levier de performance !
Incarner votre marque au travers de l’aménagement de vos bureaux
L’agencement et l’aménagement des espaces, le choix du mobilier, du design (sobre, irrévérencieux, acidulé), une architecture d’intérieur soignée… sont des signaux que vous adressez à vos clients, visiteurs et candidats !
Donner envie de rester, surprendre, créer un environnement propice à la productivité sont autant de points marqués pour asseoir la qualité et le sérieux de votre marque ! Pensez space planning : lorsque vous conduisez un client important jusqu’à votre salle de réunion, vos bureaux doivent faire bonne impression. Traverser votre hall d’accueil, emprunter les couloirs et apercevoir vos équipes à des postes de travail ergonomiques ou une salle de pause équipée de mobilier design… tout ceci concourt à le mettre dans de bonnes dispositions.
Créer de l’engagement auprès de vos équipes
Vos espaces de travail et leur design sont-ils suffisamment attractifs pour donner le sourire à vos équipes ? Font-ils le poids face aux temps de trajets, alors que le télétravail s’est invité de manière durable dans nos quotidiens ?
Le présentiel est pourtant un levier de performance incontournable : garant de la cohésion des équipes, il favorise la libre circulation des idées, et participe à la motivation et adhésion aux valeurs de l’entreprise. Et si vous leur proposiez de réfléchir à l’aménagement de vos bureaux ? Voici les bonnes questions à vous poser pour le réussir.
Repenser son aménagement de bureaux en 5 étapes
1 – Pour réussir son aménagement de bureau, commencez par débriefer
Depuis le confinement, le regard et les attentes des collaborateurs sur leur bureau a changé.
Étape 1 : Proposez un team building sur le bureau de leur rêves.
Check list 1 – à quoi remédier lors pour l’aménagement du bureau idéal
Qu’est-ce qui va et qui na va pas dans vos locaux actuels ? Qu’aimeraient-ils changer dans l’aménagement de leurs bureaux ?
– le temps de trajet
– des espaces de pause et/ou cafétéria qui nécessitent des travaux de rénovation
– les menus, encas et boissons disponibles sur le lieu de travail
– l’atmosphère générale : le design, les couleurs, le choix du mobilier…
– l’ergonomie et l’agencement : mobilier professionnel vieillissant, fauteuils en nombre insuffisant, chaises de bureau peu ergonomiques, des espaces trop densifiés ou pas assez modulaires,
– la qualité du lieu : propreté, éclairage, bureau open space à l’acoustique mal maîtrisée, maintenance des ascenseurs…
– le quartier.
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Check list 2 : Qu’est-ce que j’aime dans mes locaux professionnels ?
Qu’est-ce qui va ? À quoi vos collaborateurs sont-ils attachés :
– certains mobiliers un peu désuets de la salle de pause (ou au contraire le mobilier flambant neuf à l’accueil) ?
– la lumière naturelle du dernier étage,
– les couleurs dans le hall d’accueil,
– le fauteuil de bureau ergonomique de telle salle de réunion,
– l’ambiance du bureau open space…
Autant d’indices que vous pourrez valoriser ensuite dans votre projet d’aménagement : en rachetant du mobilier, plaçant des photos, reprenant les codes couleurs…
À l’issue de cet exercice, vous constaterez que nombre de doléances sont parfaitement légitimes, et qu’il est facile de leur donner une suite favorable. Mais avant cela, pensez optimisation de vos m².
2 – Quand aménagement de bureaux rime avec redistribution
Nombre de Français ont affirmé apprécier le télétravail notamment parce qu’il permet de travailler au calme et de mieux se concentrer : il y a là de quoi s’interroger sur l’aménagement des espaces de travail.
Que disent vos équipes de l’agencement de vos bureaux ? Vos open spaces sont-ils trop bruyants, vos bureaux sont-ils trop densifiés, la circulation est-elle bien pensée ? Y a-t-il suffisamment de salles de réunions ou d’espaces à disposition pour se concentrer ou passer ses appels confidentiels ? Si une partie de vos effectifs est désormais en télétravail, c’est le moment de profiter de la surface ainsi libérée !
Selon votre budget, vous pourrez faire réaliser un space planning pour exploiter à plein le potentiel de vos bureaux, en tenant compte du nombre de collaborateurs périodiquement à distance. Peut-être envisagerez-vous de transformer une salle de réunion sous exploitée en bureau privatif, d’ajouter des cloisons dans votre open space, déplacer la salle de pause, etc.
Revoir l’agencement de ses bureaux est aussi l’occasion de casser les silos entre les équipes, apporter de la nouveauté et favoriser le travail collaboratif !
3 – Remédiez aux points faibles
Étape 3 : mener une réflexion sur le meilleur moyen de rendre vos espaces de travail plus attrayants. Certains points faibles visés dans l’étape 1, comme une luminosité insuffisante, un mobilier inconfortable, une salle de pause mal équipée ou des problèmes de propreté/ de maintenance récurrents nécessiteront que vous investissiez ou que vous changiez de prestataire.
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Mais pour d’autres, vous pouvez faire appel à la créativité de vos équipes ! Invitez-les à creuser la question et pourquoi pas, aller glaner des idées dans des espaces de coworking connus pour la qualité de leur design :
– une mauvaise acoustique peut être simplement améliorée avec des tapis, rideaux et papiers-peints épais, des meubles judicieusement placés, et bien sûr la mise à disposition d’espaces réservés aux appels téléphoniques.
– une ambiance terne peut être égayée avec de la couleur (peinture sur certains pans de murs, papiers-peints, coussins), des plantes, des photos célébrant les réussites de votre entreprise. Profitez-en pour mettre vos locaux à vos couleurs !
– proposez à vos employés de placer quelques objets personnels en dépôt (après avoir fixé les critères à remplir : état neuf ou vintage, code couleur…),
– favorisez les bons usages grâce à une signalétique drôle et engageante pour minimiser l’impact des points faibles : respect du silence, de la propreté, attention à la porte qui claque, etc.
4 – Aménager ses bureaux : valoriser les points forts
Dans l’étape 1, vous avez également listé les atouts de votre espace de travail. C’est le moment de les mettre en valeur. Certaines salles sont-elles plébiscitées, avez-vous une cour ou un balcon ? Ne pourriez-vous équiper davantage ces espaces, en compléter les mobiliers pour les rendre encore plus agréables ?
Listez aussi tout ce qui vous semble sous exploité : un local désaffecté (pensez garage à vélo), un grand placard au fond du couloir (suffisamment pour un frigo et un micro-onde ?), un vestibule où l’on ne s’arrête jamais alors qu’il pourrait accueillir un canapé ou un table de ping-pong (soyez à l’écoute de vos collaborateurs)…
Ne négligez pas les espaces propices aux interactions sociales et à la convivialité. Selon une récente étude de la Fondation Jean Jaurès (mars 2021), 41% des Français déclarent que ce qu’ils aiment le plus « dans le fait de travailler dans un bureau, c’est la possibilité de pouvoir échanger avec ses collègues et la vie de bureau ».
De manière générale, essayez de faire en sorte que le plus grand nombre ait accès aux espaces les plus plaisants de vos locaux, quitte à revoir les affectations de vos différents espaces. Le seul bureau à disposer d’un balcon ne pourrait-il pas de venir une salle de pause ? Non seulement vous y gagnerez en reconnaissance et engagement, mais votre entreprise en sortira grandie.
5 – Prendre la tangente
Enfin, jouez la carte du travail à distance ! Vos collaborateurs ne seront jamais aussi heureux de venir au bureau que s’ils ne sont pas contraints de s’y rendre chaque jour. Selon la même étude, lorsque l’on demande aux Français de définir ce qu’ils aiment le moins dans leur bureau, 32% évoquent « l’obligation d’être présent quand bien même ce n’est parfois pas nécessaire » (juste derrière le bruit et la déconcentration qu’il induit, pour 33%).
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Dès lors offrir à ses équipes de télétravailler ponctuellement à proximité de chez eux et dans un espace calme, design et qualitatif apparait comme le meilleur moyen de les réconcilier avec vos propres bureaux. C’est tout simplement l’occasion de recharger les batteries, rompre avec la routine, prendre du recul et interagir avec d’autres professionnels.
De quoi remotiver vos équipes et retrouver un certain enthousiasme lorsque chacun est de retour dans votre « camp de base ».
